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Florenz Klasen, Partner, Senior HR Consultant bei TechMinds

Florenz Klasen (Wirtsch.-Ing.)

Partner, Senior HR Consultant

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Das Wichtigste in Kürze

  • Auftrag: Der Software Asset Manager verwaltet den kompletten Lebenszyklus der Softwarelizenzen.
  • Gehalt: Im Schnitt rund 75.000 Euro; Einstieg um 50.000, Senior bis 100.000.
  • Hebel: Sauberes Lizenzmanagement spart Kosten und senkt Audit-Risiken.

Ein Software Asset Manager ist eine Fachkraft, die für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Softwarelizenzen in Unternehmen oder Organisationen verantwortlich ist. Dies umfasst Beschaffung, Nutzung, Kontrolle und Bereitstellung von Softwarelizenzen und sorgt so für die Minimierung von Softwareausgaben. In manchen Unternehmen wird die Rolle auch als Lizenzmanager oder Tool Manager bezeichnet. Er übernimmt von der Analyse der IT-Umgebung über die Erstellung einer Lizenzierungsstrategie bis hin zur Compliance der Lizenzvereinbarungen sämtliche relevanten Schritte. Was ein Software Asset Manager dafür können muss und wie viel er verdienen kann, erfahren Sie hier. Eng verzahnt ist die Arbeit mit Rollen wie Head of IT Operations oder IT Spezialist.

Software Asset Manager: Key Facts

Im Folgenden liefern wir Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Key Facts zum Software Asset Management und zum Beruf des Software Asset Managers.

Software Asset Management: Definition

Software Asset Management (SAM) meint die Verwaltung aller Softwareanwendungen und Lizenzen einer Organisation über deren gesamten Lebenszyklus. Dahinter stehen drei Ziele: aus den Softwareinvestitionen so viel Nutzen wie möglich ziehen, Kosten senken und die Risiken vermeiden, die mit nicht lizenzierter oder veralteter Software einhergehen. Dazu gehört, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Praktisch heißt das: Softwareinventar erfassen, Lizenzen verwalten, beschaffen, optimieren, Compliance prüfen, den Lebenszyklus der Anwendungen begleiten. Seit Software überwiegend als SaaS-Abonnement und als nutzungsbasierter KI-Dienst eingekauft wird, hat sich der Schwerpunkt verschoben, weg von der Kauflizenz, hin zum laufenden Management von Abonnements und Verbrauch.

Folgende Funktionen erfüllt das Software Asset Management:

  • Transparenz über den Software-Bestand und dessen Nutzung

  • Erstellung von Nutzungsrichtlinien für Mitarbeitende

  • Austausch von Hard- und Softwaredaten

  • Eliminierung von überlizenzierter Software oder ungenutzten Anwendungen

  • Sichere Infrastruktur

  • Bessere Budgetplanbarkeit

Software Asset Management ist ein Teilbereich des IT Asset Managements (ITAM). Während sich SAM auf die Verwaltung und Optimierung von Softwareanwendungen und -lizenzen konzentriert, befasst sich ITAM mit der Verwaltung sämtlicher IT-Ressourcen einer Organisation, einschließlich Hardware, Software, Netzwerkinfrastruktur und anderen IT-Assets. ITAM zielt darauf ab, den Wert und die Effizienz der IT-Infrastruktur insgesamt zu maximieren, während SAM speziell darauf ausgerichtet ist, die Nutzung und den Wert von Softwarelizenzen und -anwendungen innerhalb der Organisation zu optimieren.

Was macht ein Software Asset Manager?

Ein Software Asset Manager ist für die Verwaltung und Optimierung von Softwarepaketen und -lizenzen innerhalb einer Organisation verantwortlich. Die Hauptaufgaben umfassen die Inventarisierung von Softwareprodukten, die Überwachung der Softwarenutzung, Beschaffung und Verhandlung von Verträgen, Optimierung von Lizenzen, Sicherstellung der Compliance und das Lebenszyklusmanagement von Softwareanwendungen.

Ziel ist es, den größtmöglichen Wert aus den Softwareinvestitionen der Organisation zu ziehen, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren, während die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Lizenzbedingungen gewährleistet wird.

Was muss ein Software Asset Manager können?

Ein Software Asset Manager muss neben einem Studium (bspw. Wirtschaftsinformatik) oder einer Berufsausbildung (Fachinformatiker) verschiedene Fähigkeiten besitzen, um seine Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dazu gehören ausgeprägte analytische und organisatorische Fähigkeiten, um Softwareinventare zu erfassen und zu verwalten, sowie Verständnis für Softwarelizenzierung und Vertragsbedingungen.

Kenntnisse in IT-Sicherheit und Compliance gehören dazu, denn eine falsch lizenzierte Installation ist ein rechtliches Risiko. Weil der Software Asset Manager mit vielen Abteilungen und mit externen Anbietern verhandelt, zählen Kommunikation und Verhandlungsgeschick. Und er sollte strategisch denken können, um die eigenen Prozesse laufend zu verbessern, statt nur Bestände zu zählen.

Wie viel verdient ein Software Asset Manager?

Ein Software Asset Manager kann je nach Erfahrung, Qualifikation, Branche sowie Standort und Größe des Unternehmens ein Durchschnittsgehalt von ca. 75.000 Euro brutto pro Jahr erhalten. Einstiegsgehälter belaufen sich auf rund 50.000 Euro, während Senior-Gehälter bei bis zu 100.000 Euro pro Jahr liegen können. Im Enterprise-Bereich mit vielen tausend Lizenzen können Gehälter auch höher ausfallen.

Software Asset Manager im Kurzüberblick: hält Lizenzen im Griff, Durchschnittsgehalt 75.000 Euro brutto im Jahr.

Was macht ein Software Asset Manager? Aufgaben

Ein Software Asset Manager ist für die Verwaltung und Optimierung der Software innerhalb eines Unternehmens zuständig. Die Aufgaben eines Software Asset Managers können je nach Unternehmen variieren, aber einige der häufigsten Aufgaben sind:

  • Software-Inventarisierung: Erfassen und Pflegen von Informationen über alle Software-Assets in der Organisation, einschließlich der installierten Software, der verwendeten Lizenzen und der Verträge. Dazu kommt in der Regel eine SAM-Datenbank bzw. ein SAM-Tool zum Einsatz. Zunehmend gehören auch SaaS-Abonnements und KI-Dienste in dieses Inventar, inklusive der Aufdeckung von Schatten-IT, also Anwendungen, die Fachbereiche ohne Wissen der IT beschaffen.

  • Lizenzmanagement: Verwaltung und Optimierung von Software-Lizenzen, um sicherzustellen, dass die Organisation über ausreichende Lizenzen verfügt und dass diese korrekt genutzt werden. Dazu werden regelmäßige Qualitätssicherungsaudits durchgeführt und Lizenzbilanzen erstellt. Aus unseren Mandaten kennen wir die Größenordnung: Bei einem Medienkonzern ging es um eine fünfstellige Zahl an Lizenzen, deren Bilanzierung und schrittweise Zentralisierung über mehrere Ländergesellschaften hinweg zu den Kernaufgaben der Rolle zählte.

  • Vertragsmanagement: Verhandeln und Verwalten von Lizenzverträgen und -verlängerungen inkl. Support- und Wartungsverträgen mit Softwareanbietern, um gute Konditionen und Preise für die Organisation zu erzielen. Nutzungsbasierte Preismodelle, etwa für KI-Funktionen, machen dabei eine laufende Kontrolle des tatsächlichen Verbrauchs wichtiger als früher.

  • Compliance-Überwachung: Überwachung der Einhaltung von Lizenzbedingungen und gesetzlichen Vorschriften, um die Organisation vor möglichen rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen zu schützen. Ein Software Asset Manager erstellt SAM-Richtlinien, um die Compliance (Einhaltung der Nutzungsbedingungen einer Software) durch die Verwaltung und Aktualisierung der Software-Lizenzen im zu betreuenden Unternehmen sicherzustellen. Da Hersteller wie Microsoft oder Oracle regelmäßig Lizenzaudits durchführen, sorgt er für dauerhafte Audit-Bereitschaft.

  • Kostenoptimierung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Reduzierung von Softwarekosten, z.B. durch Konsolidierung von Lizenzen, Rückgabe ungenutzter SaaS-Abonnements, Einsatz von Open-Source-Software oder Verhandlung besserer Vertragsbedingungen.

  • Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen: Koordination mit IT-, Beschaffungs-, Rechts- und Finanzabteilungen, um den effektiven Einsatz von Software-Assets in der gesamten Organisation zu gewährleisten. In vielen Unternehmen arbeitet SAM dabei eng mit FinOps-Teams zusammen, die Cloud- und SaaS-Ausgaben finanziell steuern.

  • Software-Lebenszyklus-Management: Überwachung und Planung des gesamten Lebenszyklus von Software-Assets: von der Beschaffung über die Implementierung, Nutzung und Aktualisierung bis hin zur schlussendlichen Stilllegung.

  • Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung von Risiken im Zusammenhang mit Software-Assets, wie z.B. Sicherheitsrisiken, Compliance-Risiken oder Risiken im Zusammenhang mit veralteter Software.

  • Berichterstattung und Analyse: Wie werden die Software-Assets genutzt, wo hakt es bei der Compliance, was kostet der Bestand? SAM-Berichte beantworten diese Fragen für die Entscheider.

  • Schulung und Sensibilisierung: Die Kollegen in den Fachbereichen wissen oft nicht, dass ein Klick auf ein Abonnement eine Lizenzfrage auslöst. Ihnen das zu vermitteln, gehört dazu.

Aus der TechMinds-Praxis: Vertragslesen plus Systemverständnis. Für einen Medienkonzern haben wir einen Software Asset Manager als eigene Stelle gesucht. Im Mittelstand lag dieselbe Aufgabe beim Senior IT-Einkäufer eines Klinikdienstleisters, im Anwendungsteam eines Verbands oder beim Digital Workplace Technician. Eine eigene Rolle entsteht daraus, sobald die Lizenzrisiken die Verwaltungskosten übersteigen. Legen Sie Vertrags- und Nutzungsdaten in eine Hand.

Sieben Kernaufgaben des Software Asset Managers: Inventar, Lizenzen, Verträge, Compliance, Kosten, Risiken.

Was muss ein Software Asset Manager können? Qualifikationen, Anforderungen

Ein Software Asset Manager sollte über eine Reihe von Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um erfolgreich in dieser Rolle zu arbeiten. Die genauen Anforderungen können je nach Organisation variieren, aber im Allgemeinen sollten Software Asset Manager über folgende Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen:

  • Bildung: Ein Studienabschluss in Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftsingenieurwesen, Betriebswirtschaft oder eine Berufsausbildung zum Fachinformatiker ist häufig erforderlich. In einigen Fällen kann jedoch auch Berufserfahrung in Kombination mit einer relevanten Zertifizierung ausreichen.

  • ITAM/SAM-Erfahrung: Erfahrung im Bereich IT-Asset- oder Software-Asset-Management (ITAM/SAM), IT-Beschaffung, Finanzanalyse oder IT-Service-Management ist in der Regel notwendig, sofern es sich nicht um eine Junior-Position handelt. Kenntnisse im Bereich der wichtigsten Softwareanbieter (z.B. Microsoft, Cloud-Anbieter oder Adobe), Lizenzmodelle, Vertragsbedingungen und Branchenanwendungen sind oftmals erforderlich. Der versierte Umgang mit SAM-Tools und -Datenbanken wird vorausgesetzt, zunehmend auch mit Plattformen für das SaaS-Management.

  • Analytische Fähigkeiten: Aus Inventardaten, Nutzungszahlen und Vertragsbedingungen ein Bild zusammensetzen, das eine Entscheidung trägt. Welche Lizenzen sind ungenutzt, wo droht ein Audit, was kostet die Konsolidierung?

  • Kommunikationsfähigkeiten: IT-Teams, Führungskräfte, Softwareanbieter, Finanzwesen, Rechtsabteilung. Jeder braucht dieselbe Information in einer anderen Sprache.

  • Verhandlungsgeschick: Mit Softwareanbietern über Konditionen verhandeln, und zwar in Kenntnis dessen, was das Unternehmen tatsächlich braucht. Ein Vertrag mit zu vielen Lizenzen ist genauso ein Fehler wie einer mit zu wenigen.

  • Kenntnisse im Bereich Compliance: Die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen an Softwarelizenzen kennen. Verstöße werden bei einem Audit teuer.

  • Technische und finanzanalytische Fähigkeiten: Auf der einen Seite IT-Infrastruktur, Netzwerke, Betriebssysteme und Anwendungen verstehen, auf der anderen Finanzanalyse, Berichterstattung und Inventarisierung. Die Rolle steht zwischen beiden Welten.

  • Zertifizierungen: ITAM/SAM- oder License-Manager-Zertifizierungen können vorteilhaft sein, z.B. IAITAM Certified Software Asset Manager (CSAM), IAITAM Certified IT Asset Manager (CITAM) oder das License Manager Certificate (TÜV).

Der wirtschaftliche Hebel ist erheblich. Ungenutzte Lizenzen und falsch lizenzierte Installationen kosten Unternehmen regelmäßig sechsstellige Beträge im Jahr, oft ohne dass es jemand bemerkt.

Anforderungen an Software Asset Manager: ITAM/SAM-Erfahrung, Lizenzrecht, analytische Fähigkeiten, Verhandlung.

Wie viel verdient ein Software Asset Manager? Gehalt

Den Ausschlag gibt der verwaltete Lizenzbestand: Wer die Verträge eines Konzerns mit mehreren zehntausend Lizenzen und komplexen Audit-Risiken verantwortet, liegt deutlich über einer Rolle im Mittelstand. Das Durchschnittsgehalt eines Software Asset Managers in Deutschland liegt bei rund 75.000 Euro brutto pro Jahr. Einstiegsgehälter beginnen bei rund 50.000 Euro brutto pro Jahr und Gehälter für Senior-Positionen können bis zu 100.000 Euro brutto pro Jahr betragen oder in Enterprise-Umgebungen auch höher liegen.

Software-Asset-Manager-Gehalt: durchschnittlich 75.000 Euro brutto im Jahr, Einstieg 50.000, Senior bis 100.000.

Einordnung: In der TechMinds Gehaltsstudie IT & Engineering steht diese Rolle auf der Ebene Senior Professional im Fachbereich IT-Management. Dort lassen sich die Gehaltsspannen aller 162 Tech-Rollen vergleichen.

Wie wird man Software Asset Manager?

Um Software Asset Manager zu werden, sollten Sie die folgenden Schritte befolgen:

Bildung

Absolvieren Sie eine Berufsausbildung zum Fachinformatiker oder einen Bachelor-Abschluss in Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Bereich. Eine universitäre Ausbildung ist zwar nicht immer zwingend erforderlich, aber viele Arbeitgeber bevorzugen Kandidaten mit einem Bachelor-Abschluss.

SAM-Kenntnisse

Eignen Sie sich Kenntnisse in den Bereichen Softwarelizenzierung, IT-Infrastruktur, Compliance und IT-Service-Management an. Sie sollten auch ein grundlegendes IT-Verständnis und Erfahrungen mit verschiedenen SAM-Tools und -Plattformen haben.

Berufserfahrung

Branchenzertifikate wie der Certified Software Asset Manager (CSAM) oder der Certified IT Asset Manager (CITAM) der IAITAM belegen das Fachwissen gegenüber Arbeitgebern. Sammeln Sie praktische Erfahrungen im Bereich IT, vorzugsweise in einer Rolle, die sich auf Software-Asset-Management oder IT-Asset-Management konzentriert. Sie können auch Erfahrungen in ähnlichen Bereichen wie IT-Service-Management, IT-Sicherheit oder IT-Audit sammeln.

KI im Software Asset Management: Was sich heute und künftig ändert

KI verändert das Software Asset Management gleich doppelt. Zum einen wird KI selbst zum Lizenzgegenstand: Copilot-Add-ons, KI-Abonnements und tokenbasierte, nutzungsabhängige Preismodelle machen Softwarekosten volatiler und schwerer planbar als klassische Lizenzen pro Nutzer. Der Software Asset Manager inventarisiert diese Dienste, überwacht den Verbrauch und deckt ungesteuerte KI-Nutzung in den Fachbereichen (Shadow AI) auf.

Zweitens ist KI ein Werkzeug der Rolle geworden. Bestandsdaten normalisieren, ungenutzte Lizenzen erkennen, den Bedarf des nächsten Jahres schätzen: Das erledigen SAM-Plattformen inzwischen weitgehend selbst. Der Lizenzabgleich, früher Fleißarbeit über Tage, läuft automatisiert, und der Software Asset Manager kontrolliert das Ergebnis.

Vertrags- und Verhandlungsstärke bleiben der Kern der Rolle. Dazu kommen jetzt nutzungsbasierte Preismodelle, die man verstehen muss, die Zusammenarbeit mit FinOps und die Governance der KI-Dienste. Die Position rückt damit näher an die finanzielle Steuerung der gesamten Software- und KI-Landschaft heran.

Team-Meeting der TechMinds Personalberatung im Konferenzraum, Präsentation von Kennzahlen
Florenz Klasen, Headhunter bei TechMinds, telefoniert konzentriert am Schreibtisch im modernen Büro.
Headhunterin bei TechMinds telefoniert und notiert Informationen an einem modernen Büroarbeitsplatz.

Ihr Headhunter für Software Asset Manager

Als IT-Headhunter besetzt TechMinds Positionen im Software Asset Management und sind auch in anderen Software-bezogenen Themengebieten Ihr Ansprechpartner: So stehen wir Ihnen bspw. als Headhunter für Softwareentwickler zur Seite. Im Durchschnitt stellen wir unseren Kunden bereits nach 16,3 Tagen den ersten passenden Kandidaten vor. Besetzen Sie Ihre Tech- und IT-Vakanzen mit TechMinds. Mehr zur Suche nach dieser Rolle: Headhunter IT-Operations & Infrastruktur.

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