Recruiting für Unternehmen: Das kosten Headhunter und Personalvermittler

Headhunter Kosten | TechMindsDie deutsche Wirtschaft ist mehr denn je gebeutelt von einem immer weiter steigenden Fachkräftemangel – ohne wirklich Aussicht auf Besserung zu haben. An allen Ecken und Enden fehlen hochqualifizierte Arbeiter, die einen reibungslosen Ablauf in Unternehmen und somit deren wirtschaftlichen Erfolg sichern.

Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) von 2021 ist der Fachkräftemangel bei Hochqualifizierten wieder über dem Vor-Corona-Niveau. Während der Pandemie sah es zunächst ganz danach aus, als sei die Fachkräftelücke rapide zurückgegangen: Von 347 484 fehlenden Fachkräften im Februar 2020 hat sich mangelndes Fachpersonal bis Juni 2020 um 48 Prozent verringert – also fast halbiert. Seitdem steigen die Zahlen allerdings wieder unaufhaltsam: Auf Meister- und Bachelor-Niveau ist die Quote im ersten Halbjahr 2021 bereits wieder auf 90,2 Prozent des Vor-Corona-Niveaus angewachsen. Bei Arbeitskräften mit Master und ähnlicher Qualifikation ist der Fachkräftemangel im Mai 2021 sogar bereits wieder höher als vor der Pandemie (101,3 Prozent). Das Problem: Der Renteneintritt der Babyboomer-Jahrgänge, der in den nächsten Jahren schleichend seinen Lauf nehmen wird, dürfte das Fachkräfteproblem weiter verstärken.

Fachkräftelücke bei Hochqualifizierten | TechMinds

Die Frage lautet nun: Wie kommen Sie als Unternehmer an qualifiziertes Personal? Ihr Ausweg aus monatelang vakant bleibenden Positionen sind Headhunter und Personalvermittler. Diese begeben sich für Sie auf die Suche nach Fach- und Führungskräften. Wie jede Dienstleistung ist natürlich auch diese nicht umsonst. Wir verraten Ihnen, welche Kosten für Headhunter und Personalvermittlung dabei auf Sie zukommen, welche verschiedenen Vergütungsmodelle in der Branche üblich sind, wenn Sie einen Headhunter engagieren und aus welchen Modulen sich die Kosten für Personalvermittlung oder Headhunter überhaupt ergeben. Und: Worin besteht eigentlich der Unterschied zwischen Headhunting und Personalvermittlung?

Definition Headhunting vs. Personalvermittlung

Headhunter und Personalvermittler haben ein großes gemeinsames Ziel: neues Personal für Ihr Unternehmen zu finden. Beide Berufsgruppen sind somit dem Bereich der Personaldienstleister zuzuordnen und werden von Ihnen als Unternehmer beauftragt. Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Teils erhalten Sie als Auftraggeber jedoch unterschiedliche Dienstleistungen, die sich voneinander unterscheiden.

Eine Personalvermittlung ist Ihr Ansprechpartner, wenn Sie Mitarbeiter für alle Berufe und Karrierestufen suchen. Allerdings kümmern sich Personalvermittlungen nur in sehr seltenen Fällen auch um Spezialisten und Führungskräfte. In der eigenen, selbst aufgebauten Datenbank, mit Stellenanzeigen sowie in externen Business Netzwerken finden Personalvermittler passende Kandidaten: Anhand der Stellenbeschreibung des Auftraggebers können sie darin nach einem ‚Perfect Match‘ suchen.

Wenn Sie eine schwer besetzbare Position in Ihrem Unternehmen haben oder eine hochqualifizierte Führungskraft suchen, sind Sie bei einem Headhunter richtig. Headhunting lohnt sich, wenn die Personalbeschaffung für Sie als Unternehmer sehr schwer und nur wenig erfolgversprechend ist. Das Klientel, das für Ihre vakante Position in Frage kommt, sucht meist nicht aktiv nach einer neuen Stelle und muss so über Netzwerke oder direkt angesprochen werden. Gemeinsam mit Ihnen als Auftraggeber erstellen Headhunter ein Anforderungsprofil Ihrer potenziellen Kandidaten und begeben sich dann auf die Direktsuche. Headhunter arbeiten deshalb nicht mit klassischen Stellenanzeigen, sondern überlegen, wo genau die gesuchten Fachkräfte momentan arbeiten könnten. Anhand dessen erstellt der Personalberater eine Zielfirmenliste und ruft bei den jeweiligen Unternehmen verdeckt an, um interessanten Kandidaten ein Jobwechsel-Angebot zu unterbreiten. In Zeiten von New Work und Arbeit 4.0 werden v.a. soziale Business-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing für die Suche hochqualifizierter Fach- und Führungskräfte immer relevanter. Natürlich finden Headhunter zudem in den eigenen Netzwerken möglicherweise passende Kandidaten.

Wie unterscheiden sich die beiden Personaldienstleistungen?

Der größte Unterschied zwischen Headhunter und Personalvermittler ist der jeweilige Aufgabenbereich. Oftmals werden die Begriffe jedoch synonym verwendet.

Während sich Personalvermittlungen hauptsächlich um einfacher zu besetzende Positionen kümmern, werden Headhunter mit komplizierten vakanten Stellen betraut. Im Headhunting werden also vermehrt hochqualifizierte und spezialisierte Fach- und Führungskräfte – auch auf Managementebene – gesucht. Personalvermittler fungieren dagegen mehr als Schnittstelle zwischen unternehmensinternen Personalverantwortlichen und potenziellen Kandidaten.

Aber auch die Kosten für Headhunter und Personalvermittler unterscheiden sich: Im Vergleich zur Personalvermittlung kosten Headhunter meist mehr, da sie wichtigere und aufwändigere Positionen besetzen müssen – in stärker umkämpften Märkten. Höhere Headhunter-Kosten für Unternehmen lohnen sich aber auch, da sich Headhunter nicht nur auf die Suche nach potenziellem Personal machen, sondern über komplizierte Eignungstests, Potenzialanalysen, Dokumentenprüfung und vieles mehr den gesamten Werbungsprozess bis zur erfolgreichen Vermittlung – und teilweise auch noch danach – betreuen.

Headhunter kosten Unternehmen mehr, da sie absolute Experten auf ihrem Gebiet sind. Meist haben Ihre Berater langjährige Berufserfahrung in der jeweiligen Branche und so wertvolles Insiderwissen sowie ein großes, gefestigtes Netzwerk. Im Gegensatz zu Personalvermittlern haben Headhunter zudem einen verstärkt verantwortungsvollen Job, für den es absolute Objektivität, Diskretion und Vertrauen braucht. Das wirkt sich selbstverständlich auch auf die Kosten eines Headhunters aus.

Das kosten Personalvermittler und Headhunter: Verschiedene Vergütungs- und Honorarmodelle, die Sie kennen sollten.

Damit Sie abschätzen können, welche Kosten für Headhunter oder Personalvermittlungen auf Ihr Unternehmen zukommen, stellen wir Ihnen die gängigsten Vergütungs- und Honorarmodelle vor:

Honorar-Berechnung: 1. Prozentuale Kosten für Personalvermittlung oder Headhunter

Dier meisten Headhunter und Personalvermittlungen rechnen über ein prozentuales Honorar ab. Dieses basiert auf dem angesetzten Bruttojahresgehalt der vakanten/besetzten Stelle. Dabei werden übrigens auch vertraglich geregelte Prämien und Boni des vermittelten Mitarbeiters mit eingerechnet. Sie als Auftraggeber können mit Headhunter-Kosten von etwa 25 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts rechnen – je nach Agentur. Sie können abhängig von der Stelle mit einem Honorar zwischen 15.000.- und 60.000.- EUR rechnen. Internationale Top-Personalberatungen für Führungskräfte verlangen teils ein Mindesthonorar von 40.000.- EUR.

Die Höhe des prozentualen Tarifs wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst:

  • Die Personalvermittlungsagentur: Handelt es sich um eine Agentur, die sämtliche Branchen und Positionen bedient, oder um eine Agentur, die sich auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert hat? Handelt es sich um einen Personalvermittler oder einen Headhunter?
  • Die vakante Stelle: Wie schwer ist die Vankanz in Ihrem Unternehmen zu besetzen? Handelt es sich um einen hochtechnischen Beruf oder ist ein eher allgemeines Berufsbild gefordert?
  • Das Kandidaten-Profil bzw. die Wichtigkeit der Stelle: Welche Art von Position soll in Ihrem Unternehmen besetzt werden? Suchen Sie einen Berufseinsteiger oder Personal für das Top-Management?
  • Umfang des Recruitings und Anspruch der Stelle: Wie viele Kandidaten muss Ihr Headhunter oder Personalvermittler akquirieren? Welches Know-how ist notwendig? Wie umfangreich ist die Vorselektion/Eignungsdiagnostik der Kandidaten? Suchen Sie nur einen neuen Mitarbeiter oder stellen Sie eventuell auch ein neues Team zusammen?

An diesen Faktoren orientiert sich dann der Prozentsatz, den Ihr Personalberater für die Kosten seiner Dienstleistungen veranschlagt. Vorteil: Sie zahlen nur in Abhängigkeit vom „Wert“ des Kandidaten, den Sie einstellen. Verdient der letztlich eingestellte Kandidaten weniger als ursprünglich kalkuliert, fallen die Headhunter- und Personalvermittlungs-Kosten ebenfalls geringer aus.

Es gibt auch Nachteile dieses Modells:

Für Sie als Auftraggeber ist die (1) schwierige Budgetierung ein Nachteil des Prozent-Modells, denn: Die kompletten Kosten stehen erst dann fest, wenn Sie mit Ihrem zukünftigen Mitarbeiter das finale Jahresgehalt ausgehandelt haben. Vorab können Sie die Kosten für Personalberatung also nur grob kalkulieren und in Ihrem Unternehmensbudget berücksichtigen.

Es kann sein, dass Sie an ein (2) schwarzes Schaf der Branche geraten, das Ihnen möglichst hohe Personalvermittlungs- und Headhunter-Kosten anhängen will. Manche Headhunter coachen deshalb potenzielle Kandidaten zum Thema Gehaltsverhandlung – natürlich nicht ganz uneigennützig oder schlagen Kandidaten mit möglichst hohen Gehältern vor. Je höher der Bewerber sein Zielgehalt aushandeln kann, desto höher fällt dann auch das Vermittlungshonorar des Headhunters aus. Daher ist Vertrauen beim prozentualen Honorarmodell sehr wichtig.

Honorar-Berechnung: 2. Vergütung nach Pauschaltarif

Die meisten Headhunter oder Agenturen sind aufgeschlossen gegenüber einem Fixpreis für Ihren Suchauftrag. Darin sind dann alle Aufwandskosten enthalten und Sie wissen schon im Voraus, mit welchen Headhunter-Kosten oder Personalvermittlungs-Kosten Ihr Unternehmen rechnen muss, wenn es zur Einstellung kommt. Die jeweilige Summe orientiert sich dabei in der Regel ebenfalls am zu erwartenden Jahresgehalt des Kandidaten und einem entsprechend prozentualen Honorar des Headhunters.

Der Pauschaltarif hat hinsichtlich der Kosten für Headhunter und Personalvermittler folgende Vorteile:

Pauschale Kosten für Headhunter sind zudem (1) ideal für die Budgetplanung des Unternehmens. Bereits vor der Vertragsunterzeichnung können Sie sich sicher sein, dass im Erfolgsfall eine fest vereinbarte Summe zu zahlen ist. So wissen Sie genau, welche Ausgaben auf Sie zukommen und können bestens informiert Entscheidungen treffen sowie das Budget für die Personalsuche fixieren.

Ein essentieller Vorteil des Pauschaltarifs ist außerdem die Möglichkeit, das vorgesehene (2) Gehalt der vakanten Position ohne Konsequenzen zu erhöhen oder teurere Kandidaten einzustellen. Wenn Sie mit Ihrem Headhunter ein prozentuales Vergütungsmodell vereinbaren, wird dieser bei Anpassung des Gehalts mit erhöht. Der Fixpreis gibt Ihnen also deutlich mehr Spielraum, um beispielsweise die Attraktivität der zu besetzenden Position durch eine Gehaltserhöhung zu verstärken – ohne, dass auch die Headhunter-Kosten für Ihr Unternehmen in die Höhe schnellen.

Zudem können Sie sich bei einer pauschalen Vergütung sicher sein, dass die Profile potenzieller Kandidaten wirklich aufgrund ihrer Kompetenzen, Referenzen und Erfahrungen ausgewählt werden und nicht wegen irrsinnig hoher Gehaltsvorstellung und der Headhunter dadurch mehr verdient. Ein Pauschaltarif sichert Ihnen als Unternehmer somit eine (3) Qualitätsgarantie für die Personalsuche.

Nachteil pauschaler Kosten für Headhunter oder Personalvermittler: Wenn der neue Mitarbeiter weniger verdient als Sie vorher veranschlagt haben, kann es sein, dass Sie mit dem pauschalen Vergütungsmodell einen schlechten Deal gemacht haben und mit einer prozentualen Lösung günstiger weggekommen wären.

Honorar-Fälligkeit: 1. Der Honorarvorschuss (retainer fee)

Das retainer fee-Modell ist vor allem für hochwertige Personalvermittlungsagenturen oder Headhunter bei der Suche nach Spezialisten und Führungskräften geeignet, die gezielt Ressourcen für Ihr Projekt zur Verfügung stellen. Die Vorabzahlung kann entweder in einem klassischen Drittel-Modell oder aber dem 50/50-Modell veranschlagt werden.

  • Das Drittel-Modell (3 Raten) basiert darauf, dass die Kosten für Headhunter und Personalvermittler in drei Etappen zu etwa gleichen Teilen, also jeweils 33 Prozent ausgezahlt werden. Meist wird nach der Auftragserteilung das erste Drittel ausbezahlt, sozusagen als ‚Auftragsgebühr‘, um bereits vorab einen Teil der Kosten zu decken. Das zweite Drittel ist dann nach der Präsentation Kandidaten-Shortlist (Shortlistgebühr) fällig und der letzte Ratenteil nachdem Sie als Auftraggeber einen der vorgestellten Kandidaten einstellen (Abschlussgebühr).
  • Eine Variante des Drittel-Modells (2 Raten) ist eine Auftragsgebühr zum Start der Zusammenarbeit (z.B. 5.000.- EUR oder ein Prozentsatz des Honorars) und eine Abschlussgebühr bei erfolgreicher Vermittlung.
  • Ähnlich funktioniert das 50/50-Modell: Dort wird die Hälfte der Personalberatungs-Kosten bei der Auftragserteilung bezahlt, die zweite Hälfte nach Einstellung einer der präsentierten, qualifizierten Kandidaten. Rechnet der Headhunter oder Personalvermittler prozentual ab, dann wird die jeweils letzte Rate an das verhandelte Jahresgehalt angepasst.
  • Der monatliche Retainer kommt einer Abrechnung nach Zeitaufwand nahe. Dabei zahlt der Auftraggeber dem Headhunter monatlich eine pauschale Gebühr (z.B. 3% des erwarteten Jahresgehalts), bis die Suche entweder abgebrochen oder mit einer erfolgreichen Vermittlung abgeschlossen wird. Im Erfolgsfall ist dann eine Vermittlungsgebühr abzüglich der bereits gezahlten Raten zu zahlen.

Die retainer fee hat zwei große Vorteile: Erstens wird die (1) Suche so immer teilfinanziert, das heißt, Ihr Headhunter hat so die Möglichkeit, weitaus mehr Ressourcen, Tools und Kommunikationskanäle zu nutzen, um einen passenden Kandidaten für Ihre Vakanz zu finden, als es bei einem rein erfolgsbasierten Zahlungsmodell möglich wäre. Bei fehlendem Erfolg stehen Headhunter in der Verantwortung, darzulegen, dass alle nötigen Mittel zum Einsatz gekommen sind. Ein weiterer Vorteil ist zudem (2) die Ratenzahlung: Sie als Auftraggeber müssen nicht die gesamten Headhunter-Kosten auf einen Schlag bezahlen, sondern können entspannt über einen gewissen Zeitraum die Raten begleichen.

Dennoch hält der Honorarvorschuss auch einige Nachteile bereit. Als Auftraggeber können Sie sich zwar auf die Mittelpflicht verlassen, (1) eine Ergebnispflicht gibt es für Headhunter aber nicht. Es gibt für Sie keine Garantie, dass Ihr Suchauftrag erfolgreich beendet wird. Zudem wechseln bereits (2) im Vorfeld beträchtliche Summen den Besitzer – direkt nach der Auftragsvergabe. Das kann für Unternehmen problematisch werden. Auch (3) fehlende Erstattungsfähigkeit der Anzahlung ist ein Manko der retainer fee: Falls der Headhunter keine Shortlist mit passenden Kandidaten erstellen kann, ist die Anzahlung verloren. Kritisch ist dazu die (4) zweite Zahlung, die nur dann erstattungsfähig ist, wenn nachzuweisen ist, dass der Personalvermittler nicht alle Mittel eingesetzt hat.

Honorar-Fälligkeit: 2. Das Erfolgshonorar (Contigency)

Beim Erfolgshonorar-Modell werden die Kosten für Headhunter und Personalvermittlung erst nach der erfolgreichen Erfüllung des Auftrags ausbezahlt. Früher kam dieses Vergütungsmodell bei eher großen Agenturen zum Einsatz, da ein großes Netzwerk benötigt wird. Heute können dank Social Media, verschiedenen Job-Plattformen usw. auch kleinere, spezialisierte Unternehmen auf Erfolgsbasis vermitteln.

Teilweise ist es in manchen Agenturen üblich, eine kleine Anzahlung von 1000 bis 3000 Euro zu tätigen, um die Kosten zu decken, die zum Anschub des Recruitingprozesses nötig sind. Mit der Anzahlung wird auch symbolisch das gegenseitige Engagement besiegelt. Das restliche Honorar wird dann bei erfolgreichem Abschluss des Auftrags ausbezahlt.

Werden Ihre Headhunter-Kosten prozentual berechnet, wird der Betrag an das verhandelte Bruttojahresgehalt des neuen Mitarbeiters angepasst. Wann genau ein Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist, kann sich an verschiedenen Terminen orientieren und muss vertraglich festgehalten werden:

  • Der Tag, an dem der Arbeitsvertrag des neuen Mitarbeiters von beiden Seiten unterzeichnet wurde.
  • Der Tag des Stellenantritts.
  • Der Tag, der das Bestehen der Probezeit markiert.

Ein Vorteil für Sie als Auftraggeber ist die (1) Entlohnung, die an einen erfolgreichen Auftrag gekoppelt ist. Sie bezahlen also nur, wenn auch tatsächlich ein qualifizierter und zu Ihrem Unternehmen passender Kandidat gefunden und eingestellt wird.

Allerdings birgt das Contigency-Modell auch Nachteile für Sie. Wenn Ihr Headhunter Kosten über das prozentuale Honorar berechnet, können die (1) Endkosten extrem hoch ausfallen. Zudem nehmen Agenturen, die auf Erfolgsbasis arbeiten, oft mehr Aufträge gleichzeitig an und bieten Kandidaten bei mehreren Kunden an, damit sie ihre laufenden Kosten decken können. Im Gegensatz zu Agenturen, die unabhängig von einer Erfolgsklausel mit einem Einkommen rechnen können, (2) mangelt es bei erfolgsbasierten Agenturen meist an Qualität. Nicht nur die Beziehung zu Ihnen als Auftraggeber leidet unter enormem Zeitmangel, oft wird auch die Auswahl der Kandidaten davon negativ beeinflusst. So kann es vorkommen, dass die Qualifikationen und der Cultural Fit nur unzureichend in Augenschein genommen werden und so kein ‚Perfect Match‘ zu Stande kommt. Manchmal werden zudem Profile möglicher Kandidaten einfach präsentiert, ohne dies mit den Kandidaten abzusprechen und vorab ihre Eignung zu überprüfen.

Damit Sie schon vorab kalkulieren können, mit welchen Headhunter- oder Personalvermittlungs-Kosten Sie rechnen müssen, stellen wir Ihnen im Folgenden verschiedene Faktoren vor, die die Kosten maßgeblich beeinflussen.

Headhunter-Kosten: Welche Faktoren beeinflussen den Preis?

Wie hoch die Kosten und der Schwierigkeitsgrad für die Personalberatung für Ihr Unternehmen werden, ist abhängig von sechs verschiedenen Aspekten:

#1 Die Wichtigkeit und Spezialisierung der Position

Wesentlicher Einflussfaktor ist die Sensibilität, Spezialisierung und Wichtigkeit der Stelle in Ihrem Unternehmen. Denn je wichtiger oder dringlicher eine zu besetzende Stelle ist, desto mehr Know-how und Ressourcen benötigt der Headhunter. Besonders wenn es um wichtige Schlüsselrollen und Führungspositionen geht, ist besondere Diskretion, gezielte Eignungsidagnostik und eine besondere Kompetenz seitens des Personalberaters erforderlich. Mit der Besetzung solcher Vakanzen werden in der Regel nur ausgezeichnete, spezialisierte Personalberatungen mit viel Erfahrung und Branchen-Know-how betraut. Berater bringen dabei oft selbst Berufserfahrung oder eine Ausbildung in dem jeweiligen Gebiet mit. Entsprechend teurer ist eine solche Personalberatung.

Für spezialisierte Profile im Tech-Bereich, die ein besonderes Verständnis und Know-how benötigen oder wichtige Positionen im Management, die eine hohe Vertrauenswürdigkeit der Personalberatung verlangen: Für solche Aufträge kommen nur Spezialisten und Top-Personalberatungen, gerne auch Boutique-Personalberatungen in Frage. In diesem Umfeld ist eine Provision von ca. 30% des Jahresgehalts des vermittelten Kandidaten üblich und kann bei entsprechend hohen Gehältern zu hohen Vermittlungskosten führen. Qualität hat wie überall auch hier ihren Preis.

Je höher Ihre Anforderungen an potenzielle neue Mitarbeiter sind, desto höher fallen selbstverständlich auch die Kosten für die Personalvermittlung aus. Headhunter suchen nach genau jenen Qualifikationen, die Sie als besonders relevant für die Vakanz angeben: Egal ob technisches Wissen, Führungserfahrung oder eine spezielle Branchenkompetenz – je weiter Sie mit Ihren Anforderungen ins Detail gehen, desto kleiner wird die Auswahl potenzieller Kandidaten. Andererseits erhalten Sie mit einem möglichst detaillierten Profil auch die höchste Wahrscheinlichkeit, einen passenden Mitarbeiter zu finden.

#2 Die Attraktivität der Vakanz und Ihres Unternehmens

Headhunter-Kosten stehen in starker Abhängigkeit zur Attraktivität Ihrer Vakanz. Je nachdem, wie es in Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle mit Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, den Verantwortungsbereichen und Arbeitsbedingungen aussieht, kann eine Stelle früher oder später vermittelt werden. Muss Ihre neue Fach- und Führungskraft unentgeltliche Überstunden schieben? Gibt es nur selten die Gelegenheit, befördert zu werden? Ist Ihr Office neu und bestens ausgestattet, oder ärgern sich Mitarbeiter über veraltete Räumlichkeiten und Gerätschaften? Werden Möglichkeiten für Remote-Arbeit und min. 30 Tage Urlaub geboten? Mit sinkender Attraktivität der Stelle steigen die Personalvermittlungs-Kosten. Einziger Ausweg: eine Top-Entlohnung.

Einfluss auf die Gesamtkosten der Personalvermittlung für Ihr Unternehmen nimmt natürlich auch das Zielgehalt Ihres potenziellen neuen Mitarbeiters. Wenn Sie für die vakante Position nur eine relativ unattraktive, geringe Entlohnung vorgesehen haben, werden hochspezialisierte Fach- und Führungskräfte – und im Endeffekt auch Ihr Headhunter – nur wenig angetan sein. Schlecht bezahlte Positionen sind wie ein Klotz am Bein und treiben so unumgänglich den Aufwand und die Kosten der Personalvermittlung in die Höhe. Zudem achten Fach- und Führungskräfte auf Mitarbeiter-Benefits: Welche Leistungszulagen und Sachbezüge sehen Sie für Ihre Professionals im Unternehmen vor? Gibt es beispielsweise einen Dienstwagen oder Vergünstigungen für das Mittagessen?

Nicht zuletzt beeinflusst auch der Arbeitsort mögliche Headhunter-Kosten. Ihr Unternehmen befindet sich in der näheren Umgebung zu einer größeren Stadt? Dann kann Ihr Recruiter möglicherweise relativ zügig einen passenden Kandidaten für Ihre Vakanz finden als im dörflichen Umfeld. Ihr Standort ist gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar und zudem in einem attraktiven Stadtviertel situiert? Auch diese Faktoren beeinflussen die Standortattraktivität, die Vermittlungsoptionen und somit die Gesamtkosten der Personalberatung.

Ausschlaggebend für die Höhe der Headhunter-Kosten ist auch die Attraktivität Ihres Unternehmens. Denken Sie daran: Viele Fach- und Führungskräfte sind nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Stelle, sondern müssen durch das Überzeugungstalent Ihrer Personalvermittlung abgeworben werden. Je attraktiver Ihr Unternehmen, desto besser sind Ihre Chancen auf erstklassige Mitarbeiter. Allem voran zählt der Leumund Ihres Betriebes, denn: Wer arbeitet schon gerne für einen Betrieb, der keinen guten Ruf hat? Zudem entscheiden auch die Größe des Unternehmens und die Qualität dessen Produkte oder Services über die Attraktivität einer Position. Wird in Ihrem Betrieb Wert auf Innovation gelegt oder arbeiten Sie seit Jahrzehnten gleich? Wo positioniert sich Ihr Unternehmen am Markt? Sind Kunden oder Auftraggeber mit Ihren Leistungen zufrieden?

Headhunter kosten - Faktoren | TechMinds

TechMinds-Tipp: Achten Sie auf Garantien, die Ihnen Headhunter und Personalvermittlungsagenturen geben!

Wenn Sie als Auftraggeber zusätzliche Garantien von Ihrem Recruiter bekommen, zeigen sich anfallende Kosten eventuell nochmal in einem ganz anderen Licht.

Eine Nachbesetzungsgarantie ist eine sehr beliebte Klausel in Verträgen mit Headhuntern: Sie garantiert Ihnen als Unternehmer, dass tatsächlich ernsthaft nach passenden Kandidaten gesucht wird und bei möglichen Komplikationen – die auch die besten Personalvermittler nicht ausschließen können – an alles gedacht ist. Die Ersatzgarantie läuft in der Regel bis zum Ende der Probezeit des neuen Mitarbeiters. Sollte in dieser Zeit der Arbeitsvertrag von Seiten des Kandidaten beendet werden, kümmert sich Ihr Headhunter um adäquaten Ersatz. Da eine kostenlose Wiederholung des gesamten Suchprozesses die Rentabilität Ihres Recruiters stark beeinflusst, liegt es also im Interesse des Vermittlers, dass es zwischen Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter passt.

Fazit: Kosten Headhunter / Kosten Personalvermittlung

Die Kosten für Headhunter und Personalvermittlung für Ihr Unternehmen stehen immer in Abhängigkeit mit verschiedensten Faktoren. Vor der Auftragsvergabe sollten Sie das Für und Wider verschiedener Vergütungs- und Honorarmodelle abwägen, um eine möglichst genaue Vorstellung der entstehenden Kosten zu bekommen.

Eine Studie von Prof. Dr. Thorsten Petry (Hochschule RheinMain) aus dem Jahr 2015 zeigt, dass sich der Großteil (62 Prozent) der Recruiter hinsichtlich des Honorars am Zieleinkommen der zu besetzenden Position orientieren. Den zu erwartenden Aufwand für die Besetzung der Vakanz berücksichtigen lediglich 18 Prozent der Headhunter in ihrer Kostenschätzung. Dagegen ziehen 20 Prozent der Befragten eine Kombination aus Zieleinkommen und zu erwartendem Aufwand für ihre Berechnungen in Betracht. Durchschnittlich ergeben sich dadurch Headhunter-Kosten in Höhe von 25,5 Prozent des Jahreszieleinkommens der Vakanz. Auch der Zeitpunkt, wann das Honorar ausgezahlt wird, variiert stark: 63 Prozent der Befragten präferieren eine Auszahlung nach Projektfortschritt mit Erfolgsanteil kleiner oder gleich 50 Prozent, also beispielsweise die klassische Drittelregelung. Dagegen bevorzugen nur 12 Prozent eine Ratenzahlung nach Projektfortschritt mit Erfolgsanteil von mehr als 50 Prozent. Nach Zeitfortschritt rechnen 18 Prozent der Befragten ab, 7 Prozent verwenden ein anderes Zahlungsmodell.

Honorargestaltung von Headhuntern und Personalvermittlungen | TechMinds

Falls Sie gemeinsam mit Ihrem Headhunter oder Ihrer Personalvermittlung eine Vergütungsvariante auswählen können, empfehlen wir Ihnen einen Mittelweg aus Ratenzahlung und erfolgsbasiertem Honorar. Diese Form bietet eine faire Lösung und Risikoverteilung für beide Seiten: Sie als Auftraggeber sind abgesichert, dass Sie nicht 100 Prozent bezahlen müssen, wenn Sie keine entsprechende Leistung erhalten. Ihre Personalvermittlung sichert sich dagegen ab, dass nicht perfekte Arbeit geleistet wird und dann aufgrund von Änderungen auf Unternehmensseite (beispielsweise Hiring Freeze, interne Besetzung) keine Entlohnung erfolgt.

Florenz Klasen | TechMinds Personalberatung Team

AUTOR DES BEITRAGS

Florenz Klasen

Der gebürtige Hamburger, Florenz Klasen, studierte Wirtschaftsingenieurwesen in Hamburg und Birmingham. Zunächst arbeitete Herr Klasen im Projektmanagement des internationalen Tech-Konzerns NXP und als IT-Unternehmer in einem App-Startup, wo er Teams zum Erfolg führte.

Die TechMinds Personalvermittlung ist aus dieser Leidenschaft entstanden: Großartige Teams für zukunftsweisende Tech & IT Projekte zusammenzuführen. Herr Klasen wird Ihr zentraler Ansprechpartner & Headhunter rund um Ihre Personalsuche sein.

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