Digitales Onboarding – 7 Tipps, um neue Mitarbeiter erfolgreich einzuarbeiten

Die Zukunft ist digital – das wissen wir schon lange. Doch seit der Corona-Pandemie ist der globale Arbeitsmarkt nicht wiederzuerkennen. Dass letztendlich ein Virus die Arbeit von der physischen Präsenz am Arbeitsplatz entkoppelt und New-Work-Strukturen um etwa ein Jahrzehnt beschleunigt, damit hätte wohl niemand gerechnet.

Zwar werden nach der Pandemie viele Beschäftigte wieder in die Großraumbüros der Unternehmen zurückkehren, doch in vielen Fällen wird stattdessen Remote-Work der neue Standard oder zumindest ein wesentlicher Bestandteil sein. Das birgt nicht nur viele Vorteile für Arbeitnehmer, die dank flexibleren Arbeitssituationen weniger Zeit mit Pendeln verbringen oder nicht länger in teure Großstädte ziehen müssen. Auch Unternehmen sparen sich Kosten durch den Abbau von Büroflächen und deren Stromverbrauch.

Die Einführung von Homeoffice wird aber nur ein kleines Rädchen der neuen Arbeitswelt (Stichwort „New Work“) sein – der Wandel wird deutlich tiefer gehen: Experten erwarten einen zunehmend globalen Arbeitsmarkt, der ohne Migration auskommt.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, rechtzeitig auf diesen Zug aufzuspringen und schon jetzt digitale Optionen in ihre Strukturen zu integrieren. Essenziell ist hierbei vor allem das Onboarding neuer Mitarbeitender, das Unternehmen vor große Herausforderungen stellt, denn: Wie können neue Mitarbeitende auch remote schnell, effektiv, nachhaltig und umfassend eingearbeitet und in das Unternehmen integriert werden?

Um diese Frage zu beantworten, gilt es zunächst, den Onboarding-Prozess im klassischen Sinne – die Basis für digitale Lösungen – genauer unter die Lupe zu nehmen.

Der klassische Onboarding-Prozess ‚vor Ort‘ gliedert sich in drei Hauptphasen: Das Preboarding, das Onboarding als Phase der Orientierung und zuletzt das Onboarding als Integrationsphase.

Das Preboarding gilt als Phase der Vorbereitung, die sich zeitlich zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag aufspannt. Vor allem in dieser Phase können Unternehmen mit Engagement punkten, indem sie den zukünftigen Onboardee schon von Beginn an strukturiert betreuen und an die Hand nehmen.

Wie kritisch diese Phase ist, zeigt die Haufe Onboarding-Studie 2023: 36 Prozent der befragten Unternehmen erlebten bereits Kündigungen neuer Mitarbeiter zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Wer in dieser Zeit nichts von seinem neuen Arbeitgeber hört, bleibt für Gegenangebote empfänglich.

Ziel des Preboardings ist es, den neuen Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag mit dem Unternehmen und dessen Strukturen vertraut zu machen. Ein fester Ansprechpartner minimiert die Hemmschwelle für offene Fragen und kann ihn rechtzeitig über den bevorstehenden Einarbeitungsplan, Unternehmenskultur oder die genaue Stellenbeschreibung informieren.

Am ersten Arbeitstag beginnt das eigentliche Onboarding: die Phase der Orientierung im Unternehmen. Zeitlich erstreckt sie sich meist bis zum dritten Monat des Onboardees am neuen Arbeitsplatz. Fokus dieser Phase ist es, den Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen sowie das Unternehmen, die Kollegen, Aufgaben und Abläufe kennen und verstehen zu lernen.

Der erste Arbeitstag wird dazu genutzt, den Onboardee zu begrüßen, mit den Kollegen bekannt zu machen, den Arbeitsplatz vor Ort kennenzulernen und erste Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklärt zu bekommen.

Natürlich sollten auch Hard- und Software und andere Arbeitsmaterialien spätestens am ersten Tag im Unternehmen vorbereitet sein und ausgehändigt werden. In den ersten Wochen können gemeinsam Ziele, Erwartungen und Aufgaben festgelegt werden, an denen sich der neue Mitarbeiter in den kommenden Monaten am neuen Arbeitsplatz orientieren kann.

Das Festlegen von Erwartungen ist dabei mehr als eine Formalie: Laut der Haufe-Studie 2023 sind falsche Erwartungen an Aufgaben und Arbeitsumfeld mit 56 Prozent der meistgenannte Grund für Frühfluktuation. Je klarer die Orientierungsphase Rolle und Realität abgleicht, desto geringer das Risiko, dass der neue Mitarbeiter innerlich schon wieder auf dem Absprung ist.

Sobald die ersten Monate im Unternehmen geschafft sind und der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben sowie den Strukturen im Unternehmen vertraut ist, sollte das Onboarding vor allem zur Integration des Mitarbeiters in den Betrieb genutzt werden. Diese Phase der Eingliederung kann sich vom dritten bis zum sechsten Monat nach Arbeitsantritt ziehen, teilweise zählt sogar das gesamte restliche, erste Jahr im Unternehmen zum integrativen Teil des Onboardings.

Nicht nur sozial sollte der Onboardee weiterhin integriert werden, sondern schrittweise auch in wichtige Arbeitsprozesse. So kann er bald die Initiative ergreifen und eigene Ideen selbstständig umsetzen.

Ziel des gesamten Onboarding-Prozesses ist es, jeden neuen Mitarbeiter so schnell und effizient wie möglich einzuarbeiten, um umgehend von dessen ganzer Arbeitskraft zu profitieren. Zudem verringert sich dank eines gelungenen Onboardings die teure Anfangsfluktuation neuer Mitarbeiter. Wie real dieses Risiko bleibt, zeigt eine Softgarden-Befragung von 2025: Etwa jeder sechste Arbeitnehmer hat schon einmal in der Probezeit gekündigt.

Wie wichtig ein strukturiertes, umfassendes Onboarding ist, zeigte bereits eine Studie von Haufe aus dem Jahr 2020: 93 % der befragten Unternehmen gaben an, dass sich neue Mitarbeiter durch Onboarding rascher und besser sozial integrieren. 92 % bestätigten, dass sich der strukturierte Onboarding-Prozess deutlich auf eine wirtschaftlichere und schnellere fachliche Integration auswirkt.

Sogar mehr als 60 % waren der Meinung, dass ein durchdachtes Onboarding die typische Anfangsfluktuation verringern kann. Das Onboarding ist also die Basis für eine lange und gute Zusammenarbeit von neuem Mitarbeiter und Unternehmen.

Wie können diese Ziele und Prozesse nun digital umgesetzt werden? Und wie unterscheidet sich das digitale Onboarding überhaupt von seiner ‚Offline‘-Variante?

Digitales Onboarding funktioniert ganz ohne Hilfe von Offline-Bestandteilen und bietet sich insbesondere im IT-Recruiting an. Deshalb ist es umso wichtiger, die einzelnen Stationen und den Ablauf des Onboardings im Allgemeinen neu zu denken, um der ungewohnten Situation gerecht zu werden und neue Mitarbeiter dennoch schnell und effizient in den Arbeitsalltag und das Team zu integrieren. Was gleich bleibt, sind die drei Phasen des Onboardings (Preboarding, Orientierung, Integration) und deren Ziele.

Dass hier vielerorts noch Luft nach oben ist, belegt die Haufe-Studie 2023: 78 Prozent der Befragten hielten das Onboarding im eigenen Unternehmen für verbesserungsfähig, 2021 waren es noch 68 Prozent. Und obwohl Remote- und Hybridarbeit längst Alltag sind, hatten 64 Prozent der Unternehmen keine speziellen Maßnahmen für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern etabliert.

Dennoch fällt im digitalen Onboarding eine, normalerweise essenzielle, Komponente weg: der unmittelbare, persönliche Kontakt im Office. Wie Sie Ihren Onboarding-Prozess im Unternehmen optimieren und an digitale Lösungen anpassen können, welche Prioritäten Sie setzen sollten und ob es sich lohnt, in eine App oder Software für das Onboarding remote zu investieren, erfahren Sie in den folgenden sieben Tipps.

Der klassische Onboarding-Prozess verläuft häufig nicht nur in den immer gleichen Strukturen, sondern meist auch im stets identischen zeitlichen Rahmen: Der erste Arbeitstag, die erste Woche im neuen Unternehmen, Phase zwei und drei des Onboardings bis zum Ende der Probezeit. Digitales Onboarding erfordert ein Umdenken, denn: Remote-Strukturen wie das Homeoffice erschweren die üblichen Abläufe und machen das Onboarding zur Langzeitaufgabe. Planen Sie also unbedingt mehr Zeit für die digitale Einarbeitung Ihres Onboardees ein.

Idealerweise kalkulieren Sie bis zu zwölf Monate für den gesamten digitalen Onboarding-Prozess, um die ‚Roadmap‘ Ihres neuen Mitarbeiters zu entzerren und Druck aus den ersten Wochen zu nehmen, nicht nur für den Onboardee, sondern auch für dessen Mentoren und Vorgesetzte.

Sich über digitale Wege in ein Unternehmen einzufinden, benötigt deutlich mehr Zeit, als offline Tag für Tag fast nebenbei mit dem Betrieb und den Kollegen zu verwachsen. Während im klassischen Onboarding vieles nebenbei beobachtet, beim ‚Über-die-Schulter-schauen‘ erfasst oder in der gemeinsamen Mittagspause aufgeschnappt wird, erhöht sich der Kommunikationsaufwand im digitalen Bereich enorm: Für jede Kleinigkeit, die es zu besprechen gilt, müssen Termine vereinbart, Nachrichten verschickt oder Notizen geschrieben werden. Spontan miteinander zu kommunizieren ist somit erheblich schwieriger geworden. Das bedeutet gleichzeitig auch einen Mehraufwand in der Koordination. Essenziell sind also neben großzügig geplantem Fahrplan zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten, um auch im digitalen Onboarding ‚kurze Wege‘ zu schaffen.

Neue Mitarbeiter remote einzuarbeiten gelingt nur, wenn eine optimale Basis für die digitale Kommunikation geschaffen wird. Vergessen Sie dabei nicht: Auch die persönliche Nähe, die Sie normalerweise im direkten Gespräch weitergeben, sollte digital zu spüren sein. Denn ohne persönlichen Offline-Kontakt muss auch vermeintlich banales Zwischenmenschliches digital kommuniziert werden. Nutzen Sie also alle Möglichkeiten der digitalen Kommunikation, um sich mit Ihrem neuen Onboardee auszutauschen.

Für das Onboarding remote eignen sich besonders Videokonferenzsoftwares wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet. So kann nicht nur der direkte Vorgesetzte den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag persönlich begrüßen, sondern auch gleich das gesamte Team vorgestellt werden. Videokonferenzen überbrücken die räumliche Distanz virtuell und ermöglichen es so trotz allem, Nähe und Teamgeist aufzubauen.

Videomeetings eignen sich außerdem ideal, um sich in unternehmensinterne Tools oder Systeme einzuarbeiten: Über die Funktion ‚Bildschirm teilen‘ kann der Onboardee Klick für Klick die einzelnen Schritte und große Abläufe nachverfolgen, so wird das Über-die-Schulter-schauen fast ohne Abstriche digital übersetzt.

Auch die Möglichkeit, wichtige Besprechungen oder elementare Schulungen aufzuzeichnen, ist ein klarer Vorteil des digitalen Onboardings: Sollte doch etwas unklar sein, kann sich der Onboardee nochmals durch die aufgezeichnete Videokonferenz klicken. So wird der zeitliche Aufwand der am Onboarding-Prozess beteiligten Mitarbeiter minimiert.

Um bereits von Anfang an für übersichtliche Strukturen zu sorgen, sollten Sie Erwartungen, Rollen- und Aufgabenverteilungen sowie Grundlinien und Richtwerte des Unternehmens klar kommunizieren. Was sich im klassischen Onboarding durch den Alltag im Unternehmen ganz nebenbei erschließt, muss in der digitalen Variante bewusst vermittelt werden. Notieren Sie sich also unbedingt auch scheinbar Nebensächliches, um das digitale Onboarding für Ihren Mitarbeiter zu optimieren.

Klare Kommunikation schafft klare Verhältnisse. Ermöglichen Sie Ihrem neuen Schützling somit auch immer eine direkte Ansprache, ohne Umwege. So fördern Sie nicht nur den unmittelbaren Austausch im Team, sondern können bei Problemen auch frühzeitig klärend eingreifen. Für die alltägliche Kommunikation eignen sich vor allem professionelle Instant-Messenger wie Teams, Slack oder Stackfield, um sich jederzeit mit den Kollegen zu verbinden, Ideen auszutauschen oder gemeinsam Projekte zu planen. Auch Dateien können über diese Programme problemlos ausgetauscht werden.

Wenn Sie den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen digitalisieren wollen, bietet sich im gleichen Zuge die einmalige Möglichkeit, mit relativ geringem Zeit- und Kostenaufwand den gesamten Ablauf zu automatisieren, denn: Mittlerweile gibt es für jedes Unternehmen, egal ob Mittelstand, Startup oder Großkonzern, das passende Tool, um für jeden Onboardee ein individuelles und dennoch automatisiertes Onboarding-Erlebnis zu gestalten. Egal ob App- oder Software-Lösung, die Investition lohnt sich, denn nur ein gutes Onboarding verhindert die typische Anfangsfluktuation und bindet neue Mitarbeiter langfristig.

Dass es falsch ist, an dieser entscheidenden Phase zu sparen, schien schon vor Jahren bei den Unternehmen angekommen zu sein: Bereits die Haufe-Studie zum Onboarding im Jahr 2020 ergab, dass 22 Prozent der Unternehmen ein eigenes Budget einplanten, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, zehn Prozentpunkte mehr als im Jahr 2019. Dabei floss ein knappes Viertel des gesamten Budgets (23 Prozent) in digitale Tools für den Onboarding-Prozess. 2019 hatten lediglich zwölf Prozent der Unternehmen in digitale Lösungen investiert.

Deutlich wurde damals, dass die Pandemie durch Homeoffice und Co. die Notwendigkeit digitaler Strategien vor Augen führte: Während 2018 nur sechs Prozent und 2019 zwölf Prozent der Unternehmen digitale Onboarding-Tools verwendeten, stieg diese Zahl 2020 auf 23 Prozent. Der Trend hat sich seither fortgesetzt: Automatisiertes, digitales Onboarding gehört heute in vielen Unternehmen zum Standard.

Optik und Inhalt der digitalen Tools sind sehr flexibel und lassen sich an verschiedene Bedürfnisse adaptieren. Unternehmen können App- und Software-Oberflächen meist individuell an die Corporate Identity anpassen, außerdem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, auf persönlichen Roadmaps visualisierte Stationen abzuarbeiten und einen Zeitplan zu verfolgen. Software oder App-Lösungen sind ideal dazu geeignet, Inhalte bereitzustellen.

Unternehmen haben so einen zentralen Ort, an dem alle relevanten Informationen für den Onboardee zu finden sind, beispielsweise zum Thema Arbeitsalltag und Unternehmenskultur, aber auch die Urlaubsplanung oder Spesenabrechnung können darüber organisiert werden. Ein digitales Onboarding hat zudem den Vorteil, orts- und zeitunabhängig abrufbar zu sein. Mobilität und Flexibilität sind ein großer Pluspunkt.

Im Vergleich zum klassischen Onboarding können Softwares und Apps in den Arbeitsalltag integriert werden und bieten durch spielerisches Lernen zusätzlich Spaß. Dazu tragen auch die multimedialen Einsatzmöglichkeiten bei, egal ob Text, Video oder Quiz. Aufgabenpakete, die der neue Mitarbeiter in den ersten Arbeitswochen bearbeiten soll, machen ebenfalls Sinn. So haben sowohl Vorgesetzte, das Team als auch der Onboardee stets einen Überblick über den Onboarding-Prozess.

Softwares oder Apps können zudem einen Teil der Mitarbeitereinführung automatisieren. Sie verschicken beispielsweise automatisierte E-Mails vor dem ersten Arbeitstag oder bieten Chatbots für Fragen und Wissenstests an. Dadurch reduziert sich der Personal- und Kostenaufwand von Anfang an.

Nicht nur im Zeitplan sollten Sie das digitale Onboarding etwas lockerer strukturieren, sondern auch inhaltlich. So praktisch es ist, sämtliche Inhalte digital bereitzustellen, kann dabei schnell die Gefahr entstehen, den Onboardee auf einen Schlag mit einer Unmenge an Informationen zu überfrachten. Denken Sie hier lieber Schritt für Schritt und planen Sie den digitalen Onboarding-Prozess im Vorfeld sorgfältig.

Checklisten sind die Basis eines strukturierten und zeitsparenden Onboardings. Nur so kann der gesamte Prozess, wichtige Vorbereitungen, einzelne Arbeitsschritte rechtzeitig koordiniert und die jeweiligen Aufgaben an Mitarbeiter verteilt werden. Die Planung beinhaltet also auch schon Prozesse und Strukturen vor dem eigentlichen Onboarding, wie die detaillierte Ausarbeitung einer Roadmap für den Onboardee, die Vorbereitung des Arbeitsplatzes (falls nicht nur remote gearbeitet wird), die Übermittlung von Informationen an den Betriebsrat oder der Planung von Schulungen und Mitarbeitergesprächen. Ist diese Checkliste einmal erarbeitet, kann sie immer wieder neu angepasst werden.

Nicht nur im Vorfeld, sondern auch im Onboarding an sich ist es wichtig, einzelne Arbeitsvorgänge zu partikularisieren, damit diese Schritt für Schritt abgearbeitet werden können. Wenn Sie bereits mit einer Software- oder App-Lösung arbeiten, können Sie automatisch einzelne Aufgabenpakete oder Einarbeitungsschritte nach und nach freischalten lassen. Somit stellen Sie sicher, dass der Onboardee nicht überfordert wird und sich in seinem Tempo durch die digitalen Inhalte arbeiten kann.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollten auf einer Roadmap mit dazugehörigem Zeitplan visualisiert werden, damit der gesamte Prozess immer wieder überblickt werden kann und der Onboardee stets das Ziel vor Augen hat. So werden nicht die falschen Aufgaben priorisiert und der Fokus immer auf den aktuellen Arbeitsschritt gelenkt.

Auch wenn im digitalen Onboarding viele Prozesse automatisch ablaufen und Inhalte selbst erarbeitet werden, ist der unmittelbare, persönliche Kontakt zu einem festen Ansprechpartner ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Onboardings, auch remote. Ein Mentor steht dem Onboardee bei allen Fragen und Herausforderungen zur Seite und durch die Möglichkeit einer direkten Ansprache können etwaige Unklarheiten schnell aus der Welt geschafft werden.

Den hohen Stellenwert eines Mentors im Onboarding-Prozess ermittelte auch die Haufe-Studie 2020, die Mentoren als Schlüssel zu einem erfolgreichen digitalen Onboarding sah: 64 Prozent der befragten Unternehmen stellten ihren neuen Kollegen Mentoren zur Seite, um sie auch remote ideal einzuarbeiten. Ein Mentor soll dem Onboardee nicht nur bei Problemen helfen und ihm den Arbeitsalltag im Unternehmen vermitteln, sondern ihn auch sozial integrieren. Mit Hilfe des Mentors kann sich der Onboardee schnell ein eigenes, internes Netzwerk aufbauen, was wiederum die eigene Identifikation mit dem Unternehmen erhöht und Mitarbeiter nachhaltig motiviert.

Ein Mentor fördert so nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Weiterentwicklung seines Schützlings. Für ein digitales Mentorenprogramm ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für die Kommunikation vorab festzusetzen. Beispielsweise garantiert ein wöchentlicher Jour fixe den regelmäßigen Austausch zwischen Mentor und Mentee.

Digitales Onboarding bedeutet nicht nur, neue Prozesse und Medien in den Unternehmensalltag zu integrieren, sondern gleichzeitig deren Potential voll auszuschöpfen. Es gilt also die Devise: Weg von altbewährten Offline-Skripten und statischen Präsentationen hin zu neuen, kreativen digitalen Lösungen. Wenn Sie sich für eine Software oder App entscheiden, um Ihren Onboarding-Prozess zu digitalisieren, werden Sie dort produktive Vorschläge bekommen, Inhalte digital umzusetzen. Doch auch ohne vorgefertigte Module können Sie Ihre kreative Ader ausleben: Digitales Onboarding lebt von der persönlichen Nähe, die über verschiedene Inhalte vermittelt wird, vor allem in der ersten Arbeitswoche des Onboardees.

Um typische Unsicherheiten und die klassische Anfangsfluktuation im Unternehmen zu vermeiden, sollten Sie dem neuen Mitarbeiter eine unvergessliche Onboarding-Woche bereiten, ohne Abstriche gegenüber der traditionellen Offline-Variante. Am ersten Arbeitstag sollte der Onboardee bereits mit der nötigen Hard- und Software ausgestattet und mit den verschiedenen Kommunikationskanälen vertraut gemacht werden, egal ob Videocall, Telefon oder Chatprogramm. Selbstverständlich sollte der Vorgesetzte den neuen Mitarbeiter per Video-Call persönlich begrüßen. So fühlt sich das neue Teammitglied von Beginn an wertgeschätzt und gut aufgehoben.

Eine schöne Idee für den Start am neuen Arbeitsplatz remote ist außerdem ein Willkommenspaket mit kleinen, gebrandeten Geschenken, die die Unternehmenskultur ins Homeoffice bringen. Schon eine Kaffeetasse mit dem Firmenlogo sorgt für mehr Gemeinschaftsgefühl in den eigenen vier Wänden, ‚personal branding‘ remote also.

Diese kann beispielsweise in digitalen Kaffeepausen mit einzelnen Mitarbeitern direkt zum Einsatz kommen, während sich die einzelnen Teammitglieder untereinander kennenlernen. Ein virtueller Rundgang durch das Unternehmen schafft Verbindung: etwa ein vorab gedrehter Video-Rundgang oder ein selbstständiges Erkunden der Räumlichkeiten mittels einer VR-Brille. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Auch nach der ersten Woche im Unternehmen bietet digitales Onboarding zahlreiche Möglichkeiten, die neuen Mitarbeiter zu integrieren und fortzubilden. E-Learning als Teil des Onboarding-Prozesses ermöglicht es den Onboardees, sich technisch, fachlich und persönlich weiterzubilden, individuell auf die jeweiligen Lernziele abgestimmt. So können Wissenslücken bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses geschlossen, aber auch persönliche Stärken entdeckt und ausgeprägt werden.

Auch Teambuilding-Maßnahmen kommen in ihrer digitalen Variante nicht zu kurz: Seit den Homeoffice-Jahren der Corona-Pandemie gibt es zahlreiche kreative Vorschläge, um Mitarbeiter digital miteinander zu verbinden. Möglich sind beispielsweise virtuelle Mittagessen mit einem zufällig zugelosten Kollegen (‚Mystery-Lunch‘), virtuelle Afterwork-Veranstaltungen, die durch vorab verschickte Essens- und Getränke-Pakete für Vorfreude sorgen oder gemeinsames virtuelles Rätseln, um einem digitalen Escape-Room zu entkommen.

Digitales Onboarding lebt davon, immer wieder individuell angepasst und überarbeitet zu werden, einerseits, um neue Inhalte einzuarbeiten, andererseits aber auch, um Kritik und Feedback der Onboardees in den Prozess zu integrieren. Essenziell ist es also, den Onboardees die Möglichkeit zu bieten, das laufende und abgeschlossene Onboarding zu evaluieren. Nur so kann garantiert werden, dass das digitale Onboarding stets aktuell und möglichst fehlerfrei funktioniert.

Um das Feedback der Mitarbeiter vergleichbar zu machen, sollten Sie strukturierte, digitale Fragebögen an die Onboardees versenden.

Dass die Feedbackkultur des digitalen Onboardings in vielen Unternehmen ausbaufähig ist, zeigte bereits die Haufe-Studie von 2020: Damals nutzte nur jedes zweite Unternehmen (55 Prozent) die Rückmeldung der Onboardees, um die Einarbeitung remote zu optimieren. Noch völlig ohne strukturiertes Feedback arbeiteten tatsächlich 20 Prozent der befragten Unternehmen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern also unbedingt die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess anonym zu evaluieren, um ehrliche Antworten und faire Kritik zu erhalten: Was läuft gut? Was läuft schlecht? Was könnte besser sein? Digitales Onboarding ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen selbst ein sich ständig weiter entwickelnder Prozess.

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Künstliche Intelligenz hebt das digitale Onboarding inzwischen auf eine neue Stufe, und zwar an drei Stellen. Erstens bei den Fragen des Onboardees: KI-Chatbots, die auf dem internen Wissen des Unternehmens trainiert sind, beantworten Routinefragen zu Urlaubsanträgen, Tools oder Ansprechpartnern rund um die Uhr, ohne dass der neue Mitarbeiter sich für jede Kleinigkeit an Kollegen wenden muss. Zweitens beim Lernen: KI-gestützte E-Learning-Plattformen passen Lernpfade an Vorwissen und Tempo des Onboardees an, statt allen denselben Schulungskatalog vorzusetzen. Drittens bei der Dokumentation: Automatische Zusammenfassungen von Videomeetings und Schulungen ersparen dem Onboardee das Mitschreiben und den Kollegen das Wiederholen.

Zwei Punkte gehören zur ehrlichen Einordnung dazu. Ein Chatbot ersetzt keinen Mentor: Die soziale Integration, das Netzwerk im Unternehmen und das Gefühl, willkommen zu sein, entstehen weiterhin zwischen Menschen.

Und: KI-Kompetenz ist selbst zum Onboarding-Inhalt geworden. Seit Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der EU-KI-Verordnung Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, ihre Mitarbeiter im kompetenten Umgang damit zu schulen. Wer neue Mitarbeiter einarbeitet, sollte diesen Baustein also fest in die Onboarding-Roadmap aufnehmen.

Immer mehr verschieben sich Lebens- und Arbeitswelt in den digitalen Bereich: Zunehmende Globalisierung, asynchrones Arbeiten, Remote-Unternehmen und die Erfahrung der Pandemiejahre haben den ‚digital shift‘ vorangetrieben. New Work und Arbeit 4.0 sind die Zukunft. Mittlerweile läuft häufig nicht nur die Personalsuche online ab, sondern auch der Anteil an Bewerbergesprächen, die Einarbeitung sowie der Arbeitsalltag im Homeoffice nehmen zu.

Mit unseren sieben Tipps zum digitalen Onboarding gelingt Ihnen das Einarbeiten remote ohne Probleme. Auch wenn Sie zu Beginn Strukturen anpassen und Prozesse optimieren müssen, werden Sie schnell feststellen, dass das digitale Onboarding eine große Chance ist, sowohl für Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst. Es bietet nicht nur den Onboardees mehr Flexibilität, sondern stellt, dank automatisierter Prozesse und weniger Zeit- und Kostenaufwand, auch einen großen Vorteil für den Betrieb dar.

Digitale Lösungen ermöglichen es, neue Mitarbeiter auch remote schnell, effektiv und nachhaltig ins Unternehmen zu integrieren, ohne auf persönliche Nähe und Teamgeist zu verzichten. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre digitale Onboarding-Strategie stets nachoptimieren und an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen, denn: Je professioneller das Onboarding abläuft, desto effektiver arbeiten Sie und desto langfristiger binden Sie den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen.

Dass sich der Aufwand lohnt, sehen wir bei TechMinds an unseren eigenen Zahlen: Weniger als 3 % der von uns vermittelten Kandidaten verlassen das Unternehmen in der Probezeit, und ein gutes Onboarding auf Kundenseite hat daran erheblichen Anteil.

Digitales Onboarding ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter über digitale Kanäle und Tools, ganz ohne verpflichtende Präsenz vor Ort. Die klassischen drei Phasen (Preboarding, Orientierung, Integration) und deren Ziele bleiben erhalten, werden aber über Videokonferenzen, Onboarding-Software, E-Learning und digitale Kommunikationstools umgesetzt.

Der Prozess gliedert sich in drei Phasen: das Preboarding zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag, die Orientierungsphase in den ersten rund drei Monaten mit Einführung in Rolle, Team und Abläufe sowie die Integrationsphase ab etwa dem dritten Monat, in der der Mitarbeiter sozial und fachlich vollständig eingegliedert wird.

Deutlich länger als die Probezeit: Für die digitale Einarbeitung empfiehlt sich ein Zeitraum von bis zu zwölf Monaten. Weil im Remote-Setting das beiläufige Lernen im Büro entfällt und jede Abstimmung geplant werden muss, entzerrt ein großzügiger Fahrplan den Prozess und nimmt Druck von Onboardee, Mentoren und Vorgesetzten.

Die Basis bilden Videokonferenz-Tools (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) und Instant-Messenger (z.B. Teams, Slack, Stackfield). Ergänzend übernehmen spezialisierte Onboarding-Apps Roadmaps, Aufgabenpakete und automatisierte Abläufe, KI-Chatbots beantworten Routinefragen und E-Learning-Plattformen vermitteln Inhalte im eigenen Tempo.

Frühfluktuation entsteht laut Haufe-Studie 2023 vor allem durch falsche Erwartungen (56 Prozent der Nennungen), 36 Prozent der Unternehmen erlebten sogar Kündigungen noch vor dem ersten Arbeitstag. Ein strukturiertes Onboarding wirkt genau dort: Ein aktives Preboarding hält den Kontakt nach der Vertragsunterschrift, klare Ziel- und Erwartungsgespräche gleichen Rolle und Realität ab, und Mentoren integrieren den neuen Mitarbeiter sozial ins Team. Eine ausführliche Einordnung bietet der Beitrag zu Candidate Experience. Mehr dazu im Ratgeber über Mitarbeiterbindung.