Funktionsbeschreibung: Die flexible Stellenbeschreibung

„Das steht so nicht in meiner Stellenbeschreibung!“ – Jede Führungskraft, die so einen Satz von einem Mitarbeiter zu hören bekommt, ist vermutlich am Verzweifeln. Unternehmen müssen in Zeiten von KI und Digitalisierung dynamisch bleiben, viele Aufgabenbereiche ändern sich rapide und meistens ist es im Vorfeld einer Stellenbesetzung gar nicht so klar, welche Skills im Laufe der Zeit von Kandidaten gefragt sind. Das ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer frustrierend. Doch wie können Führungskräfte starre, lückenhafte Stellenbeschreibungen umgehen, wenn sie auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind? Hierfür gibt es eine flexible Lösung, die wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen: Funktionsbeschreibungen. 

Eine Funktionsbeschreibung ist ein wichtiges Instrument, das sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern dabei hilft, die Erwartungen an eine bestimmte Position zu verstehen.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Definition, Ziele, den Aufbau und ein Beispiel für eine Funktionsbeschreibung diskutieren.

First things first: Was ist der Unterschied zwischen Funktionsbeschreibung und Stellenbeschreibung?

Die Begriffe „Funktionsbeschreibung“ und „Stellenbeschreibung“ werden häufig synonym verwendet, aber es gibt feine Unterschiede zwischen den beiden, die je nach Kontext und Organisation variieren können.

Was ist eine Funktionsbeschreibung? Definition

Eine Funktionsbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, das die Hauptaufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen für eine bestimmte Position oder Rolle in einer Organisation definiert. Sie dient als Leitfaden für die Erwartungen an den Stelleninhaber und bietet eine Grundlage für die Leistungsbeurteilung, Recruiting und berufliche Entwicklung. Die Funktionsbeschreibung legt in der Regel den Rahmen für das, was von einer Person in einer bestimmten Funktion erwartet wird, und kann als Referenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte dienen. Sie ist oft ein wichtiges Instrument im Personalmanagement und kann sowohl für interne als auch für externe Zwecke verwendet werden.

Wichtig: Eine Funktionsbeschreibung konzentriert sich in der Regel auf die Rolle selbst und nicht auf die spezifische Person, die die Rolle ausfüllt. Sie beinhaltet keine konkreten Tätigkeiten, denn im Arbeitsalltag stellt sich meist heraus, dass andere Aufgaben hinzukommen, als in der Stellenbeschreibung gefragt waren. Funktionsbeschreibungen sind allgemeiner gehalten und können auch als Grundlage für mehrere ähnliche Positionen innerhalb einer Organisation dienen. Sie sind besonders in dynamischen Arbeitsbereichen gefragt, in denen eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung die flexible Entwicklung einer Aufgabe zu stark begrenzen würde und in denen Selbstführung und -organisation der Mitarbeiter gefragt ist.

Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist in der Regel spezifischer und kann zusätzliche Informationen enthalten, die für eine bestimmte offene Position relevant sind. Dies kann Angaben zur Vergütung (insbesondere bei fairer Bezahlung), zum Arbeitsort, zu den Arbeitszeiten und zu anderen positionsspezifischen Details umfassen. Stellenbeschreibungen werden oft für Rekrutierungszwecke verwendet und können eine spezifischere Liste von Qualifikationen und Anforderungen enthalten, die auf die besonderen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Beide Dokumente haben das Ziel, Klarheit über die Erwartungen an eine Position zu schaffen und als Grundlage für Leistungsbeurteilungen zu dienen. Sie sind jedoch in ihrer Anwendung und ihrem Fokus unterschiedlich:

#1 Eine Funktionsbeschreibung wird oft intern für die Personalentwicklung und -planung verwendet, während eine Stellenbeschreibung in der Regel für externe Rekrutierungszwecke erstellt wird.

#2 Die Funktionsbeschreibung konzentriert sich mehr auf die Rolle und ihre Bedeutung im größeren Kontext der Organisation. Die Stellenbeschreibung ist spezifischer und konzentriert sich auf die Anforderungen und Erwartungen für eine bestimmte offene Position.

Kurzum lässt sich jedoch zusammenfassen: Funktionsbeschreibungen sind flexibler und können als Grundlage für verschiedene Positionen innerhalb einer Funktion oder Abteilung dienen. Stellenbeschreibungen sind in der Regel starrer und auf eine spezifische Stelle zugeschnitten.

In der Praxis können die beiden Begriffe je nach den Bedürfnissen und der Terminologie einer Organisation unterschiedlich verwendet werden. Es ist jedoch nützlich, die grundlegenden Unterschiede zu verstehen, um zielgerichtete Beschreibungen zu erstellen und die Karriereseite so zu gestalten, dass sie möglichst viele Kandidaten anspricht.

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6 Vorteile, die Funktionsbeschreibungen gegenüber Stellenbeschreibungen haben

Funktionsbeschreibungen und Stellenbeschreibungen haben jeweils ihre eigenen Vorteile, aber es gibt bestimmte Aspekte, in denen Funktionsbeschreibungen überlegen sein können:

#1 Die klassische Stellenbeschreibung ist auf eine Person zugeschnitten und beschreibt, welche Funktionen und Aufgaben dieser spezielle Mitarbeiter haben soll. Wenn sich die Funktionen verändern, müsste das Unternehmen die Stellenbeschreibung immer anpassen. Stichwort: Dauerbaustelle und Mitarbeiterfrust. Da Funktionsbeschreibungen in der Regel weniger spezifische Details enthalten, sind sie oft einfacher zu aktualisieren. Änderungen in der Organisationsstruktur oder in den Geschäftszielen können leichter in die bestehende Funktionsbeschreibung integriert werden, ohne dass ein völlig neues Dokument erforderlich ist. Bei den Mitarbeitern kann eine klare Rollenverteilung eine Burnout-Prävention sein.

#2 Verlässt ein Mitarbeiter, der mehrere Funktionen innehat, das Unternehmen aufgrund eines Jobwechsels, ist es schwierig jemanden zu finden, der alle diese Funktionen übernehmen kann. Mit einer Funktionsbeschreibung kann das Unternehmen jemanden suchen, der die Hauptfunktionen abdeckt und die restlichen Funktionen gegebenenfalls auf das Team aufteilen. 

#3 Da Funktionsbeschreibungen die Rolle und ihre Bedeutung im größeren Kontext der Organisation fokussieren, sind sie oft besser geeignet für langfristige Personalplanung und -entwicklung. 

#4 Funktionsbeschreibungen ermöglichen eine konsistente Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten über die gesamte Organisation hinweg. Dies kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer spezifischen Position, ein einheitliches Verständnis der jeweiligen Funktionen haben.

#5 Die allgemeinere Natur von Funktionsbeschreibungen kann es einfacher machen, Mitarbeiter intern zu versetzen oder ihre Rollen zu erweitern. Da die grundlegenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten bereits definiert sind, kann das Onboarding in einer neuen oder erweiterten Rolle schneller und effizienter erfolgen.

#6 Funktionsbeschreibungen legen oft mehr Wert auf die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten als auf die spezifischen Aufgaben, die in einer bestimmten Position ausgeführt werden müssen. Dies kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter auf ihre persönliche und berufliche Entwicklung konzentrieren.

Das „Problem“ von Stellenanzeigen zeigt sich gerade in kleineren Unternehmen, denn hier ist ein einzelner Mitarbeiter meist für mehrere Funktionen und Aufgabenbereiche verantwortlich. Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Skala der Funktionen. Wächst dann das Unternehmen, werden einige Funktionen auch wieder an neue Mitarbeiter abgegeben, wohingegen für den bestehenden Mitarbeiter andere Aufgabenbereich hinzukommen. Diese Flexibilität ist einerseits die große Stärke von KMU, andererseits sorgt sie bei Mitarbeitern häufig für Unklarheit und Frust. Ständig Stellenbeschreibungen bei jeder Änderung anzupassen ist zudem sehr aufwendig. 

Eine einfache Lösung können Funktionsbeschreibungen sein, die sich dann einer Stellenbeschreibung zuordnen lassen. So bleiben Unternehmen flexibel, aber dennoch präzise.

Was sind die Ziele einer Funktionsbeschreibung?

Die Ziele einer Funktionsbeschreibung können je nach Organisation und Kontext variieren, aber im Allgemeinen dienen sie mehreren wichtigen Zwecken:

Klarheit und Transparenz

Eine der Hauptfunktionen einer Funktionsbeschreibung ist die Schaffung von Klarheit und Transparenz bezüglich der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen für eine bestimmte Position. Dies hilft, Missverständnisse und Konflikte zwischen Mitarbeitern und Management zu minimieren und schon im Bewerbungsverfahren den perfekten Lebenslauf für eine bestimmte Stelle zu erhalten.

Rekrutierung und Auswahl

Funktionsbeschreibungen sind oft die Grundlage für Stellenanzeigen. Sie dienen als Leitfaden für die Personalsuche online und Auswahl von Kandidaten. Dem  Rekrutierungsteam helfen sie, die Eignung der Bewerber für die Position zu beurteilen, und geben potenziellen Kandidaten ein klares Verständnis der Jobanforderungen.

Leistungsbeurteilung

Die in der Funktionsbeschreibung festgelegten Aufgaben und Verantwortlichkeiten bieten eine Grundlage für die Leistungsbeurteilung. Sie ermöglichen es dem Management, die Leistung eines Mitarbeiters objektiv zu bewerten und Entwicklungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Personalentwicklung

Funktionsbeschreibungen können als Werkzeug für die berufliche Weiterentwicklung und Schulung verwendet werden. Sie identifizieren die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen für eine Position, was bei der Planung von Schulungsprogrammen oder der Identifizierung von Aufstiegsmöglichkeiten hilfreich sein kann.

Organisationsstruktur und -planung

Funktionsbeschreibungen tragen zur Klärung der Organisationsstruktur bei. Sie definieren, wie eine bestimmte Position in das größere Organigramm passt, und können bei der Planung von Abteilungszielen und der Zuweisung von Ressourcen nützlich sein.

Durch die Erreichung dieser Ziele tragen Funktionsbeschreibungen zur Effizienzsteigerung im Unternehmen und Effektivität einer Organisation bei. Sie sind ein wichtiges Instrument im modernen Personalmanagement.

Funktionsbeschreibung Muster: So sieht der typische Aufbau aus

Eine typische Funktionsbeschreibung könnte folgende Elemente enthalten:

• Titel der Position
• Abteilung und Hierarchie
• Zusammenfassung der Position
• Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
• Qualifikationen und Fähigkeiten
• Berichtsstruktur
• Arbeitsbedingungen
• Vergütung und Leistungen

Beispiel

Funktionsbeschreibung: Marketing Manager

Abteilung: Marketing

Zusammenfassung der Position: Verantwortlich für die Planung und Umsetzung von Marketingstrategien zur Steigerung der Markenbekanntheit und des Umsatzes.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Entwicklung und Umsetzung von Marketingplänen
• Koordination von Marketingkampagnen
• Analyse von Markttrends und Anpassung der Strategien
• Budgetverwaltung

Qualifikationen und Fähigkeiten:

• Bachelor-Abschluss in Marketing oder verwandtem Bereich
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Marketing
• Starke Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrung mit digitalen Marketingtools

Berichtsstruktur: Berichtet direkt an den Direktor für Marketing.

Arbeitsbedingungen: Büroumgebung, gelegentliche Reisen erforderlich.

Vergütung und Leistungen: Jahresgehalt von 60.000 bis 80.000 Euro, je nach Erfahrung, plus Bonus.

Hier finden Sie ein Funktionsbeschreibung-Muster direkt zum herunterladen!

Wer erstellt eine Funktionsbeschreibung?

Die Erstellung einer Funktionsbeschreibung ist oft eine gemeinschaftliche Anstrengung, die verschiedene Stakeholder innerhalb einer Organisation involvieren kann. Hier sind einige der Hauptakteure, die normalerweise an der Erstellung beteiligt sind.

Personalabteilung (HR)

Die Personalabteilung spielt oft eine zentrale Rolle bei der Erstellung und Überarbeitung von Funktionsbeschreibungen. Sie stellt sicher, dass die Beschreibungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und -zielen stehen und dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Abteilungsleiter und Vorgesetzte

Die Führungskräfte und Manager, die direkt mit der betreffenden Position zu tun haben, sind oft am besten in der Lage, die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren. Sie können wertvolle Einblicke in die Fähigkeiten und Qualifikationen geben, die für die Position erforderlich sind.

Aktuelle Stelleninhaber

Mitarbeiter, die derzeit eine ähnliche oder identische Rolle ausüben, können ebenfalls wertvolle Beiträge zur Funktionsbeschreibung liefern. Sie können aus erster Hand Informationen über die täglichen Aufgaben und Herausforderungen der Position bieten.

Geschäftsführung

In einigen Fällen kann die Geschäftsführung oder das obere Management in den Prozess einbezogen werden, insbesondere wenn die Position strategische Bedeutung für das Unternehmen hat.

Externe Berater

Manchmal ziehen Unternehmen externe HR-Berater oder Fachexperten hinzu, um sicherzustellen, dass die Funktionsbeschreibung den Branchenstandards entspricht und alle relevanten Qualifikationen und Fähigkeiten abdeckt.

Gemeinsamer Prozess

In vielen Fällen ist die Erstellung einer Funktionsbeschreibung ein iterativer Prozess, der Feedback von verschiedenen Stakeholdern erfordert. Es kann mehrere Überarbeitungen und Anpassungen geben, bevor die endgültige Version genehmigt wird.

Durch die Einbeziehung verschiedener Perspektiven kann eine umfassende, klare und effektive Funktionsbeschreibung erstellt werden, die sowohl den Bedürfnissen der Organisation als auch denen der Mitarbeiter gerecht wird.

Fazit

Eine gut durchdachte Funktionsbeschreibung ist ein unverzichtbares Werkzeug im modernen Arbeitsumfeld und ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie schafft Klarheit, unterstützt den Rekrutierungsprozess und bietet eine Grundlage für die Leistungsbeurteilung und berufliche Entwicklung. Durch die Beachtung der oben genannten Bestandteile können Unternehmen effektive und nützliche Funktionsbeschreibungen erstellen.

Wenn Sie sich dazu entschließen, Funktionsbeschreibungen in Ihrem Unternehmen neu einzuführen, ist es wichtig, mit jedem einzelnen Mitarbeiter ein persönliches Gespräch zu führen und dabei über die jeweils individuellen Funktionen zu sprechen. Hier nützt kein Gruppenmeeting. Jedem Mitarbeiter sollte klar werden, was genau von ihm gefragt ist – nicht die Aufgaben, sondern konkrete Fähigkeiten wie Empathie, analytisches Verständnis oder gute Kommunikationsfähigkeit. Führungskräfte können sich bei den Gesprächen gerne von der Personalentwicklungsabteilung – falls es diese gibt – unterstützen lassen.