Einstellungszusage: Mustervorlagen & Textbausteine für das ideale Zusage-Schreiben

Angenommen, Sie haben sich nach einem langwierigen Recruiting-Prozess für Ihren Lieblings-Kandidaten entschieden – der vermeintlich schwierigste Teil der Kandidatensuche ist vorbei. Sie denken: Was soll jetzt noch schiefgehen?

Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Bis zur Annahme des Jobangebots kann es tatsächlich vorkommen, dass ein passender Kandidat wieder abspringt ­­– auch wenn er sich selbst um die zu besetzende Stelle beworben hat. Laut einer Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half verlieren zwei Drittel der Befragten das Interesse an einer Stelle, sobald der Bewerbungsprozess zu lange dauert. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Kandidat die guten Neuigkeiten schnell erfährt und sich auch wirklich verbindlich und aus voller Motivation für Ihr Unternehmen entscheidet.

Eine Möglichkeit, den Kandidaten nochmals von Ihrem Unternehmen zu überzeugen und ihm einen sanften Stups in Ihre Richtung zu geben, ist die Einstellungszusage. Diese bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen zur Stelle in einem Schreiben mitzuteilen und den Kandidaten mit einem persönlichen Touch bereits persönlich an Ihr Unternehmen zu binden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine attraktive Einstellungszusage formuliert wird, wie Sie Ihr Schreiben überzeugend gestalten und welche Fauxpas im letzten Schritt der Candidate Journey auf keinen Fall passieren sollten. Zudem stellen wir Ihnen einige Musterschreiben zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Bewerbungszusage beginnen und nach eigenen Vorstellungen modifizieren können.

Bevor Sie sich jedoch an das Schreiben der Einstellungszusage machen, sollten Sie über die rechtlichen Rahmenbedingungen Bescheid wissen.

First things first: Alles Rechtliche rund um die Einstellungszusage

„Herzlichen Glückwunsch, Sie haben den Job.“ Viele Arbeitnehmer erhalten ihre Jobzusage vorerst mündlich am Telefon. Doch ist eine mündliche Jobzusage überhaupt verbindlich? Ja, das ist sie. 

In Deutschland gilt nämlich die sogenannte Vertragsfreiheit, welche unter anderem die Formfreiheit gewährt. Sofern die in § 611 BGB und § 612 BGB genannten „notwendigen Vertragsbestandteile“ besprochen wurden, bedarf ein Arbeitsvertrag nicht zwingend der Schriftform. Zu den notwendigen Vertragsbestandteilen zählen:

• Die Arbeitsleistung bzw. -dienste
• Die Definition der Vertragsparteien
• Der Beginn und Zeitraum des Arbeitsverhältnisses

Wurde beispielsweise bei der mündlichen Jobzusage nicht über das Gehalt gesprochen, gilt es gem. § 612 Abs. 1 BGB dennoch als stillschweigend vereinbart, da die Arbeitsleistung nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Aber Achtung: Natürlich gibt es auch bei mündlichen Jobzusagen gewisse Grauzonen.

Eine mündliche Zusage unter Vorbehalt ist beispielsweise sehr wohl ungültig. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Arbeitsvertrag von einer weiteren Führungsperson – beispielsweise der Geschäftsführung – genehmigt werden muss. Außerdem kann auch ein mündlich geschlossener Arbeitsvertrag vor Beginn des Arbeitsverhältnisses widerrufen oder gekündigt werden. Eine solche Kündigung ist wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt.

Schwierig wird es auch, wenn Sie als Arbeitgeber die mündlich erteilte Jobzusage zurückziehen, denn dann liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer. Er müsste nachweisen, dass die mündliche Zusage für den Job überhaupt jemals erteilt wurde. Da diese allerdings nur mündlich ausgesprochen und nicht schriftlich fixiert wurde, wäre dieses Unterfangen schwer zu erfüllen. Entscheidet sich der Arbeitnehmer, seinen Anspruch gerichtlich durchzusetzen, steht Aussage gegen Aussage.

TechMinds-Tipp: Möchten Sie Ihren Wunsch-Kandidaten fest binden, sollten Sie auf die mündliche Zusage schnellstmöglich – innerhalb von ein bis drei Tagen – einen schriftlichen Arbeitsvertrag folgen lassen, um etwaige Grauzonen zu umschiffen und den Vertrag schwarz auf weiß inklusive aller vereinbarten Arbeitsleistungen und Vergütungsmodelle mittels Unterschriften rechtlich bindend zu machen.

Einstellungszusage: Der richtige Zeitpunkt

Generell sollten Sie die Einstellungszusage so schnell wie möglich verschicken, denn lange Wartezeiten wirken sich negativ auf die Psyche des Bewerbers sowie Ihre eigene Candidate Journey aus. Vergessen Sie nicht das langfristige Ziel, den Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten.

Außerdem besteht die Gefahr, dass sich Ihr Bewerber auch bei anderen Arbeitgebern beworben hat und anderweitig zusagt, wenn ihn Ihre Einstellungszusage nicht schnell genug erreicht. Eine zeitnahe Antwort erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Bewerber für sich gewinnen können, eklatant.

Ein weiterer Pluspunkt: Je schneller der Vertrag unterzeichnet ist, desto früher können Sie mit dem Onboarding beginnen.

Diese Inhalte müssen in die Bewerbungszusage

Nach der Entscheidung für einen Kandidaten geht es für Sie ans Verfassen der Einstellungszusage. Berücksichtigen Sie insbesondere folgende fünf Themenblöcke in Ihrem Schreiben per Mail oder Brief:

#1 Die Zusage

Der Satz, der die freudige Nachricht rechtlich verbindlich macht, sollte nicht an allerletzter Stelle stehen – sondern direkt am Anfang. Das stimmt Ihren Kandidaten positiv und gibt ihm sofort ein gutes Gefühl. Vermeiden Sie missverständliche Formulierungen, die die Klarheit der Zusage verwässern könnten.

#2 Lassen Sie die positive Atmosphäre wiederaufleben

Die gute Nachricht wurde überbracht? Dann sorgen Sie im nächsten Absatz der Einstellungszusage dafür, dass sich der Kandidat an die gute Atmosphäre des Vorstellungsgesprächs und die vielen Benefits erinnert, die Sie als Unternehmen bieten. Nehmen Sie sich dafür einen Moment Zeit, um die Inhalte Ihres letzten Gesprächs aufzugreifen und dabei zu signalisieren, dass Sie sich für die Person hinter dem perfekten Lebenslauf interessieren. Das gibt Ihrer Einstellungszusage einen persönlichen Touch, vermittelt Wertschätzung und zeigt, dass Sie auf Augenhöhe kommunizieren.

#3 Feedback geben

Anders als bei Absagen, können Sie bei Einstellungszusagen deutlich mehr Gründe nennen, warum Sie sich genau für diesen Kandidaten entschieden haben und starkes Feedback geben. Mit Ihrer objektiven, positiven Meinung können Sie so den Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit legen und unterstreichen, warum Ihr Team sich besonders auf die kommenden Monate mit dem neuen Kandidaten an Bord freut.

#4 Struktur rund um das weitere Vorgehen

Neben der Einstellungszusage, einer persönlichen Note sowie positivem Feedback sollten gegen Ende des Schreibens unbedingt konkrete Informationen über den weiteren Verlauf der Candidate Journey genannt werden. Versuchen Sie sich in den Kandidaten hineinzuversetzen, um potenzielle Fragen rund um den ersten Arbeitstag und die Vertragsunterzeichnung zu beantworten. Ihr Kandidat interessiert sich sicherlich auch für Fakten wie die Zusage-Frist, die Höhe des künftigen Gehalts und seine zukünftige Position im Unternehmen.

#5 Raum für Rückfragen

Lassen Sie bei all der Euphorie ausreichend Platz für die Unsicherheiten Ihres Kandidaten, damit sich dieser bei Fragen nicht scheut, an Sie heranzutreten. Teilen Sie ihm am besten die Kontaktdaten einer konkreten Ansprechperson aus Ihrem Team mit, an die er sich im Falle von Unklarheiten oder Rückfragen melden kann.

Checkliste Bewerbungszusage 

Die Einstellungszusage ist ein essentieller Teil des Rekrutierungsprozesses und dient dazu, dem ausgewählten Kandidaten das Angebot einer Position mitzuteilen, ihn über den weiteren Prozess zu informieren und ihn schließlich an Ihr Unternehmen zu binden. Damit dieser Part des Recruitings so sachte und professionell wie möglich über die Bühne geht, sollten Sie unbedingt unsere Checkliste für die Bewerbungszusage abarbeiten:

TechMinds-Tipp: Die Telefonnummer des Kandidaten steht nicht unbedingt im Schreiben, sollte aber zur Hand sein, wenn es von Ihrer Seite aus Nachfragen gibt. Achten Sie außerdem darauf, Vor- und Nachnamen korrekt zu schreiben, um einen hochqualifizierten Bewerber nicht mit diesem vermeidbaren Fauxpas auf den letzten Metern zu vergraulen. 

Einstellungszusage: So treffen Sie den richtigen Ton

Eine Jobzusage ist für den Empfänger ein besonderes und meist emotionales Ereignis. Viele warten sehnsüchtig, manchmal wochenlang auf diese Mitteilung. Eine in steifem Beamtendeutsch verfasste Einstellungszusage kann die Freude dabei durchaus trüben.

Einerseits ist die Einstellungszusage selbstverständlich ein geschäftlicher Brief, andererseits gilt sie auch als Eintrittskarte in Ihr Unternehmen ­– und sollte dementsprechend persönlich, positiv und inspirierend gestaltet und formuliert werden.

Grundsätzlich gilt: Halten Sie sich beim Wording der Jobzusage an Ihr Employer Branding und Ihre allgemeine Kommunikationsstrategie. Wenn Sie dabei Schwierigkeiten haben, denken Sie einen Moment daran, wie sich Ihre Mitarbeiter gegenseitig ansprechen. Wird geduzt? Zusammen gescherzt? Oder herrscht eher eine formelle Atmosphäre, in der gesiezt wird? Legen Sie Wert auf ein freundschaftliches Miteinander, sollte sich dies auch in der Bewerbungszusage widerspiegeln. 

Ob formelle oder informelle Organisationsstruktur: Vermeiden Sie Standard-Floskeln, umgangssprachliche Stammtischparolen und verfängliche Anspielungen zur Herkunft, bisherigen beruflichen Vergangenheit oder Sexualität des Kandidaten. Das wirkt in jedem Falle abschreckend und überschreitet sämtliche Grenzen, die Sie als Arbeitgeber einhalten sollten.

TechMinds-Tipp: Holen Sie sich Feedback von einem jungen und einem älteren Kollegen ein, wenn Sie sich bei der finalen Formulierung Ihrer Einstellungszusage unsicher sind. Sie werden Ihnen sicherlich unterschiedliche Hinweise geben, um das Schreiben noch prägnanter zu gestalten.

Musterschreiben für Ihre Einstellungszusage

Damit Sie einen Leitfaden für Ihre individuelle Jobzusage haben, stellen wir Ihnen direkt zwei Musterschreiben zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie daran so viel ändern, wie Sie möchten.

Jobzusage Musterschreiben 1: Persönlich

Betreff: Zusage zu deiner Bewerbung als [Jobtitel]

Liebe/r [Vorname],

Wir machen es kurz und knapp: Du hast uns beim persönlichen Kennenlernen überzeugt. Deshalb freuen wir uns sehr, dir mitteilen zu können, dass wir dir die Position als [Stellenbezeichnung] anbieten möchten. Unser Team kann es kaum erwarten, dich als neues Mitglied mit an Bord zu haben und mehr von deinen [Persönlichkeitseigenschaft] zu erfahren.

Deine Ansprechperson [Ansprechperson] wird sich in den nächsten Tagen bei dir melden, um weitere Details zu deiner Einstellung zu besprechen. Er/Sie wird dir sagen, welche Unterlagen wir noch von dir benötigen und wann du bei uns beginnen wirst.

Wir freuen uns auf eine spannende Zusammenarbeit, gemeinsame Brainstorming-Sessions und Teambuilding-Maßnahmen.

Alles Liebe,

[Vorgesetzte/r]

Einstellungszusage Musterschreiben 2: Formell

Betreff: Zusage zu Ihrer Bewerbung als [Jobtitel]

Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname],

Wir freuen uns, Ihnen für Ihre Bewerbung auf [Stellenbezeichnung] eine Zusage erteilen zu können. Sie haben uns in den Gesprächen durch Ihre Fachkenntnis, Ihre Offenheit und Ihr Interesse überzeugt. Wir können es kaum erwarten, Sie persönlich in unserem Team willkommen zu heißen.

Unser detailliertes Angebot finden Sie im Anhang. Lesen Sie es in Ruhe durch und geben Sie uns bitte bis zum XX.XX.XXXX Bescheid, ob es Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können sich auch gerne mit [Ansprechperson] in Verbindung setzen, um weitere Details zu besprechen oder einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.

Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit und verbleiben mit freundlichen Grüßen,

[Vorgesetzte/r]

Bewerbungszusage schreiben: Textbausteine

Wenn Sie lieber Ihre eigene Mustervorlage für die Einstellungszusage gestalten, können Sie auf folgende Textbausteine zurückgreifen:

Korrekte Ansprache

• Sehr geehrte Frau [Kandidatin],
• Sehr geehrter Herr [Kandidat],
• Liebe [Kandidatin],
• Lieber [Kandidat],

Wertschätzung

• Vielen Dank, dass Sie sich bei uns um eine Stelle beworben haben. Wir wissen Ihre Bemühungen und Ihr Interesse wirklich sehr zu schätzen.
• Wir bedanken uns für das Interesse und die Zeit, die Sie unserem Team mit Ihrer Bewerbung entgegenbringen.
•  Erstmal möchten wir uns bei dir bedanken, dass du dir die Zeit genommen hast, um diesen Bewerbungsprozess zu durchlaufen.
• Vielen Dank für das Zusenden deiner Bewerbungsunterlagen. Wir wissen das Vertrauen, das du in unser Unternehmen setzt, sehr zu schätzen.

Begründung Jobzusage

• Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie uns im persönlichen Gespräch überzeugen konnten und wir uns für Sie entschieden haben.
• Aus einer großen Auswahl an Bewerbern haben Sie uns mit Ihren Fähigkeiten und Ihrem Auftreten in besonderem Maße überzeugt. Deshalb freuen wir uns sehr, Ihnen mitteilen zu können, dass wir uns für Sie als unseren Wunschkandidaten entschieden haben.
• Wir freuen uns sehr, dir heute die Stelle als [Stellenbezeichnung] zusagen zu können. Deine [Qualifikationen] und [Persönlichkeitsmerkmal] haben uns davon überzeugt, dass du ideal in unser Team passt.
• Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie uns im persönlichen Gespräch überzeugt haben und wir Ihnen die Stelle als [Stellenbezeichnung] mit Eintrittstermin XX.XX.XXXX anbieten möchten. Unser Team kann es kaum erwarten, Sie an Bord zu haben und mehr über Ihre [Persönlichkeitseigenschaft] zu erfahren.
• Lieber [Kandidat], du hast uns mit deiner Fachexpertise und deinem professionellen Auftreten überzeugt. Wir freuen uns daher, dir mitteilen zu dürfen, dass wir uns für dich entschieden haben und möchten dir die Stelle als [Stellenbezeichnung] anbieten. Wir hoffen, dass du auch weiterhin Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns hast.

Weiteres Vorgehen

• Wir hoffen, dass auch Sie sich für eine Mitarbeit bei uns entschieden haben. Bitte melden Sie sich bis zum XX.XX.XXXX bei uns, ob Sie die Stelle annehmen möchten. Gerne besprechen wir mit Ihnen weitere Details wie das Eintrittsdatum und eventuell benötigte Unterlagen.
• Wie besprochen, haben wir dir den Arbeitsvertrag zugesendet. Bitte lies ihn in Ruhe durch und lass uns wissen, wenn du Fragen dazu hast. Falls alles klar ist, kannst du uns auch gerne bis zum XX.XX.XXXX ein unterschriebenes Exemplar zurückschicken.
• Bitte melden Sie sich bis zum XX.XX.XXXX bei uns, wenn Sie die Stelle annehmen möchten. Gerne besprechen wir mit Ihnen weitere Details wie den Zeitpunkt des Stellenantritts und Unterlagen, die wir noch benötigen. Gerne können Sie einen weiteren Termin mit [Ansprechpartner] für ein persönliches Gespräch vereinbaren.
• Dein Ansprechpartner [Ansprechpartner] wird sich in den nächsten Tagen mit dir in Verbindung setzen, um weitere Einzelheiten deiner Anstellung zu besprechen. Er/Sie wird dir gerne erklären, welche Unterlagen wir benötigen und wann du bei uns anfangen kannst.
• Unser Angebot haben wir Ihnen beigelegt. Bitte lassen Sie uns bis zum XX.XX.XXXX wissen, ob es Ihren Erwartungen entspricht. Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson]. Von ihm/ihr erhalten Sie auch alle Informationen über Ihren ersten Arbeitstag.

Verabschiedung

• Wir können es kaum erwarten, dich in unserem Team begrüßen zu dürfen.
• Wir freuen uns auf eine baldige Zusammenarbeit.
• Wir freuen uns wahnsinnig darauf, dich als neues Teammitglied begrüßen zu dürfen.
• Wir freuen uns darauf, Sie vor Ort im Team begrüßen zu dürfen.

Grußformel

• Beste Grüße
• Liebe Grüße
• Mit freundlichen Grüßen

Warum das Pre-Boarding nach der Einstellungszusage so wichtig ist

Sie haben sich für den Kandidaten entschieden und dieser hat seine Unterschrift unter den Arbeitsvertrag gesetzt? Herzlichen Glückwunsch! Dennoch bedeutet ein unterzeichneter Vertrag nicht, dass die Arbeit des Recruiters mit der Zusage des Bewerbers erledigt ist. 

Damit sich der neue Mitarbeiter zwischen der Einstellungszusage und dem tatsächlichen Einstiegstermin gut aufgehoben fühlt, ist es wichtig, ihn in dieser Phase nicht allein zu lassen. Schließlich passiert es nicht selten, dass zwischen der Bewerbungszusage und dem ersten Arbeitstag Monate liegen. Diese sogenannte ‚Preboarding‘-Phase muss gut überbrückt werden. Das Recruiting-Team kann beispielsweise ein Unternehmens-Booklet erstellen, in dem die wichtigsten Meilensteine vorgestellt werden, Teammitglieder von Ihrem Arbeitsalltag erzählen und relevante Ansprechpartner notiert sind.

Wichtig ist auch, dass Sie vor Arbeitsantritt in Kontakt mit Ihrem neuen Mitarbeiter bleiben. Finden in dieser Zeit Firmenevents statt, können Sie den zukünftigen Teamkollegen schon vorab dazu einladen oder ihm spannende Podcasts oder Blogs empfehlen, die inhaltlich mit seiner neuen Position zusammenhängen. So fördern Sie schon vor dem offiziellen Eintritt die Personalbindung und können sich durch digitales Onboarding als modernes Unternehmen profilieren.

Einstellungszusage: Arbeitsvertrag mitschicken oder noch verhandeln?   

Vielleicht haben Sie sich bereits gefragt, ob es üblich ist, mit der Einstellungszusage direkt einen Arbeitsvertrag mitzusenden. Nun: Das kommt ganz auf den Kandidaten und den vorangegangenen Recruiting-Prozess an. So muss vor der Einstellungszusage unbedingt geklärt werden, ob noch Verhandlungen – zum Beispiel über das Gehalt – ausstehen. 

Hat der Kandidat im Rahmen einer telefonischen Zusage Ihrem Jobangebot bereits zugestimmt, kann der ausgearbeitete Arbeitsvertrag gleich als PDF-Datei der Einstellungszusage angehängt werden.

In manchen Fällen bildet ein Arbeitsvertrag auch lediglich die Grundlage für eine Gehaltsverhandlung. In diesem Fall kann der Bewerber noch Änderungswünsche äußern oder Fragen stellen.

Bei Kandidaten, die noch unsicher sind oder bereits bestimmte Forderungen gestellt haben, sollte mit der Einstellungszusage zeitnah ein weiteres Gespräch vereinbart werden, um letzte Details zu klären.

Einstellungszusage: Fazit

Insbesondere große Unternehmen würde es zu viel Zeit kosten, jedes einzelne Anschreiben neu zu verfassen. Deshalb ist es in vielen Personalabteilungen Usus, Musterbriefe zu verwenden und diese individuell an den jeweiligen Kandidaten anzupassen. Achten Sie darauf, dass sich die Bewerber persönlich angesprochen fühlen und fügen Sie jedem Stellenangebot persönlich Eckpunkte des Bewerbers bei. 

Sobald Sie als Arbeitgeber eine Bewerbungszusage verschicken, sind Sie rechtlich verpflichtet, diese Person auch einzustellen. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitsvertrag bereits geschlossen ist, denn dazu benötigen Sie die Annahme des Kandidaten. Die Zusage ist also nur für Sie verbindlich.

Hat der Bewerber Ihrer Einstellungszusage bereits während des Telefoninterviews zugestimmt, können Sie ihm den Arbeitsvertrag zusammen mit dem Stellenangebot schicken. In vielen Fällen gibt es jedoch auch nach der Einstellungszusage noch Klärungsbedarf bei einzelnen Vertragspunkten, beispielsweise dem Zeitpunkt des Arbeitsantritts, dem Gehalt oder dem Urlaubsanspruch.

So oder so: Achten Sie darauf, dass der Kandidat zu jedem Zeitpunkt der Candidate Journey weiß, an wen er sich mit seinen offenen Fragen wenden kann. Je nachdem, welche Vereinbarungen mit dem Bewerber getroffen wurden, sollten Sie in einem separaten Abschnitt auch erläutern, wie die nächsten Schritte der gemeinsamen Zusammenarbeit aussehen.

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen eine Checkliste mitgeben, die Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungszusage begleitet.

So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Sie tatsächlich alle wichtigen Punkte in Ihr Schreiben integriert haben und Ihr Kandidat umfassend informiert wird.