Cost-per-Hire: Was es kostet, neue Mitarbeiter einzustellen

Neue Mitarbeiter werden nicht erst am Tag ihrer Einstellung zum Kostenfaktor, sondern bereits lange davor. Schließlich müssen sie gesucht, gefunden, überzeugt und angestellt werden. Genau das kostet jedes Unternehmen Zeit, Personalressourcen und oftmals aufwendige Marketingmaßnahmen. Besonders jetzt, wo geeignete Fachkräfte und Ressourcen knapper werden und durch den IT-Fachkräftemangel ein regelrechter War of Talents entfacht ist.

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) kam in einer Studie aus dem Jahr 2019 zum Ergebnis, dass 60 Prozent der befragten Unternehmen in den letzten drei Jahren mehr Recruiting-Personal angestellt haben, da sie mit schwerwiegenden Fachkräfteengpässen zu kämpfen hatten.

Es scheint daher nur logisch, die Kosten der eigenen Personalbeschaffung so niedrig wie möglich halten zu wollen. Doch wie misst man diese in der Praxis? Ein wichtiger Wert in der Key Performance ist der sogenannte ‚Cost-per-Hire‘. Dieser zeigt – grob gesagt – jene Kosten an, die pro Stellenbesetzung im Unternehmen anfallen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was genau hinter der Kennzahl Cost-per-Hire steckt, wie Sie diese berechnen und möglichst gering halten, ohne an den falschen Ecken zu sparen.

First things first: Definition ‚Cost-per-Hire‘

Die ‚Cost-per-Hire‘ (CPH) ist eine Recruiting-Kennzahl, die die durchschnittlichen Kosten für eine Neueinstellung berechnet. Mittels einer Analyse kann das Verhältnis von finanziellem Aufwand und der zu besetzenden Stelle untersucht werden, wodurch die Effizienz der Personalbeschaffung messbar wird.

Die Kennzahl kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, am häufigsten wird sie jedoch für die Budgetplanung im Recruiting und Personalmarketing herangezogen.

Einfaches Rechenbeispiel: Wenn die Besetzung einer Stelle 5.000 Euro kostet und im nächsten Jahr 200 Einstellungen geplant sind, dann braucht das Recruiting mindestens ein Budget von einer Millionen Euro – zusätzlich zu den reinen Personalkosten im Fachbereich.

Zusammen mit der Time-to-Hire, der Cost-per-Application, der Offer-Acceptance-Rate und der Cost-of-Vacancy zählt der CPH zu den bekanntesten und beliebtesten Kennzahlen im Recruiting und Personalmarketing.

Frei nach dem Motto „If you cannot measure it, you cannot manage it“ macht der Personalmanager die Effizienz der Personalbeschaffung im Unternehmen durch die Analyse der CPH messbar und vergleichbar. Statt darüber zu spekulieren, ob das Jahresbudget für die Akquirierung neuer Mitarbeiter bereits die Freigaben des CEOs überschreitet, können durch die CPH objektivere Aussagen darüber getroffen werden, ob die Personalakquise aktuell im Unternehmensbudget liegt oder nicht.

Erfolgt die Berechnung dieser Kennzahl standardisiert, können im Idealfall sogar Vergleiche zwischen verschiedenen Abteilungen oder sogar Unternehmen angestellt werden. Allerdings nur, wenn klar definiert ist, welche Kosten in die Recruiting-KPI einbezogen werden.

Die Cost-per-Hire innerhalb des Unternehmens

Dazu zählen all jene Kosten, die innerhalb des Unternehmens für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen.

Die Cost-per-Hire im Branchen- bzw. Unternehmensvergleich

Hier sind die Kosten gemeint, die für ein Unternehmen in der gleichen Branche oder mit vergleichbarer Größe bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen.

Aus diesem Grund hat die Society for Human Resource Management (SHRM) ein standardisiertes Verfahren zur Berechnung der CPH veröffentlicht. Die Formel lautet: (interne Kosten + externe Kosten): Anzahl der zu besetzenden Stellen in einem Zeitraum.

Abgrenzung: Cost-per-Hire vs. Time-to-Hire

Nicht zu verwechseln ist die Cost-per-Hire (CPH) mit der Time-to-Hire (TTH). Obwohl beide Kennzahlen ein ähnliches Ziel verfolgen, nämlich, den Aufwand für die Neueinstellungen gering zu halten, unterscheiden sie sich doch wesentlich voneinander.

Während sich die CPH mit den Kosten der Personalbeschaffung befasst, fungiert die TTH in erster Linie auf der zeitlichen Achse. Die Time-to-Hire ist per Definition der Zeitraum, den Personaler benötigen, um ausgewählte Kandidaten einzustellen. Sie beginnt mit der Bewerbung potenzieller Kandidaten auf eine Stelle und endet mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Der Indikator Cost-per-Hire (CPH) dient wiederum der Berechnung der Kosten pro Einstellung. Konkret bedeutet dies, dass der durchschnittliche finanzielle Aufwand des Unternehmens für jede offene Stelle erfasst wird – von der Ausschreibung über den gesamten Bewerbungsprozess bis hin zur besetzten Stelle.

Die TTH hat somit durchaus Einfluss auf die CPH. Verlängert sich die Time-to-Hire, ist das in der Regel auch mit höheren Kosten für Ihr Unternehmen verbunden. Zum Beispiel, wenn gefragte Kandidaten nicht rechtzeitig antworten, noch einmal von Ihren Mitarbeitern kontaktiert werden oder ein weiteres Gespräch mit dem Vorgesetzten einfordern, bevor sie unterzeichnen.

How to: Cost-per-Hire berechnen

Lust auf eine Runde Mathematik? Die Formel zur Berechnung der Cost-per-Hire setzt sich aus den internen und externen Kosten der Personalbeschaffung zusammen. Diese werden anschließend durch die Anzahl der Einstellungen in einem festgelegten Zeitraum dividiert.

Aber Achtung: Bevor Sie sich mit Stift und Papier auf die konkrete Berechnung stürzen, sollten Sie einen genauen Blick auf den Unterschied zwischen internen und externen Kosten werfen. Denn diese variieren von Unternehmen zu Unternehmen.

Cost-per-Hire: Interne Kosten

Zu den internen Kosten zählen in erster Linie Kosten, für die Arbeitszeit anfällt. Das heißt: Alle Personen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind, werden anteilig mit ihrem Arbeitsaufwand und Gehalt einberechnet.

Wenn beispielsweise Ihre HR-Managerin für eine Besetzung 15 Stunden Zeit in die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen investiert und dafür einen Stundenlohn von 40 Euro bekommt, so müssen diese 600 Euro in die Kosten für den Cost-per-Hire mit einfließen.

Zu den internen Kosten werden folgende Aufwendungen kalkuliert:

• Erstellung von Anforderungsprofilen und Stellenanzeigen
• Kosten für Mitarbeiterempfehlungsprogramme
• Die Employer Branding Strategie
• Kosten für die Weiterbildung des Recruiting-Teams
• Kosten für die Erstellung von Richtlinien und Standards
• Erstellung von Einstellungsstandards oder Datenschutzrichtlinien

Je nach Unternehmen werden auch folgende Kosten einbezogen:

• Onboarding
• Übergabe und erste Weiterbildungen für den neuen Mitarbeiter
• Schulungskosten
• Teambuilding-Maßnahmen
• Opportunitätskosten, wie die verminderte Produktivität des neuen Teammitglieds

Die internen Kosten der Personalbeschaffung so weit zu fassen macht durchaus Sinn, da es – wie eingangs erwähnt – bereits vor der Neueinstellung des Mitarbeiters zu Kosten kommt. Zum Beispiel, wenn der Fachmitarbeiter mit seinem Vorgesetzten ein Anforderungsprofil für den neuen Kandidaten definiert. Der Personal- und Arbeitsaufwand für diese Vorbereitung wird den Prozesskosten der Einstellung zugeordnet. Dasselbe gilt auch für die interne Bewerberauswahl, die Einladungen zum Vorstellungsgespräch und den Auswahlprozess selbst.

Im Einstellungsprozess kommt es auch immer wieder vor, dass sich die Beschäftigungszeiten des vorherigen Mitarbeiters und des neuen Mitarbeiters überschneiden. Tipp: Diesen Zeitraum sollten Sie, wenn möglich, als Übergabephase für den neuen Mitarbeiter nutzen. Zwar verdoppeln sich die Gehaltskosten in dieser Zeit und müssen zu 50 Prozent den Einstellungskosten zugerechnet werden. Funktioniert die Übergabe des Verantwortungsbereichs allerdings gut, sind die Reibungsverluste durch die Neueinstellung für Sie gering. Oder, anders gesagt: Übergabekosten zahlen sich mittelfristig aus.

Gut zu wissen: Auch ohne direkte Übergabekosten fallen in einem Einstellungsprozess Kosten für die Einarbeitung an. In der Regel handelt es sich dabei um Schulungskosten. Es können aber auch dadurch Kosten entstehen, dass der neue Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit noch nicht produktiv agieren kann, weil er die Computerprogramme nicht beherrscht. Es gilt die Faustregel: Je länger die Einarbeitungszeit, desto größer die Kosten, die dem Einstellungsprozess zuzuordnen sind.

Cost-per-Hire: Externe Kosten

Externe Kosten scheinen im Vergleich zu den internen Kosten übersichtlicher und leichter zu erfassen zu sein, da sie meist mit einer Eingangsrechnung verbunden sind. Allerdings kann auch darüber diskutiert werden, zu welchem Prozentsatz die einzelnen Positionen der Personalbeschaffung zuzurechnen sind.

Zu den externen Kosten zählen insbesondere folgende Punkte:

• Einsatz von Recruiting-Software
• Schalten der offenen Vakanzen durch Stellenanzeigen (online und analog)
• Budget für die Entwicklung der Arbeitgebermarke
• Maßnahmen im Personalmarketing
• Standgebühren für Karrieremessen
• Ausgaben für gebuchte Agenturen und externe Personaldienstleistern, z.B. Headhunter für IT
• Reisekosten für Bewerber, die zu einem Jobinterview anreisen
• Ausgaben für Assessment-Center

Wenn Sie Software für den Einsatz von Chatbots eingekauft haben, zählt diese ebenso zu den externen Kosten wie die Ausgaben für Personaldienstleister, die sich um Ihr Active Sourcing kümmern.

Vermutlich ist Ihnen jetzt schon aufgefallen, dass die eingangs erwähnte, einfache Formel in der Praxis gar nicht so einfach anzuwenden ist. Die Frage, welche Kosten überhaupt in die Cost-per-Hire einfließen, ist bei dieser Kennzahl nämlich besonders diskussionswürdig.

Letzten Endes wird das Ergebnis maßgeblich davon beeinflusst, welche Kosten Sie miteinbeziehen. Berechnen Sie nur die externen Schaltungskosten, oder auch die internen Kosten für das Recruiting? Gilt digitales Onboarding als Kostenpunkt oder nicht? Ist das Employer Branding vielleicht schon im Marketing-Budget integriert? Lasse ich Bewerber Anreisekosten selbst übernehmen, um die externen Kosten zu reduzieren?

TechMinds-Tipp: Legen Sie am besten vorab im Team fest, was Sie in der Rechnung erfassen möchten und ändern Sie Ihre ganz persönlichen CPH-‚Ingredienzien‘ nicht monatlich, um die Vergleichbarkeit über einen längeren Zeitraum zu ermöglichen.

Best Practice: So wenden Sie die ‚Cost-per-Hire‘ an

Sie möchten mit dem Tracking der Cost-per-Hire beginnen? Wir haben Ihnen die besten Tipps für die Berechnung einer aussagekräftigen Kennzahl zusammengestellt.

#1 Überprüfen Sie die Cost-per-Hire regelmäßig auf ihre Aktualität

Neben dem Messen und Auswerten der Kennzahlen sollten Sie regelmäßig einen Schritt zurück machen und Ihr Kennzahlensystem als Big Picture überprüfen. Fragen Sie sich, ob Ihre Messung so überhaupt noch sinnvoll ist – und ob Sie geeignete Aussagen für Ihr Unternehmen auf Basis dieser Zahlen treffen können.

Kennzahlen funktionieren dann am besten, wenn sie einem logischen Aufbau folgen. Dabei ist auch der Zeitraum der Messung von entscheidender Bedeutung. Nur dadurch können unterschiedliche Zeiträume sinnvoll verglichen und Effekte – zum Beispiel ein neu eingeführtes Bewerbermanagementsystem – nachvollzogen werden.

#2 Cost-per-Hire: Getrennte Betrachtung der Kosten nach Abteilungen oder Stellen

Je größer ein Unternehmen, desto wichtiger ist es, die Abteilungen des Unternehmens aufzuschlüsseln. So erhalten Sie ein tieferes Bild und vermeiden Ausreißer, die die Statistik negativ verzerren.

Ziehen Sie bei Bedarf folgende Fragen heran:

• Warum sind die Kosten im Fachbereich Y höher als im Fachbereich Z?
• Warum hat die Besetzung dieser Stelle vor fünf Jahren weniger gekostet als jetzt?
• Welche Maßnahmen waren innerhalb dieser Abteilung günstig und effektiv, welche nicht?

#3 Setzen Sie die Cost-per-Hire mit anderen KPIs in Beziehung

Um die Zuverlässigkeit der CPH zu erhöhen, sollten Sie sie in Verbindung mit anderen KPIs untersuchen. Besonders erwähnenswert ist die bereits im Vergleich diskutierte KPI Time-To-Hire. In Kombination zeigen diese beiden Kennzahlen die Effektivität der Rekrutierung.

Die Qualität einer Bewerbung ist ebenso von hoher Relevanz: Obwohl es schwierig ist, die Quality-per-Hire zu erfassen, hat die Kombination Quality-of-Hire und Cost-per-Hire eine viel größere Aussagekraft über den Erfolg des Recruitings als die isolierte Einzelbetrachtung.

#4 Cost-per-Hire: Versuchen Sie, nicht zwanghaft zu sparen

Wenn Sie gerade neue Rekrutierungsmethoden erproben, ist Sparsamkeit nicht unbedingt die beste Lösung für ein aussagekräftiges Ergebnis.

Ihr Unternehmen wächst momentan? Dann werden mit großer Wahrscheinlichkeit neue und erfolgsbringende Mitarbeiter benötigt. Sparen Sie ausgerechnet jetzt bei der Personalbeschaffung, könnte das kritische Fragen der Geschäftsleitung nach sich ziehen. Zum Beispiel: „Warum wird weniger für die Rekrutierung ausgegeben als im letzten Jahr, wenn doch so dringend jemand gebraucht wird?“

Es hat sich besonders bei erfolgreichen Unternehmen etabliert, hochqualifizierte Mitarbeiter mit einem exzellenten Rekrutierungsprogramm zu scouten. Und das kostet.

#5 Cost-per-Hire & andere KPIs für langfristige Planung nutzen

Nutzen Sie die Cost-per-Hire, um ineffiziente Maßnahmen zu streichen und den gewonnenen Betrag in sinnvollere Aktivitäten zu investieren.

Regelmäßige Überprüfungen helfen Ihnen, Rekrutierungsprozesse langfristig zu optimieren und zukunftsträchtige Rekrutierungsmaßnahmen hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie die Personalbeschaffung und die Zukunft Ihres Unternehmens strategisch entwickeln, umsetzen und lenken.

Die Cost-per-hire: So viel kostet die Personalbeschaffung in den USA und Deutschland

Falls Sie sich bereits gefragt haben, ob Sie mit Ihren Costs-per-Hire im Durchschnitt liegen, können Sie einen Blick auf nachfolgende Zahlen werden. Zwar gibt es keine Studien aus den Pandemiejahren, deshalb greifen wir auf wissenschaftlich verlässliche Quellen der letzten Jahre zurück.

Die SHRM – Society for Human Resource Management – konnte 2016 einen Wert für die Cost-per-hire zwischen 3.000 $ und 5.000 $ Unternehmen in den USA ermitteln. Die Zahlen variierten dabei abhängig von der Größe des Unternehmens und der Industrie, aber auch von der Anzahl der Einstellungen.

Die Ergebnisse des Institute for the Study of Labour (IZA) stellen mit 4.700 € für die Einstellungskosten in Deutschland einen ähnlich hohen Durchschnittswert dar wie in den Vereinigten Staaten.

Eine weitere, aktuellere Studie aus dem Jahr 2019 von XING bezieht sich explizit auf die Time-to-Hire von Führungskräften in Deutschland. Das Ergebnis: Bei mehr als zwei Drittel der Unternehmen beträgt sie länger als drei Monate. Dementsprechend fallen bei der Suche steigende Kosten an. Der Cost-per-Hire verursacht bei über der Hälfte der Unternehmen (58 %) Kosten von 10.000 Euro und darüber. Ein knappes Drittel der befragten Personalleiter (29 %) gab an, gar zwischen 20.000 und 50.000 für die Einstellung einer Führungskraft auszugeben.

Kritik der Cost-per-Hire

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob es wirklich notwendig ist, Ihre CPH zu berechnen. Grundsätzlich lohnt es sich immer, einen Blick auf Unternehmenskennzahlen zu werfen, um Fehlentwicklungen präventiv entgegenzusteuern. Aufgrund ihres Leistungsbezugs dienen KPIs dem Management und Controlling dazu, Unternehmensprozesse, einzelne Projekte oder Abteilungen zu kontrollieren und entsprechend zu bewerten. Dennoch gibt es Kritik an der Kennzahl, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten.

Die Minimierung der CPH stellt sicher, dass so wenig Geld wie möglich für die Rekrutierung ausgegeben wird. Eine niedrige CPH ist auf den ersten Blick attraktiv, weil sie bedeutet, dass die Prozesse kurz – und die Maßnahmen wirksam sind. Ob eine Einstellung allerdings langfristig erfolgreich ist, die neuen Mitarbeiter gute Leistungen erbringen, die Personalbindung stark und die Fluktuation gering ist, steht weiterhin in den Sternen.

Experten kritisieren, dass mit dem Cost-per-Hire keine finale Aussage über den Erfolg oder Misserfolg des Recruitings getroffen werden kann. Die Kosten pro Einstellung liefern zwar einige verwertbare Erkenntnisse, indem sie hochrechnen, wie viel ein Unternehmen wahrscheinlich für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ausgeben wird. Dennoch berücksichtigen sie den allumfassenden Einstellungsprozess, der hinter der Gewinnung von Spitzentalenten steht, nicht in seinem vollen Umfang.

Qualifizierte Kandidaten können auch aus persönlichen Gründen kurzfristig abspringen und so die CPH in die Höhe treiben, ohne dass diese Kennzahl dann noch eine Aussage über die Qualität des Kanals trifft. Nicht selten bewerben sich auch mehrere sehr gut geeignete Kandidaten über einen Kanal, von denen das Unternehmen nur einen einstellen kann.

Die Cost-per-Hire berücksichtigt zudem nicht die Tatsache, dass die für die Besetzung verschiedener Stellen erforderlichen Investitionen immer vom Alter, der Knappheit und der Bereitschaft des vorhandenen Talentpools abhängen. Unterschiedliche Berufsfelder, Arbeitsmarktregionen, Senioritäten und das Image des Unternehmens sollten daher in die Gesamtbetrachtung einbezogen werden.

Wie kann die Cost-per-Hire verringert werden?

Gewisse Hebel zu kennen, mit denen sich die Cost-per-Hire reduzieren lässt, schadet nie. Eine der bekanntesten Möglichkeiten besteht darin, die Time-to-Hire – also die Zeit von der ersten Ausschreibung bis zur Einstellung – zu verringern.

Das funktioniert über:

• Employer Branding: Mit attraktiven Alleinstellungsmerkmalen heben Sie sich von anderen Unternehmen ab und sorgen dafür, dass Sie ein größeres Angebot an Bewerbern haben, sodass offene Stellen schneller besetzt werden können.
• Active Sourcing: Wenn sich keine geeigneten Personen auf Ihre offenen Stellen bewerben, ist Active Sourcing eine gute Möglichkeit, Ihrem Glück auf die Sprünge zu helfen. Denn beim Active Sourcing werden gezielt Personen auf Plattformen wie LinkedIn gesucht und rekrutiert.
• Optimierung der internen Prozesse: Kommunikation mit Fachabteilungen, kürzere Abstimmungsphasen und regelmäßige Aktualisierung der eingehenden Bewerbungen in IT-Recruiting-Tools helfen, die CPH zu verringern.
• Mitarbeiterempfehlungen: Auch hier sind Investitionen nötig, zum Beispiel in Anreize und Prämien für die eigenen Mitarbeiter, die als Vermittler zwischen Ihrem Unternehmen und potenziellen neuen Talenten fungieren. Diese Maßnahme reduziert Ausgaben für die Buchung externer Kanäle und verkürzt den Bewerbungsprozess durch einen Vertrauensvorschuss.
• Talent Relationship Management und Aufbau eines Talentpools: Halten Sie sich Bewerber warm, die Sie gerne zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren möchten. Nur, weil es gerade nicht passt, heißt das nicht, dass grundsätzlich kein Match besteht.

Neben der Verkürzung der Time-to-Hire können Sie auch kostenlose Jobbörsen und Portale ausfindig machen oder Ihre eigenen Social-Media-Kanäle nutzen, um Stellenanzeigen zu verbreiten.

Fazit

Der Cost-per-Hire (CPH) beschreibt als Recruiting-KPI die durchschnittlichen Kosten einer neuen Einstellung und ist nicht umsonst eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting. Schließlich können Unternehmen mittels einer regelmäßigen CPH-Analyse Schwachstellen bei der Personalbeschaffung erkennen, mit gezielten Maßnahmen gegensteuern und so zur finanziellen Gesundheit des gesamten Unternehmens beitragen.

Ein Kennzahlen-Tunnelblick ist dennoch nicht zu empfehlen. Wenn die Fluktuation durch höhere Recruiting-Ausgaben verringert werden kann, ist es besser, die CPH nicht zu ernst zu nehmen. Die Kosten für die Personalbeschaffung sollten daher immer in Verbindung mit der Qualität der neuen Mitarbeiter stehen.

Neben der Cost-per-Hire dürfen auch andere Kennzahlen nicht unbeachtet bleiben: Um unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Qualität von Jobbörsen zu ermitteln, raten wir, zusätzlich die Cost-per-Qualified-Candidate zu ermitteln.

Kennzahlen wie die CPH sind eine gute Möglichkeit, die eigenen Recruiting-Maßnahmen auf ihre Sinnhaftigkeit zu überprüfen. Trotz allem ist der CPH nur ein Wert von vielen. Denn die Zahl der Einstellungen hängt nicht nur von der Qualität des Kanals, sondern auch von der tatsächlich angebotenen Zahl der Vakanzen ab – und ob die interessierten Kandidaten das Angebot letztlich auch wirklich annehmen.

Dazu trägt die Employer Brand, Mitarbeiter-Benefits, ein attraktives Gehalt und freundliches Miteinander mindestens genauso bei wie vorausschauendes Controlling.