Effizienzsteigerung: 10 Tipps für mehr Produktivität

Viele Arbeitgeber finden sich noch immer in alten Denkmustern, in denen mehr Arbeitszeit mit einer höheren Produktivität im Unternehmen gleichgesetzt wird. Dass sich Leistung und Effizienz der Mitarbeiter aber sogar steigern können, wenn die wöchentliche Arbeitszeit auf etwa 35 Stunden, verteilt auf vier Tage, reduziert wird, zeigt eine isländische Studie. Über mehrere Jahre wurde in einem großangelegten Experiment mit 2500 Arbeitskräften getestet, welche Auswirkungen eine Reduktion der Arbeitszeit bei gleichbleibendem Lohn hat, mit überraschend positivem Ergebnis. Heute haben etwa 86 Prozent der Isländer ein Recht auf verkürzte Arbeitszeiten.

Laut Gabler Wirtschaftslexikon ist unter ‚Produktivität‘ das „Verhältnis von Produktionsergebnis (Output) und an seiner Erstellung beteiligten Inputs“ zu verstehen. Wichtig sind Messzahlen zur Produktivität beispielsweise für Wachstumsanalysen oder Vergleiche im In- und Ausland, sowohl hinsichtlich regionaler als auch zeitlicher Spezifika. ‚Produktivität‘ hat dabei nichts mit der Wirtschaftlichkeit oder Rentabilität eines Unternehmens zu tun, sondern bezieht sich auf die „Ergiebigkeit der betrieblichen Faktorkombinationen“. Sie beschreibt somit den Zusammenhang der eingesetzten Mittel wie Zeit, Geld oder Material mit dem daraus entstandenen Ergebnis.

‚Effizienz‘ ist dagegen ein Beurteilungskriterium, das beschreibt, „ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel in einer bestimmten Art und Weise“, beispielsweise unter Sicherung der Wirtschaftlichkeit, zu erreichen. So soll beispielsweise ein Auftrag möglichst zeitsparend, produktiv, schonend oder wirtschaftlich erledigt werden. Will ein Unternehmen eine Effizienzsteigerung bewirken, hilft nur eine Verbesserung des Verhältnisses von Ergebnis und Aufwand: Entweder muss sich das Ergebnis verbessern, oder der (Kosten-)Aufwand gesenkt werden.

Erzielt werden kann die Effizienzsteigerung in verschiedenen Bereichen, beispielsweise bei jedem einzelnen Mitarbeiter im Bereich des Selbstmanagements, im gesamten Team hinsichtlich Team- und Prozessmanagement oder umfassend im Unternehmen, wie etwa durch Mitarbeiterschulungen, Ermittlung von Kostensenkungspotenzialen oder Straffungen im Produktportfolio.

‚Effektivität‘ („Die richtigen Dinge tun“) ist Maßstab für das Erreichen eines Ziels. Wichtig ist dabei nicht, wie das Ziel erreicht wurde, sondern in welchem Ausmaß. Wichtigster Faktor ist das Ergebnis an sich. Dagegen beschreibt der Terminus ‚Effizienz‘ („Die Dinge richtig tun“) den Aufwand, der betrieben wurde, um das Ergebnis zu erreichen.

Möchte ein Unternehmen die Effizienz im Allgemeinen oder in einem bestimmten Bereich steigern, ist es sinnvoll, vor Umsetzung etwaiger Maßnahmen den Effizienzfaktor zu bestimmen.

Die Effizienz kann durch eine einfache Division berechnet werden: Dabei wird das Ergebnis durch den Aufwand geteilt, oder aber auch die Bearbeitungszeit durch die Durchlaufzeit. Das Ergebnis, der Quotient der Rechnung, multipliziert mit 100, beziffert die Effizienz in Prozent.

Ein Beispiel verdeutlicht den Rechenweg:

Ein IT-Unternehmen soll eine Software für einen Kunden anpassen. Im Schnitt dauert dies etwa 120 Stunden. Wollen Sie als Unternehmen herausfinden, ob das nun schnell oder langsam ist, können Sie die Bearbeitungszeit (die Zeit, die Ihre Mitarbeiter tatsächlich damit verbringen, die Software anzupassen) mit der Durchlaufzeit (die Zeit, die vergeht, bis der gesamte Auftrag fertig ist und die Software an den Kunden übergeben wird) vergleichen.

Dauert die Bearbeitungszeit beispielsweise 15 Stunden, können Sie die Effizienz mittels folgender Rechnung ermitteln:

Effizienz = Ergebnis/Aufwand = Bearbeitungszeit/Durchlaufzeit = 15h/120h = 0,125 x 100 = 12,5 %

Die Rechnung besagt, dass während der 120 Stunden, die das IT-Projekt insgesamt benötigt, tatsächlich nur 12,5 Prozent der Zeit an der Software an sich gearbeitet wird. Die Effizienz beträgt somit 12,5 Prozent.

Um unternehmensintern eine Effizienzsteigerung feststellen zu können, vergleichen Sie in einem zweiten Schritt den Prozentsatz des letzten Auftrags mit dem nächsten eines ähnlichen Projekts.

Die Effizienzsteigerung ist eine wichtige Strategie, um die Ergebnisse Ihres Unternehmens aus verschiedenen Perspektiven zu verbessern. Wesentliche Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Betriebs auf dem Markt ist selbstverständlich eine richtige Ausrichtung und Aufstellung des Unternehmens: Nicht nur die Strategien, sondern auch das passende Produktprogramm, die Organisationsstruktur sowie das Design der Geschäftsprozesse müssen passen.

Mit unseren zehn Tipps für mehr Produktivität gelingt es Ihnen, endlich Ihre Unternehmensziele zu erreichen und als Betrieb nicht nur produktiver, sondern auch effizienter zu werden.

In Ihrem Unternehmen wurden seit vielen Jahren die Strukturen nicht überdacht und festgefahrene Geschäftsprozesse behindern mehr, als dass sie produktives sowie effizientes Arbeiten zulassen? Dann gilt es, endlich agiler zu werden.

Ein agiles Unternehmen passt sich in kurzer Zeit flexibel an neue Marktanforderungen an und reagiert nicht nur auf Veränderungen, sondern führt diese proaktiv und initiativ an. Wandel, beispielsweise die digitale Transformation, wird also aktiv mitgestaltet und nicht lediglich ‚erfahren‘. Agile Methoden und ein agiles Mindset müssen dabei im richtigen Verhältnis zueinander stehen.

Die sechs Säulen eines agilen Unternehmens, Sinngebung, Kundenzentrierung, agile Führung, agile Methoden, Inspect & Adapt sowie Kultur & Mindset, ermöglichen Ihnen ein Redesign der Geschäftsprozesse und passen interne Strukturen der Jetztzeit an.

Um eine Effizienzsteigerung zu bewirken, müssen Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter an einem Strang ziehen und gemeinsam die alltäglichen Prozesse optimieren. Besonders effektiv ist ein externer Berater, der Input von außen gibt und den Betrieb nicht schon seit Jahren kennt. So werden die Schwachstellen interner Prozesse schnell entlarvt.

Um die Effizienz von einzelnen Prozessen zu steigern, ist es essenziell, einen ‚Process Owner‘ oder ‚Business Process Analyst‘, eine Ansprechperson für die anstehenden Veränderungen, zu bestimmen. Diese Person sollte einer der Prozessverantwortlichen sein und die Organisation übernehmen.

Anschließend gilt es, in Arbeitsgruppen einzelne Prozesse zu definieren und zu visualisieren, beispielsweise mittels Diagrammen. Dabei können alle Gruppenmitglieder Input geben, nicht nur Geschäftsführung oder Führungskräfte.

Dann gilt es, eine feste Schrittfolge des jeweiligen Prozesses festzulegen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die geplanten Maßnahmen nachvollziehen können und verstehen. Auch eine Kosten- und Nutzenanalyse ist Teil der Prozessoptimierung und gibt Auskunft darüber, ob die Maßnahmen bereits Wirkung zeigen.

Sind alle Veränderungen etabliert, ist die Arbeit damit aber nicht getan: Eine Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung lebt davon, ständig überprüft zu werden, um Fortschritte, aber auch Schwachstellen aufzudecken.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess, KVP abgekürzt, beschreibt die stetige Verbesserung der Qualität von Service, Prozessen oder Produkten. Es handelt sich dabei nicht um von der Geschäftsführung aufoktroyierte Prozesse.

Die Professionals arbeiten stattdessen eigenständig im Team oder der Abteilung ihres Verantwortungsbereichs entsprechend an Strategien zur Verbesserung von Prozessen. KVP muss dabei Teil der Unternehmenskultur sein, damit es für alle Beteiligten selbstverständlich ist, mitzuwirken.

Bei der Effizienzsteigerung durch KVP geht es nicht darum, ein großes, langwieriges Projekt zur Veränderung interner Abläufe umzusetzen, sondern viele kleinere und dadurch schnell und unbürokratisch realisierbare Maßnahmen in Angriff zu nehmen.

Seinen Ursprung hat der KVP in der japanischen Kaizen-Philosophie (jap. kai = dt. Veränderung; jap. zen = dt. zum Besseren), die die kontinuierliche Verbesserung durch folgende fünf Prinzipien verfolgt:

Kaizen oder KVP verfolgt somit das Ziel, stets eine hohe Qualität gewährleisten zu können, nach selbst gesetzten Standards zu arbeiten, Schwachstellen zu erkennen und zu beheben und somit Ressourcen wie Zeit und Material nicht zu verschwenden.

Dass die Digitalisierung in Deutschland angekommen ist, steht außer Frage. Dennoch fällt es vielen Unternehmen schwer, althergebrachte Abläufe und Strukturen durch digitale Tools zugänglicher, einfacher und effizienter zu gestalten. Digitalisiert wird meist zuerst in technischen Bereichen wie der Produktion. Verwaltung, Mitarbeiterorganisation, Kommunikation und Buchhaltung kommen dabei nicht selten zu kurz.

Soll eine Effizienzsteigerung im Unternehmen erzielt werden, lohnt es sich, in digitale Organisationsstrukturen und Automatisierungen zu investieren und beispielsweise digitale Archive einzurichten. Denn gerade die analoge Ablage von Unterlagen ist ein Zeiträuber in jeder Abteilung. Zu beachten gilt hierbei lediglich, dass digitale Ordner sinnvoll strukturiert sind und vor allem bei steuerrelevanten Dokumenten die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Die Produktivität steigert sich zudem durch Software für CRM-Management, interne Kommunikation, Workflows, Ressourcenplanung oder Branchensoftware.

Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Lünendonk zeigte bereits, dass die Digitalisierung in Unternehmen einen großen Wettbewerbsvorteil schafft. 74 Prozent der befragten Unternehmen, die digitale Technologien zur Effizienzsteigerung nutzten, vermerkten positive Auswirkungen auf die Durchlaufzeiten. 61 Prozent stellten gleichzeitig eine höhere Kundenzufriedenheit fest.

Die nächste Stufe dieses Hebels ist Künstliche Intelligenz. Generative KI übernimmt inzwischen Routinearbeit quer durch alle Abteilungen: Sie fasst Meetings und Dokumente zusammen, beantwortet wiederkehrende Anfragen, erstellt Erstentwürfe für Texte, Auswertungen und Code und beschleunigt die Recherche. Wie schnell die Technologie im Arbeitsalltag angekommen ist, zeigt eine Gallup-Erhebung von 2025: 64 % der Beschäftigten berichten, dass ihr Unternehmen KI einsetzt, knapp die Hälfte nutzt sie bereits regelmäßig in der eigenen Arbeit.

Zwei Dinge sollten Sie dabei beachten: Seit Februar 2025 verpflichtet die EU-KI-Verordnung Unternehmen, ihre Mitarbeiter im kompetenten Umgang mit eingesetzten KI-Systemen zu schulen. Und: Ein schlechter Prozess wird durch KI nicht gut, er wird nur schneller schlecht ausgeführt.

Aber Vorsicht: Digitale Prozesse haben zwar ein enormes Potenzial, eine Effizienzsteigerung im Unternehmen zu bewirken, dennoch sollten Sie vor einer Digitalisierung alle Abläufe auf ihre Sinnhaftigkeit überprüfen. Schlechte Prozesse bleiben auch digital schlecht.

Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels die wichtigste Ressource, die es zu hegen und pflegen gilt: Einerseits sind sie wertvolle Arbeitskräfte, ohne die Ihr Betrieb seine Ziele nicht erreichen würde. Auf der anderen Seite können sie Ihnen wichtige Einblicke in mehr oder weniger funktionierende Strukturen und Verbesserungsvorschläge für eine Effizienzsteigerung im Unternehmen geben.

Produktivität steigern funktioniert deshalb am besten, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mobilisieren und direkt in die Optimierung der betrieblichen Prozesse einbinden. Fragen Sie regelmäßig nach Ideen sowie Verbesserungspotenzialen und setzen Sie diese um.

Motivierte Mitarbeiter und harmonische Teams tragen zudem zu einer Effizienzsteigerung bei. Deshalb gilt es für Sie als Arbeitgeber, Ihre Arbeitnehmer glücklich zu machen und als Team zusammenzuschweißen. Hierfür bieten sich Teambuilding-Maßnahmen oder besondere Events wie eine Bergwanderung, eine Mottoparty, aber auch der gemeinsame Besuch eines Fachexperten-Vortrags an.

Wussten Sie, dass die Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens bereits im Recruiting beginnt? Ein Betrieb benötigt die passenden Arbeitnehmer für die zu erledigenden Aufgaben, um so effizient arbeiten zu können. Gleichzeitig ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und das gleiche Ziel verfolgen.

Sinnvoll für eine effiziente Personalplanung ist ein gutes Timing bei der Einstellung. Hierfür lohnt es sich, eine Personalplanung anzulegen und eine sinnvolle Struktur zu entwickeln: Wen brauchen wir wofür? Welche Kompetenzen fehlen im Team? Können Aufgaben sinnvoll zusammengefasst und so Stellen eingespart werden?

Werden neue Mitarbeiter gesucht, ist das Recruiting dabei die zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Sie müssen nicht nur Prozesse und Methoden des Arbeitsalltags kennen, sondern auch ein Gespür dafür haben, durch welche Persönlichkeit ein Team sinnvoll ergänzt wird. Ausschlaggebend sollten dabei auch die zu erledigenden Aufgaben sein. Mittlerweile wird auch Künstliche Intelligenz im Recruiting immer wichtiger. Sparen Sie nicht an erfahrenem, kompetentem Personal, wertvolle Professionals sind eine sinnvolle Investition.

Grundsätzlich sollten Sie unternehmensinterne Strukturen erst einmal effizient halten und nur dann neue Mitarbeiter anstellen, wenn es ein Aufgabenfeld dringend benötigt. Hier steht Qualität klar vor Quantität. Handeln Sie allerdings nicht erst bei Überforderung einzelner Arbeitnehmer und denken Sie an mögliche Personalknappheit durch den Fachkräftemangel.

Auch der Einsatz von spezialisierten Headhuntern, z.B. einem IT-Personalberater, kann Ihnen durch externe Unterstützung bei einem beschleunigten und qualifizierten Recruiting helfen.

Um für eine Effizienzsteigerung im Unternehmen zu sorgen, sollten Sie auf kosteneffiziente Strukturen setzen. Prüfen Sie deshalb vorhandene Strukturen auf ihre Effizienz und machen Sie Faktoren ausfindig, die auf simple Art und Weise Kosten einsparen.

Benötigen Sie tatsächlich ein großes Büro, in dem es für jeden Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz gibt, oder genügt eine reduzierte Anzahl frei verfügbarer Schreibtische, da sowieso immer ein gewisser Anteil im Homeoffice arbeitet? Können durch einen Umzug Prozesse in der Produktion effizienter gestaltet werden? Laut einer Studie von Okta erlaubten neun von zehn Unternehmen ihren Mitarbeitern, zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Einer der Hauptgründe war für 35 Prozent der Befragten dabei eine Kosteneinsparung.

Kosten reduzieren hat übrigens nichts mit pathologischer Sparsamkeit zu tun: Eine effiziente Kostenwirtschaft setzt monetäre Mittel lediglich möglichst sinnvoll ein. Nutzen Ihre Mitarbeiter die Firmen-Mitgliedschaft im Fitnessstudio nicht, müssen Sie dafür nicht unnötig Geld ausgeben. Überlegen Sie stattdessen, welche Mitarbeiter-Benefits Sie Ihren Mitarbeitern stattdessen verschaffen können, beispielsweise in Form eines wöchentlichen Team-Lunchs oder eines zusätzlichen Urlaubstages.

Unnötige Kostenfallen verstecken sich zudem auch in überflüssigen Versicherungen, teuren Internet-Anbietern oder anderen Abonnements, die Sie möglicherweise gar nicht benötigen oder durch einen günstigeren Tarif ersetzen können. Wägen Sie deshalb einmal im Quartal Kosten und Nutzen ab.

Soll eine Effizienzsteigerung im Unternehmen erzielt werden, dürfen auch aktuelle gesellschaftspolitische Themen nicht außer Acht gelassen werden. Effizient bedeutet nämlich auch, dass ein Betrieb nachhaltig wirtschaftet und Ressourcen schont.

Unternehmen haben zwei konkrete Möglichkeiten, ihren ökologischen Fußabdruck zu schmälern: Entweder sie schonen Ressourcen direkt und reduzieren beispielsweise Emissionen oder sie schaffen an anderer Stelle einen Ausgleich, indem sie die Organisation des Unternehmens klimaneutral gestalten oder Klimaschutzprojekte unterstützen.

Ein guter Anfang für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit ist ein papierloses Büro. Legen Sie Online-Datenbanken auf Dropbox, Google Drive und Co. an und investieren Sie in einen eigenen Server, der kostengünstig vertrauliche Daten speichert. Ordner und Dokumente in Papierform gehören so der Vergangenheit an. Ein papierloses Office schont nicht nur Ressourcen und Kosten, sondern zudem jede Menge Platz und Organisationsaufwand. Gleichzeitig ermöglicht es einen universellen Zugriff, auch im Homeoffice, unterwegs oder bei internationaler Zusammenarbeit.

Ein Fokus auf Nachhaltigkeit entfaltet neben einer Effizienzsteigerung auch eine soziale Wirkung: Wer auf eine Verbesserung der Umwelt achtet, zieht dadurch neue Kunden an. Zudem werden möglicherweise auch neue Kandidaten und wichtige Business-Kontakte, die Wert auf ein soziales Engagement legen, auf Ihr Unternehmen aufmerksam.

Neben der Veränderung großer Strukturen im Unternehmen kann aber auch eine Optimierung der Arbeitsweise und Organisation jedes einzelnen Mitarbeiters die Produktivität steigern. Dabei kann der Fokus auf unterschiedliche Faktoren gelegt werden.

#a Ablenkungen & Unterbrechungen minimieren: Ständige Telefonanrufe, E-Mails oder Gespräche am Arbeitsplatz stören die Konzentration Ihrer Mitarbeiter und sorgen dafür, dass sie weniger effizient arbeiten. Vermeiden Sie deshalb im Team unnötige Anrufe, deaktivieren Sie, wenn nötig, E-Mail-Benachrichtigungen und vereinbaren Sie feste Gesprächszeiten. Übrigens: Auch ein unaufgeräumter Schreibtisch kann für unerwünschte Ablenkung sorgen.

#b Richtige Ausstattung im Büro oder Homeoffice: Langsame Hardware, unbequeme Bürostühle, eine schlechte Ausleuchtung: Stimmt das Arbeitsumfeld nicht, leidet die Effizienz Ihrer Mitarbeiter darunter. Statten Sie Büroräume deshalb passend aus und bezuschussen Sie einen gesundheitsgerechten Homeoffice-Arbeitsplatz.

#c Ziele definieren & sinnvolle Aufgaben verteilen: Werden Ziele von Beginn an klar definiert, können Ihre Mitarbeiter effizient und strukturiert an deren Erfüllung arbeiten. Grundsätzlich sollten nur Aufgaben erteilt werden, die tatsächlich sinnvoll und notwendig sind. Achten Sie dabei darauf, diese so konkret wie möglich zu formulieren.

#d Pausen einhalten: Eine Effizienzsteigerung kann nur mit motivierten und ausgeglichenen Mitarbeitern erzielt werden. Pausenzeiten und Urlaubstage sollten deshalb immer eingehalten werden, damit sich Ihr Team erholen und danach umso produktiver und fokussierter arbeiten kann.

Für ein besseres Projektmanagement und eine Effizienzsteigerung im Unternehmen eignet sich die ‚Scrum‘-Methode. Diese hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung, wird aber zunehmend auf alle Arbeitsbereiche in einem Betrieb ausgeweitet. Das oberste Ziel von Scrum ist es, dass alle Beteiligten agil und effizient arbeiten.

Gearbeitet wird in kleinen Teams mit jeweils einem Teamleiter. Die Teams unterstützen sich gegenseitig, aber auch intern und nutzen die Spezialisierungen einzelner Teammitglieder aus. So können Arbeitsabläufe sowie Feedback effizient gestaltet werden.

Wichtig ist dabei, dass (Zwischen-)Ergebnisse immer unter realen Bedingungen getestet und so in sich wiederholenden Verbesserungsschleifen angepasst und optimiert werden. Dadurch wird garantiert, dass beispielsweise die Entwicklung eines Produkts auf dem richtigen Weg ist und Fehler sich zeitnah korrigieren lassen.

Für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens ist es unerlässlich, effizient und produktiv zu arbeiten. Dennoch ist es nicht unbedingt notwendig, drastische interne Veränderungen vorzunehmen. Auswirkungen auf eine Effizienzsteigerung haben bereits kleine gezielte Maßnahmen.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Entscheidungs- sowie Veränderungsprozesse ein und fragen Sie regelmäßig nach Optimierungspotenzial in den jeweiligen Abteilungen. Funktioniert ein Team und sind alle Arbeitnehmer motiviert, wird sich die Produktivität steigern. Deshalb sollten Teamevents immer wieder auf der Agenda stehen, um die Mitarbeiter zusammenzuschweißen und ihnen Motivation zu verschaffen. Zudem können Sie jeden Professional dazu anleiten, die eigene Arbeitsweise effizient zu gestalten.

Größere Strukturveränderungen wie ein Redesign der Geschäftsprozesse oder die Einführung agiler Methoden wirken sich ebenfalls positiv auf eine Effizienzsteigerung aus. Hierbei benötigt es allerdings das Know-how von Experten, die diese Veränderungen in Ihrem Unternehmen etablieren und verfolgen. Auch die Umstellung auf ein papierloses Büro und eine Fokusverschiebung auf mehr Nachhaltigkeit kann nicht von heute auf morgen umgesetzt werden, wird langfristig aber die Produktivität steigern.

Nicht vergessen werden darf die Auswirkung der Digitalisierung hinsichtlich der Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen. Investieren Sie in sinnvolle Software und zeitgemäße Hardware, um Produktion und Office digitaler zu gestalten. Auch wenn der Umstieg auf digitale Prozesse etwas Zeit benötigt, werden Sie jedoch schnell positive Veränderungen im Arbeitsalltag feststellen können: Sie sparen sich viel Zeit durch digitale Ablagen, vereinfachte Kommunikation, automatisierte Tools und zunehmend auch durch KI-gestützte Assistenz.

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