Funktionsbeschreibung: Die flexible Stellenbeschreibung

Das steht so nicht in meiner Stellenbeschreibung. Jede Führungskraft, die so einen Satz von einem Mitarbeiter zu hören bekommt, ist vermutlich am Verzweifeln. Unternehmen müssen in Zeiten von KI und Digitalisierung dynamisch bleiben, viele Aufgabenbereiche ändern sich rapide und meistens ist es im Vorfeld einer Stellenbesetzung gar nicht so klar, welche Skills im Laufe der Zeit von Kandidaten gefragt sind. Das ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer frustrierend.

Doch wie können Führungskräfte starre, lückenhafte Stellenbeschreibungen umgehen, wenn sie auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind? Hierfür gibt es eine flexible Lösung, die wir Ihnen in diesem Artikel vorstellen: Funktionsbeschreibungen.

Die Begriffe „Funktionsbeschreibung“ und „Stellenbeschreibung“ werden häufig synonym verwendet, aber es gibt feine Unterschiede zwischen den beiden, die je nach Kontext und Organisation variieren können.

Eine Funktionsbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, das Hauptaufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen für eine Position festhält. Der Stelleninhaber weiß damit, was von ihm erwartet wird, und Sie haben eine Grundlage für Leistungsbeurteilung, Recruiting und berufliche Entwicklung.

Die Funktionsbeschreibung legt also den Rahmen fest und dient beiden Seiten als Referenz, dem Mitarbeitenden und der Führungskraft. Im Personalmanagement ist sie deshalb ein zentrales Instrument, und zwar intern wie nach außen.

Wichtig: Eine Funktionsbeschreibung konzentriert sich in der Regel auf die Rolle selbst und nicht auf die spezifische Person, die die Rolle ausfüllt. Sie beinhaltet keine konkreten Tätigkeiten, denn im Arbeitsalltag stellt sich meist heraus, dass andere Aufgaben hinzukommen, als in der Stellenbeschreibung gefragt waren.

Funktionsbeschreibungen sind allgemeiner gehalten und können auch als Grundlage für mehrere ähnliche Positionen innerhalb einer Organisation dienen. Sie sind besonders in dynamischen Arbeitsbereichen gefragt, in denen eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung die flexible Entwicklung einer Aufgabe zu stark begrenzen würde und in denen Selbstführung und -organisation der Mitarbeiter gefragt sind.

Eine Stellenbeschreibung ist in der Regel spezifischer und kann zusätzliche Informationen enthalten, die für eine bestimmte offene Position relevant sind. Dies kann Angaben zur Vergütung (insbesondere bei fairer Bezahlung), zum Arbeitsort, zu den Arbeitszeiten und zu anderen positionsspezifischen Details umfassen. Stellenbeschreibungen werden oft für Rekrutierungszwecke verwendet und können eine spezifischere Liste von Qualifikationen und Anforderungen enthalten, die auf die besonderen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind.

Beide Dokumente haben das Ziel, Klarheit über die Erwartungen an eine Position zu schaffen und als Grundlage für Leistungsbeurteilungen zu dienen. Sie sind jedoch in ihrer Anwendung und ihrem Fokus unterschiedlich:

#1 Eine Funktionsbeschreibung wird oft intern für die Personalentwicklung und -planung verwendet, während eine Stellenbeschreibung in der Regel für externe Rekrutierungszwecke erstellt wird.

#2 Die Funktionsbeschreibung konzentriert sich mehr auf die Rolle und ihre Bedeutung im größeren Kontext der Organisation. Die Stellenbeschreibung ist spezifischer und konzentriert sich auf die Anforderungen und Erwartungen für eine bestimmte offene Position.

In der Praxis können die beiden Begriffe je nach den Bedürfnissen und der Terminologie einer Organisation unterschiedlich verwendet werden. Es ist jedoch nützlich, die grundlegenden Unterschiede zu verstehen, um zielgerichtete Beschreibungen zu erstellen und die Karriereseite so zu gestalten, dass sie möglichst viele Kandidaten anspricht.

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Funktionsbeschreibungen und Stellenbeschreibungen haben jeweils ihre eigenen Vorteile, aber es gibt bestimmte Aspekte, in denen Funktionsbeschreibungen überlegen sein können:

#1 Die klassische Stellenbeschreibung ist auf eine Person zugeschnitten und beschreibt, welche Funktionen und Aufgaben dieser spezielle Mitarbeiter haben soll. Wenn sich die Funktionen verändern, müsste das Unternehmen die Stellenbeschreibung immer anpassen. Stichwort: Dauerbaustelle und Mitarbeiterfrust.

Da Funktionsbeschreibungen in der Regel weniger spezifische Details enthalten, sind sie oft einfacher zu aktualisieren. Änderungen in der Organisationsstruktur oder in den Geschäftszielen können leichter in die bestehende Funktionsbeschreibung integriert werden, ohne dass ein völlig neues Dokument erforderlich ist. Bei den Mitarbeitern kann eine klare Rollenverteilung eine Burnout-Prävention sein.

#2 Verlässt ein Mitarbeiter, der mehrere Funktionen innehat, das Unternehmen aufgrund eines Jobwechsels, ist es schwierig, jemanden zu finden, der alle diese Funktionen übernehmen kann. Mit einer Funktionsbeschreibung kann das Unternehmen jemanden suchen, der die Hauptfunktionen abdeckt und die restlichen Funktionen gegebenenfalls auf das Team aufteilen.

#3 Da Funktionsbeschreibungen die Rolle und ihre Bedeutung im größeren Kontext der Organisation fokussieren, sind sie oft besser geeignet für langfristige Personalplanung und -entwicklung.

#4 Funktionsbeschreibungen ermöglichen eine konsistente Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten über die gesamte Organisation hinweg. Dies kann dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer spezifischen Position, ein einheitliches Verständnis der jeweiligen Funktionen haben.

#5 Die allgemeinere Natur von Funktionsbeschreibungen kann es einfacher machen, Mitarbeiter intern zu versetzen oder ihre Rollen zu erweitern. Da die grundlegenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten bereits definiert sind, kann das Onboarding in einer neuen oder erweiterten Rolle schneller und effizienter erfolgen.

#6 Funktionsbeschreibungen legen oft mehr Wert auf die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten als auf die spezifischen Aufgaben, die in einer bestimmten Position ausgeführt werden müssen. Dies kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter auf ihre persönliche und berufliche Entwicklung konzentrieren.

Das „Problem“ von Stellenanzeigen zeigt sich gerade in kleineren Unternehmen, denn hier ist ein einzelner Mitarbeiter meist für mehrere Funktionen und Aufgabenbereiche verantwortlich. Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Skala der Funktionen.

Wächst dann das Unternehmen, werden einige Funktionen auch wieder an neue Mitarbeiter abgegeben, wohingegen für den bestehenden Mitarbeiter andere Aufgabenbereiche hinzukommen. Diese Flexibilität ist einerseits die große Stärke von KMU, andererseits sorgt sie bei Mitarbeitern häufig für Unklarheit und Frust. Ständig Stellenbeschreibungen bei jeder Änderung anzupassen ist zudem sehr aufwendig.

Eine einfache Lösung können Funktionsbeschreibungen sein, die sich dann einer Stellenbeschreibung zuordnen lassen. So bleiben Unternehmen flexibel, aber dennoch präzise.

Die Dynamik hat mit generativer KI übrigens noch einmal zugenommen: Werkzeuge wie KI-Assistenten übernehmen Routineanteile vieler Rollen, während neue Aufgaben wie das Prüfen und Verfeinern von KI-Ergebnissen hinzukommen. Wer Rollen über Kompetenzen statt über starre Tätigkeitslisten beschreibt, kann solche Verschiebungen abbilden, ohne bei jeder neuen Software das komplette Dokumentenwerk anzufassen. Genau darin liegt die Stärke der Funktionsbeschreibung.

Die Ziele einer Funktionsbeschreibung können je nach Organisation und Kontext variieren, aber im Allgemeinen dienen sie mehreren wichtigen Zwecken:

Eine der Hauptfunktionen einer Funktionsbeschreibung ist die Schaffung von Klarheit und Transparenz bezüglich der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen für eine bestimmte Position. Dies hilft, Missverständnisse und Konflikte zwischen Mitarbeitern und Management zu minimieren und schon im Bewerbungsverfahren den perfekten Lebenslauf für eine bestimmte Stelle zu erhalten.

Funktionsbeschreibungen sind oft die Grundlage für Stellenanzeigen. Sie dienen als Leitfaden für die Personalsuche online und Auswahl von Kandidaten. Dem Rekrutierungsteam helfen sie, die Eignung der Bewerber für die Position zu beurteilen, und geben potenziellen Kandidaten ein klares Verständnis der Jobanforderungen.

Die in der Funktionsbeschreibung festgelegten Aufgaben und Verantwortlichkeiten bieten eine Grundlage für die Leistungsbeurteilung. Sie ermöglichen es dem Management, die Leistung eines Mitarbeiters objektiv zu bewerten und Entwicklungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Funktionsbeschreibungen können als Werkzeug für die berufliche Weiterentwicklung und Schulung verwendet werden. Sie identifizieren die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen für eine Position, was bei der Planung von Schulungsprogrammen oder der Identifizierung von Aufstiegsmöglichkeiten hilfreich sein kann.

Funktionsbeschreibungen tragen zur Klärung der Organisationsstruktur bei. Sie definieren, wie eine bestimmte Position in das größere Organigramm passt, und können bei der Planung von Abteilungszielen und der Zuweisung von Ressourcen nützlich sein.

Durch die Erreichung dieser Ziele tragen Funktionsbeschreibungen zur Effizienzsteigerung im Unternehmen und Effektivität einer Organisation bei. Sie sind ein wichtiges Instrument im modernen Personalmanagement.

Eine typische Funktionsbeschreibung könnte folgende Elemente enthalten:

• Titel der Position
• Abteilung und Hierarchie
• Zusammenfassung der Position
• Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
• Qualifikationen und Fähigkeiten
• Berichtsstruktur
• Arbeitsbedingungen
• Vergütung und Leistungen

Funktionsbeschreibung: Marketing Manager

Abteilung: Marketing

Zusammenfassung der Position: Verantwortlich für Planung und Umsetzung der Marketingstrategien, mit dem Ziel, Markenbekanntheit und Umsatz zu steigern.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Qualifikationen und Fähigkeiten:

Berichtsstruktur: Berichtet direkt an den Direktor für Marketing.

Arbeitsbedingungen: Büro, gelegentlich Reisen.

Vergütung und Leistungen: Jahresgehalt von 60.000 bis 80.000 Euro je nach Erfahrung, plus Bonus.

Die Erstellung einer Funktionsbeschreibung ist oft eine gemeinschaftliche Anstrengung, die verschiedene Stakeholder innerhalb einer Organisation involvieren kann. Hier sind einige der Hauptakteure, die normalerweise an der Erstellung beteiligt sind.

Die Personalabteilung spielt oft eine zentrale Rolle bei der Erstellung und Überarbeitung von Funktionsbeschreibungen. Sie stellt sicher, dass die Beschreibungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und -zielen stehen und dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Für die Funktionsbeschreibung wissen die Führungskräfte und Manager am besten, was in der Position täglich anfällt, weil sie direkt damit zu tun haben. Von ihnen erfahren Sie auch, welche Fähigkeiten es dafür wirklich braucht.

Ebenso wertvoll sind für die Funktionsbeschreibung die Mitarbeitenden, die eine ähnliche oder dieselbe Rolle schon ausüben. Sie können aus erster Hand sagen, was der Alltag verlangt und wo es regelmäßig hakt.

Hat die Position strategische Bedeutung, sollten Sie die Geschäftsführung oder das obere Management einbeziehen.

Manchmal holen Unternehmen zusätzlich einen externen HR-Berater oder Fachexperten dazu, damit die Beschreibung den Branchenstandards entspricht und keine relevante Qualifikation fehlt.

Fertig ist eine Funktionsbeschreibung selten im ersten Durchgang; in vielen Fällen ist es ein iterativer Prozess. In der Praxis geht sie mehrmals hin und her, bis alle Beteiligten einverstanden sind.

Der Aufwand lohnt sich, weil aus den verschiedenen Perspektiven eine Funktionsbeschreibung entsteht, die klar ist und beiden Seiten dient, Ihrer Organisation und den Mitarbeitenden.

Eine gut durchdachte Funktionsbeschreibung ist ein unverzichtbares Werkzeug im modernen Arbeitsumfeld und ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie schafft Klarheit, unterstützt den Rekrutierungsprozess und bietet eine Grundlage für die Leistungsbeurteilung und berufliche Entwicklung. Durch die Beachtung der oben genannten Bestandteile können Unternehmen effektive und nützliche Funktionsbeschreibungen erstellen.

Wenn Sie sich dazu entschließen, Funktionsbeschreibungen in Ihrem Unternehmen neu einzuführen, ist es wichtig, mit jedem einzelnen Mitarbeiter ein persönliches Gespräch zu führen und dabei über die jeweils individuellen Funktionen zu sprechen. Hier nützt kein Gruppenmeeting.

Jedem Mitarbeiter sollte klar werden, was genau von ihm gefragt ist, nicht die Aufgaben, sondern konkrete Fähigkeiten wie Empathie, analytisches Verständnis oder gute Kommunikationsfähigkeit. Führungskräfte können sich bei den Gesprächen gerne von der Personalentwicklungsabteilung, falls es diese gibt, unterstützen lassen.

Übrigens beschleunigt eine sauber definierte Funktion auch die Personalsuche: Bei TechMinds vergehen im Schnitt nur 16,3 Tage bis zur Präsentation der ersten passenden Kandidatenprofile, ein präzises Anforderungsprofil ist dafür die halbe Miete.

Eine Funktionsbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, das Hauptaufgaben, Verantwortlichkeiten und Qualifikationen für eine Rolle in einer Organisation definiert. Sie konzentriert sich auf die Funktion selbst statt auf die konkrete Person oder einzelne Tätigkeiten und dient als Grundlage für Recruiting, Leistungsbeurteilung und Personalentwicklung.

Die Funktionsbeschreibung ist allgemeiner, rollenbezogen und flexibel: Sie kann mehrere ähnliche Positionen abdecken und wird vor allem intern genutzt. Die Stellenbeschreibung ist spezifischer, auf eine konkrete Stelle zugeschnitten und enthält Details wie Vergütung, Arbeitsort und Arbeitszeiten, typischerweise für externe Rekrutierungszwecke.

Ein bewährter Aufbau umfasst acht Elemente: Titel der Position, Abteilung und Hierarchie, Zusammenfassung, Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten, Qualifikationen und Fähigkeiten, Berichtsstruktur, Arbeitsbedingungen sowie Vergütung und Leistungen. Der Fokus liegt auf Kompetenzen statt auf einer abschließenden Tätigkeitsliste.

Meist ein gemeinsamer, iterativer Prozess: Die Personalabteilung koordiniert und sichert Richtlinienkonformität, Abteilungsleiter definieren die fachlichen Anforderungen, aktuelle Stelleninhaber liefern Praxiswissen. Bei strategischen Positionen wird die Geschäftsführung einbezogen, bei Bedarf ergänzen externe HR-Berater die Branchenperspektive.

Sechs Punkte stechen hervor: einfachere Aktualisierung bei Veränderungen, bessere Nachbesetzbarkeit bei Mitarbeitern mit mehreren Funktionen, Eignung für langfristige Personalplanung, konsistente Rollendefinition über die Organisation hinweg, leichtere interne Versetzungen und ein Fokus auf Kompetenzen statt Einzelaufgaben. Gerade im KI-getriebenen Wandel bleibt sie damit länger gültig als starre Tätigkeitslisten. Eine ausführliche Einordnung bietet der Beitrag zu IT-Stellenanzeigen.