Headhunter vs. Personalvermittlung vs. Personalberatung Definition

headhunter-personalberatung-personalvermittlung-tmFehlende Mitarbeiter, unbesetzte Stellen, hohe wirtschaftliche Verluste – vor allem die IT- und Tech-Branche leidet seit Jahren unter dem enormen Fachkräftemangel. Professionelle Hilfe in der Not bieten mittlerweile zahlreiche Unternehmen im hochspezialisierten Bereich der Personaldienstleistungen: Personalberatung, Personalvermittlung und Headhunting kümmern sich um die kompetente Beschaffung von qualifiziertem Personal für ein Unternehmen. Während diese Bezeichnungen vor allem für Laien zunächst einen ähnlichen Hintergrund vermuten lassen, unterscheiden sich die unterschiedlichen Herangehensweisen und Methoden von Headhunter, Personalberatern und Personalvermittlern doch deutlich. Wie unterschiedlich die Definitionen von Personalvermittlung, Personalberatung und Headhunting sind und wie Sie die Dienstleister voneinander abgrenzen können, erfahren Sie diesem Beitrag.

Personalberatung vs. Headhunting vs. Personalvermittlung Definition: Wo liegt der Unterschied?

Wer versucht, die verschiedenen Bereiche der Personaldienstleister klar zu definieren, wird schnell scheitern, denn: Vielfach vermischen sich die Grenzen zwischen den jeweiligen Tätigkeitsfeldern. Eine exakte und einheitliche Definition von Personalvermittlern, Headhuntern und Personalberatern gibt es nicht. 

Da die Berufsfelder der Personaldienstleistungen nicht auf klassischen Studiengängen oder Ausbildungsberufen basieren, gibt auch das berufliche Fundament keinen Aufschluss über mögliche Unterschiede. ‚Personalberater‘ und ‚Headhunter‘ sind keine geschützten Begriffe, sondern können ohne Zertifikate und Zeugnisse geführt werden. In dieser Branche sind vor allem Quereinstiege aus dem akademischen Sektor üblich, etwa aus den Fachrichtungen Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Psychologie oder auch Informatik. Relevant ist hier weniger der Studiengang, sondern die individuelle Expertise, die der jeweilige Personaldienstleister mitbringt. Über Weiterbildungen und Seminare können Headhunter, Personalvermittler und Personalberater ihre Fähigkeiten weiter ausbauen. Gibt es also überhaupt Unterschiede zwischen Headhunting, Personalberatung und -vermittlung? 

Trotz zahlreicher Überschneidungen lassen sich dennoch konkrete Konzepte, Zugänge und Methoden bestimmen, die die jeweiligen Dienstleistungen differenzierter beschreiben und zumindest teilweise voneinander abgrenzen.

Headhunting: Aktive Kontaktaufnahme als Schlüssel zum Erfolg

Das wesentliche Merkmal der Tätigkeit eines Headhunters ist dessen Einsatzbereich. Die Arbeit eines Headhunters beginnt dort, wo die klassische Stellenanzeige sowie die vom Unternehmen selbst umgesetzten Rekrutierungsmaßnahmen enden. Headhunting basiert in der Regel auf einer aktiven Kontaktaufnahme. Dies bedeutet, dass der potenzielle Kandidat vorwiegend angeworben wird und sich in der Regel nicht selbst bei einem Unternehmen bewirbt.

Headhunter als Maßnahme gegen den Fachkräftemangel in Zeiten des digitalen Wandels  

Der Arbeitsmarkt befindet sich aktuell in einem Spannungsverhältnis zwischen zunehmender Digitalisierung und gleichzeitigem Fachkräftemangel. Zahlreiche Unternehmen sind auf der Suche nach Mitarbeitern mit hoher und spezifischer Qualifizierung und finden diese häufig nicht über eine klassische Stellenausschreibung.

Wenn die für die Personalrekrutierung einer Firma zuständigen Mitarbeiter im Suchprozess festgefahren sind, kommen Headhunter zum Einsatz. Sie werden von Unternehmen beauftragt und suchen nach passenden neuen Mitarbeitern – abseits der klassischen Recruiting-Methoden. Headhunter kontaktieren nicht nur geeignete Personen, die erkennbar auf Stellensuche sind, sondern auch jene, die sich aktuell in einem funktionierenden Beschäftigungsverhältnis befinden und nicht aktiv nach einer neuen Tätigkeit suchen.

Vor allem Social Media Plattformen bieten Headhuntern viele Möglichkeiten. Die wenigsten der dort aktiven Kandidaten informieren sich noch über den Stellenmarkt überregionaler Zeitungen. Vielmehr nutzen sie Online-Stellenbörsen und präsentieren sich und ihre individuellen Karrierestationen in verschiedenen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing. Diese Präsenz ermöglicht es Headhuntern, interessante Profile zu finden und aktiv zu kontaktieren. Innovative Möglichkeiten, die der digitale Wandel mit sich bringt, ermöglichen also sowohl Headhuntern als auch Kandidaten zusätzliche Optionen bei der Stellenvermittlung.

Headhunter-Strategie: Zugriff auf den verdeckten Stellenmarkt

Die besten Stellen werden oftmals nicht in den öffentlichen Karriereportalen ausgeschrieben, sondern werden über Netzwerkarbeit, persönliche Kontakte, Initiativbewerbungen oder Empfehlungen vermittelt. Headhunter erkennen interessante Kandidaten an einer Vielzahl von Präsenzmethoden, die einen Einblick in Fähigkeiten, Eigenschaften und Potential gewähren. Überzeugen kann beispielsweise ein erstklassig angelegtes Profil in einem sozialen Netzwerk, eine erhöhte Sichtbarkeit durch das Halten von Fachvorträgen oder die Teilnahme an branchenrelevanten Events. Viele Interessenten wenden sich darüber hinaus auch aktiv an renommierte Headhunter und lassen sich in eine Kartei für mögliche zukünftige Jobangebote aufnehmen.

Das A & O im Headhunting ist ein funktionierendes Netzwerk

Einer der wichtigsten Faktoren für ein funktionierendes Headhunting ist ein großes und weitverzweigtes Netzwerk. Im Idealfall finden Headhunter über diese jahrelang gewachsenen Strukturen den perfekten Kandidaten für die vom beauftragenden Unternehmen gewünschte Tätigkeit.

Während in den Anfangszeiten der Personaldienstleistungen nahezu ausschließlich hohe Management-Positionen im Fokus des Headhuntings standen, wird mittlerweile auch die Suche nach spezialisierten Fachkräften immer relevanter. Viele Fachkräfte sind jedoch bereits beruflich etabliert und häufig gar nicht an einer neuen Anstellung interessiert. In diesem Fall wird im Headhunting die sogenannte „Direct Search“ eingesetzt: Über die direkte Suche werden interessante Kandidaten unmittelbar angesprochen. Recherchiert der Headhunter nach einem für den Management-Bereich vorgesehenen Entscheidungsträger, ist von Executive Search’ die Rede, die Suche und Vermittlung von Führungskräften.

Hohe Anforderungen an Headhunter

Für ein effizientes Arbeiten im Bereich des Headhuntings sind präzise Branchenkenntnisse hilfreich. Deshalb ist es üblich, dass sich Headhunter entsprechend spezialisieren. Viele Headhunter kommen selbst aus der jeweiligen Branche oder sind zumindest in hohem Maße mit den zugehörigen Anforderungen vertraut.

Neben einer fachlichen Eignung sind auch verschiedene persönliche Eigenschaften für eine erfolgreiche Arbeit als Headhunter hilfreich: Gefordert sind – allem voran – eine erstklassige Menschenkenntnis und die Begabung, geeignete Kandidaten zu überzeugen, ohne sich dabei selbst in den Mittelpunkt zu stellen. Ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten, eine rasche Auffassungsgabe und eine systematische Arbeitsweise sowie analytisches Denken sind ebenfalls relevant. Obligatorische Eigenschaften sind im Headhunting nicht zuletzt auch Kritikfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.

Personalberatung: Mehr als einfache Personalbeschaffung

Eine Personalberatung hat zahlreiche unterschiedliche Aufgabenfelder. Diese überschneiden sich vielfach mit den Aufgabenbereichen von Personalvermittlung und Headhunting. Primär befasst sich die Personalberatung mit der Suche nach geeigneten Mitarbeitern für Unternehmen sowie der Entwicklung und Durchführung von Beratungsmaßnahmen, beispielsweise in Bezug auf die Personalbeurteilung, -entwicklung und -vergütung.

Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern durch eine Personalberatung findet auf dem offenen Stellenmarkt statt. Hierbei werden einerseits gezielt Stellen durch geeignete Anzeigen beworben und andererseits – wie im Headhunting – geeignete Kandidaten direkt angesprochen. Die Beratungsleistung von Personalberatungen findet beispielsweise vor dem Hintergrund von Firmenfusionen oder Restrukturierungen von Unternehmensprozessen statt.

Personalberatung vereint Unternehmensberatung mit Personalsuche

Firmen engagieren externe Personalberater mit dem erklärten Ziel, neue Fachkräfte und Top-Manager zu rekrutieren. Die positive Wirtschaftslage sowie die stetige Annäherung an eine deutschlandweite Vollbeschäftigung stellt hohe Herausforderungen an berufliche Tätigkeiten.

Es ist deshalb für viele Firmen sehr aufwendig, entsprechend qualifizierte Fachkräfte und zum Unternehmen passende Kandidaten zu finden. Personal, das sowohl hoch professionell auf die Anforderungen des Betriebs reagieren kann als auch die fachliche Kompetenz für die Arbeitsinhalte mitbringt, ist schwer zu finden.

Eine Personalberatung übernimmt dabei nicht nur das eigentliche IT-Recruiting, sondern erarbeitet, falls vom Kunden gewünscht, eine vollständige Planung des Personalbedarfs, um Ressourcen und Erfordernisse eines Unternehmens optimal unter einen Hut zu bringen.

Procedere von Personalberatungen

Auf der Suche nach qualifizierten Fachkräften stehen der Personalberatung unterschiedliche Wege offen.

Ganz klassisch gehört hierzu das Schalten von Anzeigen in relevanten Online-Jobportalen, aber auch in regionalen und überregionalen Printmedien. Darüber hinaus werden Kontakte zu Hochschulen und Ausbildungsinstituten gepflegt sowie Jobmessen besucht, um dort bereits potentielle Kandidaten ungezwungen kennenzulernen. Einen großen Anteil im Recruiting durch eine Personalberatung nimmt jedoch die Recherche in gängigen sozialen Netzwerken ein, denn auch Personalberater setzen inzwischen überwiegend auf Online-Personalsuche.

Ähnlich wie im Headhunting ist auch die Personalberatung auf ein komplexes Netzwerk aus vielseitigen Kontakten angewiesen. Eine hervorragende Branchenkenntnis ist ebenso wichtig wie eine exzellente Menschenkenntnis, um die beste Fachkraft für die gewünschte Position zu finden.

Hohe fachliche Expertise: Personalberater prüfen Kandidaten auf Herz und Nieren

Insbesondere bei der Besetzung von hohen Positionen müssen Personalberater in der Lage sein, die seitens des Unternehmens gewünschten Fähigkeiten und Fertigkeiten mit den tatsächlichen Erfahrungen und Qualifikationen des Kandidaten abzugleichen.

Viele Kandidaten verstehen sich darauf, herausragende Unterlagen zusammenzustellen und ihre Vita hoch professionell zu gestalten. Oftmals lässt sich die tatsächliche Übereinstimmung von Kandidat und dessen Profil erst im Vorstellungsgespräch oder Assessment Center erkennen.

Als Personalberatung gilt es hier zu prüfen, ob die Persönlichkeit des Kandidaten und sein individuelles Auftreten zur offerierten Stelle und vor allem zum Unternehmen selbst passen. Dementsprechend nehmen an den relevanten, ausschlaggebenden Auswahlgesprächen nicht nur die zuständige Fachkraft des Unternehmens teil, sondern auf Wunsch auch der Personalberater.

Personalberater-Strategien für die Personalbeurteilung

Eine konstruktive Beurteilung von Mitarbeitern ist essentiell für ein Unternehmen, dessen Personalentwicklung und die grundsätzliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Um bei Beurteilungsmaßnahmen einen objektiven Blick von außen gewährleisten zu können, werden hierfür häufig externe Personalberater eingesetzt. Diese entwickeln verschiedene Strategien und Instrumente für die Beurteilung, analysieren dabei Eigenschaften, Ziele, Resultate sowie Verhalten und berechnen anhand von personaldiagnostischen Verfahren den bestmöglichen Einsatz des Personals für künftige Aufgaben.

Die entwickelten Maßnahmen können für viele Zwecke verwendet werden, etwa zur Bewerberbeurteilung, für geplante Personalentscheidungen, im Rahmen einer Eingruppierung oder Beförderung sowie als Feedback-Grundlage. Unabdingbare Voraussetzungen für den gesamten Bewertungsprozess durch eine Personalberatung sind Transparenz und gegenseitige Wertschätzung. In Unternehmen mit Betriebsrat sollte dieser aktiv in das Consulting der Personalberatung eingebunden werden, um eine gute Unternehmenskultur und -kommunikation zu unterstützen.

Personalvermittlung: Definition, Aufgaben, Ziele

Die begriffliche Definition der ‘Personalvermittlung’ ist seit 1994 deutschlandweit fest etabliert und bezieht sich auf alle beruflichen Gruppierungen und sehr vielfältige Arbeitsfelder. Im privaten Bereich agieren Personalvermittler als Makler und werden hinsichtlich des Vertragsrechts auch so eingestuft.

Eine Personalvermittlung verfolgt laut Definition das Ziel, einen vertraglichen Abschluss für den jeweiligen Auftraggeber zu erwirken. Dabei kann es sich sowohl um ein Unternehmen handeln, das einen Mitarbeiter sucht, als auch um eine Privatperson, die eine Anstellung sucht. Häufig werden die Begriffe ‘Personalvermittlung’ und ‘Personalberatung’ synonym verwendet, da es keine offizielle definitorische Unterscheidung gibt.

Personalvermittlung: Das Prinzip der Erfolgsbasis

Während Headhunter und Personalberater in der Regel auch erfolgsunabhängig bezahlt werden, ist in der Personalvermittlung die Zahlung einer Provision meist nur dann üblich, wenn es tatsächlich zu einer erfolgreichen Stellenbesetzung kommt. Das liegt an der Art der Beauftragung. Die Personalberatung findet beispielsweise auf Mandatsbasis statt. Das Honorar wird somit für die geleistete Tätigkeit im Sinne eines Arbeitsaufwands gezahlt. Zusätzlich wird jedoch häufig eine Erfolgszahlung vereinbart.

Ein Personalvermittler wird hingegen nicht nach Aufwand seiner Tätigkeit entlohnt, sondern ausschließlich bei Erfolg. Wird die vakante, zu besetzende Stelle nicht vermittelt, kommt es zu keiner Honorarzahlung oder in seltenen Fällen zu einer drastisch reduzierten Entlohnung. Hierin liegt ein markanter Unterschied zwischen der Definition der Personalvermittlung im Gegensatz zum Headhunting oder der Personalberatung.

Grundlegende Ziele der Personalvermittlung

Das primäre Ziel in der Personalvermittlung ist die Zusammenführung von Kandidat und Arbeitgeber. Zu diesem Zweck teilen Unternehmen alle Details einer Stellenausschreibung dem Vermittler mit und beauftragen ihn, optimal geeigneten Kandidaten zu finden. Somit nimmt der Personalvermittler die Funktion eines Mittlers zwischen beiden Parteien ein.

Das Unternehmen hat auf diese Weise die Möglichkeit, die zeitintensive Rekrutierung von passenden Kandidaten auszulagern und auf die objektive Expertise einer Personalvermittlung zurückzugreifen. Ein Personalvermittler sammelt eine Vorauswahl an potenziell geeigneten Kandidaten – die eigentliche Auswahl trifft dann grundsätzlich das Unternehmen selbst.

Personalvermittlung arbeitet für Kandidaten und Unternehmen

Nicht immer wird ein Personalvermittler durch ein Unternehmen beauftragt: Auch Bewerber selbst haben die Möglichkeit, sich an eine Personalvermittlung zu wenden. Nach einem Vorgespräch werden interessierte Privatpersonen in die Kandidatendatenbank der Personalvermittlung aufgenommen und kontaktiert, sobald eine vakante Stelle, die zum Bewerberprofil passt, bekannt wird.

Dabei gilt es allerdings zu beachten, dass viele Personalvermittler auf eine Branche spezialisiert sind, die unbedingt zum gewünschten Arbeitsbereich des Bewerbers passen sollte.

Headhunter vs. Personalvermittler Definition – Fazit

Die Definitionen der Bereiche Personalvermittlung, Headhunting und Personalberatung stehen für Dienstleistungen, die sich mit dem Personalbedarf von Arbeitgebern und der damit verbundenen Auswahl an geeigneten Fachkräften befassen.

Zwischen den einzelnen Disziplinen bestehen zahlreiche Überschneidungen, die sich vor allem auf die inhaltliche Ausgestaltung der jeweiligen Dienstleistungen und die zugehörigen Arbeitsfelder beziehen.

Allen Einsatzbereichen gemeinsam ist als zentrales Anliegen: Die Personalbeschaffung. Die Methoden, die hierbei zielführend sind, variieren je nach Arbeitgeber und Art der zu besetzenden Stelle.

Denise Wiegner | TechMinds Personalberatung Team

AUTORIN DES BEITRAGS

Denise Wiegner

Senior HR Consultant für Tech & IT

Denise Wiegner studierte in Düsseldorf und Izmir (Türkei) Sozialwissenschaften. Nach ersten Agentur-Erfahrungen im Marketingumfeld stieg sie anschließend im Jahr 2017 in die IT-Personalberatung ein. Als Expertin für Tech & IT Recruiting kümmert sie sich bei TechMinds mit Engagement und Kompetenz um komplexe Recruiting-Projekte.

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