Richtig Feedback geben: 5 Tipps, wie Sie Mitarbeitern Rückmeldung geben

Noch immer herrscht in vielen deutschen Unternehmen das Credo: „Nicht geschimpft ist Lob genug!“ Statt regelmäßig konstruktives Feedback zu geben, wird auf den Gängen lieber aneinander vorbei geschwiegen – und dabei eine wertvolle Möglichkeit verschenkt, mit den eigenen Mitarbeitern zu connecten. Oft auch aus Angst, jemanden unnötig vor den Kopf zu stoßen.

Doch was macht eigentlich eine gute Rückmeldung aus? Wer profitiert von konstruktivem Feedback? Und wann ist der richtige Zeitpunkt, um das auszusprechen, was Ihnen schon länger auf der Zunge liegt?

In diesem Beitrag geben wir Führungskräften einen detaillierten Leitfaden an die Hand, der sie dabei unterstützt, richtig Feedback zu geben und unangenehme Gespräche souverän zu meistern.

Definition von Feedback

Feedback beinhaltet hilfreiche Informationen oder Kritik über frühere Handlungen oder Verhaltensweisen von einer Person, kommuniziert gegenüber einer anderen Person (oder einer Gruppe), die diese Informationen verwenden kann, um aktuelle und zukünftige Taten oder Verhaltensweisen anzupassen und zu verbessern.

Wie eine gesunde Feedback-Kultur Vertrauen schafft

Eine Studie des Personaldienstleisters Amadeus Fire fand heraus: Häufiges und nützliches Feedback durch Vorgesetzte erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Lob und Motivation, aber auch konstruktive Kritik und Statusmeldungen – etwa zum Verlauf eines Projekts, einer Arbeitsleistung oder zur beruflichen Entwicklung – gelten als wertvolles Feedback. Und nicht zuletzt als Vertrauensbeweis.

Kontinuierliches Feedback soll Mitarbeiter motivieren, zu einer Änderung der Arbeitsweise oder -strategie führen, aber auch Missverständnisse aus dem Weg räumen. Wenn Sie nachhaltig eine erfolgreiche Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen implementieren möchten, erreichen Sie dies durch ein Arbeitsklima, das von gegenseitigem Respekt geprägt ist. Merke: Mitarbeiter verlassen keine Unternehmen, sondern ihr Führungspersonal.

Doch was zeichnet eine gute Feedback-Kultur überhaupt aus? Zwei Aspekte treten in der Haufe-Studie zu Feedback-Prozessen besonders deutlich hervor: Feedback muss für 83 Prozent der Befragten in erster Linie ehrlich und konstruktiv sein.

Dass Feedback über alle Hierarchiestufen hinweg ausgetauscht werden soll, sehen 72 Prozent als eines der wichtigsten Merkmale einer guten Feedback-Kultur. Weniger Relevanz hat für die Befragten dabei das permanente Einholen und Geben von Feedback: Nur 47 Prozent halten dies für einen wichtigen Aspekt.

Regelmäßige Statusgespräche geben Ihren Mitarbeitern einerseits Sicherheit, mit ihrer Arbeit auf dem richtigen Weg zu sein – und auf der anderen Seite eine Möglichkeit, ihren direkten Vorgesetzten sowie dem Management zu vertrauen.

Richtig Feedback geben: Nicht alle Mitarbeiter profitieren gleichermaßen

Zur Etablierung einer offenen Feedback-Kultur braucht es einen Entwicklungsprozess, der von der obersten Führungsebene initiiert und vorgelebt werden muss. Sie als Führungskraft können hier als Vorbild agieren, wenn beispielsweise erreichte Meilensteine über alle Abteilungen und Hierarchien offen kommuniziert werden. So entsteht mit der Zeit eine optimistische, konstruktive Atmosphäre im Unternehmen sowie in den einzelnen Teams, in der aufkeimende Probleme direkt und gemeinsam angegangen statt vertuscht werden.

Doch Vorsicht: Nicht jeder profitiert gleichermaßen von Mitarbeiter-Feedback. Besonders ängstliche Personen neigen dazu, sich bedroht zu fühlen und ihren Fokus von der Aufgabe weg zu verlagern, wenn sie negatives Feedback erhalten. Das kann ihre Fähigkeit, aus dem Feedback zu lernen, behindern. Auch Menschen mit geringem Selbstbewusstsein oder Low Performer bemühen sich nach negativem Feedback tendenziell weniger, da sie das Gefühl haben, ihre Bemühungen bleiben erfolglos.

Bei Ihnen als Führungskraft sind Sensibilität und Rücksichtnahme auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen heutzutage gefragter denn je (vgl. unseren Beitrag zu den MBTI-Persönlichkeitstypen).

Mitarbeiter-Feedback: Planung signalisiert Taktgefühl

Einer Mitarbeiterin mitten im Meeting vor versammeltem Team vorzuwerfen, dass die Budgetierung für das Marketing schiefgelaufen ist? Das kommt auch bei weniger sensiblen Menschen selten gut an. Und auch ein salopp im Gang zugerufenes „Das nächste Mal bitte schneller, Herr Huber!“ überrumpelt Ihre Mitarbeiter.

Welche Wirkung Feedback bei Ihrem Gegenüber hat, hängt somit stark vom Zeitpunkt ab. Wird Mitarbeitern Feedback zu einem unpassenden Zeitpunkt verteilt, kann das negative Reaktionen zur Folge haben und zu einem Vertrauensverlust Ihrer Mitarbeiter führen. Überraschende Vorladungen ins Büro des Vorgesetzten wirken deutlich aggressiver als klar im Kalender geblockte Meetings auf Augenhöhe.

Idealerweise planen Sie regelmäßig Feedbackgespräche ein, beispielsweise in einem viertel- oder halbjährlichen Rhythmus. So ist für beide Parteien lange im Voraus klar, dass ein fixer Zeitpunkt für das Mitarbeiter-Feedback vorgesehen ist. Achten Sie zudem auf passende Rahmenbedingungen: Im Idealfall sollte Ihr Gespräch ungestört ablaufen – frei von Kundengesprächen oder störenden Telefonaten.

Doch was ist mit akuten Problemen, die nicht aufgeschoben werden können? Sollen die unter den Tisch fallen? Natürlich nicht. Denn gehen zwischen dem kritischen Ereignis und einem klärenden Gespräch Wochen ins Land, kann Kritik nicht als wertvolles konstruktives Feedback, sondern als nachtragend angesehen werden und ohne Wirkung verpuffen. Auch bei bester Planung wird es folglich Situationen geben, die in Ihrem Arbeitsalltag nach Spontanität verlangen. Wichtig ist auch hier, analoge oder digitale ‘Safe Spaces’ zu schaffen, in denen sich beide Parteien auf Augenhöhe äußern können – ohne neugierige Blicke und Flurfunk.

Eine zeitgemäße Möglichkeit zur Einholung von regelmäßigem Feedback sind digitale Tools zur Messung der Unternehmenskultur. Die Arbeitgeberbewertungsplattform Kununu entwickelte ein eigenes Stimmungsbarometer, um Führungskräfte intensiv mit ihrem Team in Verbindung zu bringen und die Wirksamkeit verschiedener Teambuilding Maßnahmen zu überprüfen.

So können Sie überprüfen, wie es Ihren Mitarbeitern momentan geht, aber auch Unstimmigkeiten im Team rechtzeitig erkennen. Frei nach dem Motto: Die besten Manager erkennt man an ihren Fragen, nicht an ihren Antworten.

Nachdem der richtige Zeitpunkt für Feedback abgepasst und ein angemessener Vier-Augen-Rahmen für das Gespräch gefunden wurde, gilt es nun, das Gespräch zielführend und effektiv zu meistern. Denn trotz aller Bemühungen auf Führungsebene konnten 49 Prozent der Mitarbeiter aus ihrem letzten Mitarbeitergespräch keine konkreten Ergebnisse mitnehmen, die ihre Arbeitsproduktivität im Nachgang steigern könnten. Das ergab eine Studie von Talentsoft aus dem Jahr 2020.

Konstruktives Feedback geben: 5 Tipps für Ihre Mitarbeitergespräche

Folgende Feedback-Regeln helfen Ihnen dabei, ein effektives und sinnvolles Mitarbeitergespräch zu führen, aus dem beide Seiten mit konkreten Learnings herausgehen.

#1 Machen Sie zuerst Ihre eigenen Hausaufgaben

Kein Mitarbeiter kann es leiden, wenn er gleich zu Beginn mit falschen Vorwürfen konfrontiert wird. Vage Aussagen und Meinungen helfen niemanden und geben Mitarbeitern langfristig ein schlechtes Gefühl.

Fragen Sie sich deshalb zuerst selbst: Haben Sie die Informationen, die Ihnen zu Ihrem Mitarbeiter vorliegen, selbst überprüft – oder von anderen Kollegen gehört? Haben Sie E-Mails parat, die Sie bei etwaigen Missverständnissen gemeinsam besprechen können? Und: Sind Sie sich bewusst, dass Ihnen womöglich nur eine Seite der Medaille bekannt ist? Selbstreflexion ist der Schlüssel zu einer gleichberechtigten Beziehung zu Ihren Mitarbeitern.

„Sie wollten den Kunden doch bestimmt schnell wieder loswerden“ oder „Sie hatten vielleicht einen schlechten Tag“ sind Vorab-Erklärungen, die Sie besser für sich behalten. Ihr Mitarbeiter sollte in jedem Falle die Chance bekommen, sein Verhalten zu erklären – ohne sich dabei wie bei einem Verhör auf der Polizeiwache zu fühlen.

Ihr Tonfall und Ihre Wortwahl sind elementar, um den Mitarbeiter zu erreichen und Veränderungen anzustoßen.

Beispiel: „Wir haben gestern eine Reklamation unseres Kunden erhalten und mir ist aufgefallen, dass Sie für die finale Versions des Produkts verantwortlich waren. Probleme XYZ sind dabei aufgetreten. Wie, glauben Sie, ist es zu den Fehlern gekommen?“

#2 Ich-Botschaften greifen nicht direkt an

In einem Mitarbeitergespräch wertschätzend zu kommunizieren, mit den eigenen Worten keine Gewalt auszuüben und Ihren Mitarbeiter nicht direkt anzugreifen klingt auf den ersten Blick selbstverständlich. Doch wie können Sie die Grundlage eines zielführenden Feedback-Gesprächs bilden?

Ein Grundsatz der gewaltfreien Kommunikation ist, die eigenen Empfindungen zu thematisieren und weniger auf die potenziellen Fehler des Gesprächspartners abzuzielen.

So geht’s:

Schritt 1: Nehmen Sie einen Zettel und beschreiben Sie Ihre Sicht aus Ihrer subjektiven Ich-Perspektive. Beschreiben Sie konkret, welche Beobachtungen Sie gemacht und was Sie dabei empfunden haben.

Zum Beispiel: „Ich habe heute Morgen gesehen, wie Sie einen Kunden bedient haben. Ich hatte den Eindruck, dass der Kunde an der Kasse unhöflich bedient wurde. Das habe ich persönlich als unpassend empfunden.“

Schritt 2: Kommunizieren Sie, welche Schlüsse Sie aus Ihren Beobachtungen ziehen. Hier können Sie auch beschreiben, wie Ihre Beobachtung auf Sie wirkt.

Zum Beispiel: „Die Beobachtung hat mich verwundert. Jetzt stellen sich verschiedene Fragen. Zum Beispiel, ob es heute Morgen an der Kasse ein Missverständnis gab – und wie wir das Problem in Zukunft ändern oder vermeiden können.“

Schritt 3:  Erklären Sie, welche Erwartungen Sie an Ihr Gegenüber haben.

Gut eignen sich sogenannte ‘Call-to-Actions’, die mit konkreten Ansagen erklären, was Sie von Ihrem Gegenüber nach dem Feedback-Gespräch erwarten.

Lenken Sie die ganze Aufmerksamkeit auf die Zukunft. Stellen Sie sich vor dem Gespräch die Frage: „Wie kann die Person es in Zukunft anders machen?” Formulieren Sie Ihre Ideen wie ein Filmregisseur als konkrete Handlungsanleitungen für seine Schauspieler, damit Ihr Gegenüber wirklich weiß, was er zukünftig tun kann: „Bitte schalten Sie in Zukunft Ihr Handy erst wieder nach dem Meeting auf laut!“ Oder, als Idee formuliert: „Ich frage mich, wie es für Sie wäre, wenn Sie in Zukunft Ihr Handy erst nach dem Meeting auf laut schalten würden?“

Grundsätzlich geht der Trend weg vom Feed’back’ hin zum Feed’forward’. Während Feedback das Verhalten Ihres Mitarbeiters in der Vergangenheit in den Fokus rückt, steht beim Feedforward die gewünschte Entwicklung im Vordergrund. Allerdings geht es dabei nicht einfach nur darum, konstruktive Kritik anders zu verpacken, sondern die positive Vision der Zukunft hervorzuheben. Statt zu sagen: „Ihr Antrag war zu chaotisch und unverständlich, ich konnte ihn nicht annehmen”, sollten Sie lieber einen Blick in die Zukunft richten: „Damit Ihr nächster Antrag angenommen wird, empfehle ich Ihnen …” Beim Feedforward sind Kommentare, die sich auf die Vergangenheit beziehen, nicht erlaubt – so können Sie Pauschalisierungen verhindern und fördern die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.

In einem vierten und fünften Schritt können bei Bedarf neue Handlungen für das Problem besprochen und definiert sowie ein Zeitraum für die Umsetzung festgelegt werden. Für Ihr Gegenüber ist es zudem leichter, eine Rückmeldung anzunehmen, wenn er weiß, wofür Ihnen der Veränderungswunsch wichtig ist.

Damit schließt sich der Feedback-Kreislauf, der nun wieder bei Schritt 1 – der Beobachtung – angelangt ist.

Pro-Tipp: Gerade für neue Führungskräfte macht es Sinn, die Gesprächsführung in Rollenspielen zu simulieren. So können Kritikgespräche vorbereitet und geübt werden.

#3 Neue Perspektiven statt jahrelangem Nachtragen

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie Ihnen wichtig sind. Dazu zählt auch, nicht doppelt und dreifach auf Fehlern rumzureiten, unnötig Druck aufzubauen oder hartnäckig auf eine Rechtfertigung des Gegenübers zu bestehen.

Besser ist es, neutral und sachlich zu bleiben und gemeinsam positiv in die Zukunft zu blicken. Auch kann es helfen, Ihre persönlichen Learnings aus den eigenen beruflichen Anfängen zu teilen, wenn Sie dazu bereit sind.

So entsteht echte Menschlichkeit!

#4 Rückmeldungen annehmen

Laut der Amadeus Fire Studie holen sich nur 23 Prozent der Führungskräfte gezieltes Feedback von Ihren Mitarbeitern ein. Dabei ist Feedback keine Einbahnstraße. Besonders als Führungskraft sollten Sie sich nicht locker zurücklehnen und die Verantwortung für das Team am Empfang abgeben. Seien Sie also dazu bereit, dass auch Ihre Mitarbeiter Ihnen Rückmeldung geben können.

Gerade in hierarchischen Verhältnissen ist es wichtig, die Beobachtungen und Gefühle des Gegenübers ernst zu nehmen. Falscher Stolz auf akademische Titel und die eigene höhergestellte Position kommen genauso schlecht an wie leicht enttarnbare Lügen per E-Mail.

Denken Sie daran: Feedback ist im besten Falle ein konstruktiver Dialog auf professioneller Ebene, der Menschlichkeit zulässt – und nicht durch persönliche Sympathie oder Antipathie bestimmt wird.

#5 Merke: Probleme sind nicht das Problem – sondern der Umgang damit

Ehrliches Feedback zu geben, vor allem wenn es sich um eine Korrektur handelt, kann stressig und nervenaufreibend sein. Die Rolle einer Führungskraft ist anspruchsvoll und geht regelmäßig mit den Gefühlen und der Zukunft der Menschen einher, denen auch mal harte Nachrichten überbracht werden müssen. Aber genau das macht den Job auch so spannend.

Statt Angst vor eigenen Fehlern und jener Ihrer Mitarbeiter zu haben, sollten Sie sich als Führungskraft deshalb folgenden Satz zu Herzen nehmen: Ein Unternehmen, das sich nicht permanent verbessert und erneuert, ist nicht überlebensfähig. Kritik von Kunden ist keine Schmach, sondern goldwert. Vielleicht war die Beschwerde eines Kunden nicht Ihrem Mitarbeiter persönlich gewidmet, sondern einem komplizierten Unternehmens-Prozess? Sind einzelne Abteilungen eventuell mit Ihrem Workload überfordert und können Kunden so gar nicht rundum zufriedenstellen? Sind Sie vielleicht selbst überfordert und sollten beispielsweise einen Headhunter finden, der Sie bei der Personalsuche entlastet?

Fragen Sie sich regelmäßig:

• Wo hakt es im Business Development?
• Wo kann das Team sich weiterbilden?
• Wo muss die Kommunikation verbessert werden?

Durch regelmäßiges Feedback von allen Seiten lassen sich Arbeitsweisen optimieren und eine bessere Zusammenarbeit erreichen. Das Ergebnis ist ein offenes Arbeitsumfeld, in dem Platz für Innovationen, neue Ideen und Disruption ist – was das gesamte Unternehmen nach vorne bringt.

Die richtige Methode für Ihr Mitarbeiter-Feedbackgespräch

Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht, Nerven gesammelt und wissen ganz genau, worüber Sie mit ihrem Mitarbeiter sprechen wollen? Sehr gut. Wir haben für sie die beliebtesten Methoden für Feedbackgespräche zusammengefasst.

90-Grad: Richtig Feedback geben mit Perspektivwechsel

Im 90-Grad-Feedback werden zwei Perspektiven kombiniert, um unterschiedliche Wahrnehmungen der Leistungsbewertung aufzudecken. Die Beurteilung erfolgt – wie der Name schon verrät – einmal aus der Perspektive der Führungskraft und einmal aus der Perspektive des Mitarbeiters. So kann auch die Selbstbeurteilung der Arbeitskraft in Personalgespräche miteinfließen.

Bildlich gesprochen handelt es sich um ein Vier-Augen-Gespräch, wobei es in der Praxis üblich ist, das Gespräch durch einen Fragebogen zu ersetzen.

Manko dieser Methode: Die Befragung ist nicht anonym – und dadurch in den seltensten Fällen wirklich ehrlich. Wer die volle Ladung Ehrlichkeit einsetzen möchte, greift deshalb besser zum 360-Grad-Feedback.

360-Grad-Feedback

Das 360-Grad-Feedback ist eine Review-Methode, in der ein Mitarbeiter Feedback von sowohl seinen Vorgesetzten als auch von seinen Kollegen erhält. Dadurch werden die Stärken und Schwächen mittels ‘Rund-um-Blick’ identifiziert, sodass Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung ergriffen werden können.

Charakteristisch für das 360-Grad-Feedback ist seine Anonymität. Antworten werden mittels Fragebogen eingeholt, sodass Feedback einerseits ehrlich abgegeben werden kann – und es andererseits keine Differenzen oder Befindlichkeiten zwischen Feedbackgeber und Feedbacknehmer gibt.

Agile Feedback-Methoden

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, steigt für Feedback-Prozesse auf Digitale Tools wie OfficeVibe, QuestionPro oder TeamEcho um. Genauso wie sich unsere Arbeitsbedingungen und die Art der Kommunikation verändern, verändert sich im besten Falle auch die Feedback-Kultur eines Unternehmens.

TeamEcho ist beispielsweise ein Kommunikationskanal, der alle Personen im Unternehmen im Feedback-Prozess unterstützt. Er wird klar definiert für Feedback verwendet und lädt durch eine regelmäßige und häufige Nutzung, offene Besprechung von Ergebnissen und anonymes Feedback aktiv zum Handeln ein.

QuestionPro stellt hingegen gleich eine Technologie bereit, die in der Lage ist, sämtliche Formen und Methoden des Mitarbeiter-Feedbacks abzubilden und Befragungs- und Feedback-Prozesse vollständig zu automatisieren.

Fazit: Hauptsache sinnvoll!

Sowohl die Befragten der Forbes-Studie, als auch Befragte der Amadeus-Fire-Studie halten Mitarbeiter-Feedback für wichtig und würden künftig gerne mehr davon erhalten. Welches Feedback-Instrument letztlich genutzt wird, ist dabei deutlich weniger relevant als seine strategische und sinnvolle Nutzung.

Auch wenn Sie als Führungskraft wenig Zeit haben, ist dieses Argument künftig keine Entschuldigung mehr für fehlende Feedback-Prozesse. Feedback – und wenn auch nur kurz und knapp – ist machbar. Ein aufmerksames, fünfminütiges Gespräch ist immer noch besser, als gar nicht auf Mitarbeiterbedürfnisse zu reagieren. Der Umgang mit Feedback muss geübt werden – durch die Wiederholung steigt die Feedback-Qualität.

Egal welche Methode Sie letztlich wählen: Ein gelungenes Feedback endet immer mit einer Wertschätzung des Feedback-Nehmers. Hier können Sie gerne Komplimente zu bestimmten Leistungen als auch zur Person an sich machen: “Danke fürs Zuhören. Ich wollte Ihnen sagen, dass es mir jeden Tag eine große Freude ist, mit Ihnen zusammenzuarbeiten!”

Viel Erfolg!