„Wir nehmen kein Geld für Stellen, die wir nicht besetzen können“: warum seriöse Headhunter auch Aufträge ablehnen

Eine Personalberatung, die Aufträge ausschlägt? Klingt nach schlechtem Geschäftssinn. Für Florenz Klasen, Geschäftsführer von TechMinds, ist es das Gegenteil, nämlich Qualitätssicherung. Im Gespräch erklärt er, warum er rund jede zehnte Anfrage ablehnt, wann er Kunden von einer Zusammenarbeit abrät und weshalb sich Ehrlichkeit am Ende auch im Umsatz auszahlt.

Herr Klasen, wie viele Anfragen lehnen Sie eigentlich ab?

Das ist schwer exakt zu beziffern, aber grob ist es etwa eine von zehn. Das klingt erstmal nicht viel, aber dahinter steckt eine bewusste Entscheidung: Wir nehmen nur Mandate an, bei denen wir eine realistische Chance sehen, wirklich zu liefern.

Erinnern Sie sich an ein konkretes Mandat, das Sie abgelehnt haben, und was war der Auslöser?

Ja, ein typischer Fall: Ein Kunde mit einem Standort relativ weit außerhalb, hohen Anforderungen an den Kandidaten und gleichzeitig Gehaltsbudgets von gestern, die nicht zu den heutigen IT-Gehältern passen. Wir können für die meisten Regionen ganz gut einschätzen, was der Kandidatenmarkt hergibt. Und wenn Anforderungen, Standort und Budget so weit auseinanderklaffen, sprechen wir das transparent an und sagen: Dann sind wir an dieser Stelle vielleicht nicht der richtige Partner.

Aber Kunden zahlen Ihnen doch einen Betrag vorab. Ist es nicht verlockend, den Auftrag trotzdem anzunehmen?

Genau deshalb machen wir es nicht. Manche Anbieter versprechen Kandidaten nach X Wochen, kassieren die erste Rate und am Ende kommt nichts dabei rum. Solche Erfahrungen mit Headhuntern haben viele Unternehmen schon gemacht. Die Kunden schätzen es sehr, wenn man stattdessen vorher eine ehrliche Einschätzung abgibt. Das hat ja nichts damit zu tun, dass wir den Kunden nicht mögen. Es ist eine reine Einschätzung des Kandidatenmarkts und der Besetzungswahrscheinlichkeit.

Was ist denn der häufigste Grund für eine Absage?

Tatsächlich, dass die Anfrage gar nicht in unseren Bereich fällt. Wir sind eine spezialisierte Boutique: Tech- und IT-affine Positionen ab etwa zwei bis drei Jahren Berufserfahrung, grob ab 60.000 Euro Gehalt aufwärts. Wir vermitteln keine direkten Hochschulabsolventen und generell keine Ausbildungsberufe ohne Online-Präsenz. Und es gibt Profile, die wir über unsere Netzwerke schlicht nicht erreichen, Elektromeister zum Beispiel. Elektrotechnik-Ingenieure finden wir über unsere Plattformen, aber Meister ohne Studium haben oft gar kein Profil online. Dann sagen wir das auch so klar. Dafür machen wir nicht nur Core-Tech-Stellen, sondern auch Schnittstellenrollen: ein Digital Consultant, ein Product Owner, ein Head of Sales in der Tech-Branche gehören genauso dazu. Zu wissen, was man nicht anbieten kann, gehört zur Spezialisierung dazu.

Und wenn die Anfrage fachlich passt, gibt es dann noch Gründe für ein Nein?

Einen gibt es, und der ist unbequemer: wenn ein Unternehmen parallel viele Agenturen auf dieselbe Stelle angesetzt hat und gleichzeitig keine Bereitschaft zeigt, an den Rahmenbedingungen etwas zu ändern. Dann konkurrieren fünf Dienstleister um dieselben Kandidaten, und an der eigentlichen Ursache, warum die Stelle offen bleibt, arbeitet niemand. In so einer Konstellation können wir keine Qualität liefern, also lassen wir es lieber.

Und wenn es nicht so eindeutig ist, lehnen Sie dann ab oder starten Sie trotzdem?

Es muss ja nicht immer gleich in eine Ablehnung münden. Oft geben wir einen transparenten Hinweis: „Wir glauben, das wird schwierig. Wir können gern in den Markt gehen und schauen, was geht, aber vermutlich müssen wir im Projektverlauf an den Rahmenbedingungen oder Anforderungen drehen.“ Wenn der Kunde dann auf eigenes Risiko sagt, er will es trotzdem mit uns machen, ist das in Ordnung. Solche Projekte entwickeln sich: Wenn die ersten Kandidaten kommen und wir merken, wir bekommen nur Profile, die 10.000 Euro über dem Budget liegen, sprechen wir das offen an. Was wir grundsätzlich nicht machen: sagen „Super, in drei Wochen habt ihr die ersten Profile“ und dann kommt die große Enttäuschung. Das kann man seriöserweise nicht machen.

Kommt es vor, dass Kunden nach so einem Hinweis ihr Mandat anpassen?

Durchaus. Eine ehrliche Rückmeldung führt oft dazu, dass noch mal Gesprächsbereitschaft entsteht. Dann schauen wir gemeinsam, was möglich ist: das Budget etwas anheben, die Anforderungen realistischer schneiden, manchmal auch den Jobtitel anders denken. Und wenn es diesmal nicht passt, kommen viele zu einem späteren Zeitpunkt mit einem anderen Mandat zurück. Die Tür bleibt ja offen.

Lehnen Sie auch ab, wenn schlicht die Kapazität fehlt?

Das versuchen wir anders zu lösen. Bei uns betreut nicht ein Personalberater allein sein Projekt, sondern wir arbeiten im Team: Die Suche und Ansprache verteilen sich über mehrere Kollegen, ein Personalberater verantwortet dann die Interviews und schlägt die Profile vor. So können wir Kapazitäten gut ausgleichen, zumal solche Projekte ohnehin ein bis sechs Monate laufen und es selten auf den Start am nächsten Tag ankommt. Und wenn es wirklich mal eng wird, steuern wir über die Mandatsauswahl: Wir nehmen bewusst nur so viele Projekte an, wie wir in hoher Qualität betreuen können. Das ist ehrlicher, als Aufträge anzunehmen und sie nicht ordentlich zu bearbeiten.

Haben Sie schon mal ein laufendes Mandat von sich aus beendet?

Nicht im Sinne von „mit euch arbeiten wir nicht mehr zusammen“, das ist ja kein Kindergarten, wir arbeiten zum Glück mit sehr professionellen Unternehmen. Wir beenden Mandate eigentlich nur dann, wenn wir keinen Erfolg mehr für realistisch halten: Das Projekt läuft, wir haben etliche Profile vorgeschlagen, der Markt ist erschöpft. Dann sage ich lieber ehrlich, dass es keinen Sinn macht, aktuell weiterzumachen. Wir sprechen darüber, ob wir in ein paar Monaten noch mal reinschauen oder es andere Lösungen gibt.

Und die Mandate, die Sie annehmen, werden die alle besetzt?

Ein hoher Anteil, aber ehrlicherweise nicht alle. Die Gründe liegen dabei oft gar nicht in der Suche selbst: Manchmal besetzt der Kunde die Stelle parallel über eigene Bewerbungen oder internes Recruiting, manchmal wird die Position gestrichen oder das Projekt abgebrochen, manchmal ist auch der regionale Kandidatenmarkt schlicht erschöpft. Und es kommt vor, dass ein Kandidat am Ende das Angebot ablehnt. Dass wir gar keine Profile vorschlagen können, passiert dagegen im Grunde nicht, auch weil wir vorher aussortieren, was nicht besetzbar ist. Genau dafür ist die Ehrlichkeit am Anfang da.

Mal ehrlich: Jede Absage kostet doch Umsatz.

Das würde ich so nicht unterschreiben. Ein Kunde, der eine ehrliche Rückmeldung bekommen hat, kommt oft mit einer späteren Stelle wieder. Das erleben wir immer wieder: „Damals hat es nicht gepasst, jetzt haben wir eine neue Position, wir würden gern wieder mit euch arbeiten.“ Ehrlichkeit zahlt sich auch umsatztechnisch aus. 77 % unserer Mandate sind Folge- oder Empfehlungsmandate. Und sie hält die Qualität unserer Arbeit hoch: Eine Projekt-Erfolgsquote von über 86 % kann nur entstehen, weil wir eben nicht jeden Auftrag annehmen, der nicht zu uns passt.

Das klingt fast zu edel. Wo ist der Haken?

(lacht) Wir sind am Ende auch nicht Mutter Teresa. Wir müssen Umsätze machen, wir müssen das alles finanzieren, logischerweise. Es ist immer eine Abwägung und genau deshalb gibt es ja den Mittelweg mit dem transparenten Hinweis. Der Unterschied ist nur: Wir verkaufen keine Sicherheit, die es nicht gibt.

Zum Schluss: Woran erkenne ich als Unternehmen, dass eine Personalberatung ehrlich mit mir ist?

An dem, was vor dem Vertrag passiert. Eine seriöse Beratung will erst verstehen: Was sucht ihr wirklich, was sind Kernanforderungen, was ist nice to have, wie sind die Rahmenbedingungen? Wenn stattdessen sofort Kandidaten garantiert in drei Wochen versprochen werden, ohne dass jemand kritische Fragen zu fairer Bezahlung, Standort oder Anforderungsprofil gestellt hat, wäre ich vorsichtig. Die unbequemen Fragen am Anfang sind kein schlechter Service, sondern bewahren vor Recruiting-Fehlern im Erstgespräch. Sie sind das beste Zeichen dafür, dass jemand wirklich liefern will.

Ein Nein vom Headhunter fühlt sich zunächst wie eine verpasste Chance an. Tatsächlich ist es das vielleicht klarste Merkmal, dass ein Headhunter seriös arbeitet: Er hat den Kandidatenmarkt ernsthaft eingeschätzt, bevor er Geld dafür nimmt. Unternehmen, die eine Absage oder einen kritischen Hinweis bekommen, sollten das als Einladung verstehen, an den Stellschrauben zu arbeiten, also an Budget, Anforderungen und Standortmodell. Weitere Gütekriterien, wie Sie einen Headhunter finden und engagieren, haben wir in einem eigenen Ratgeber zusammengestellt.

Und wer gerade eine Tech- oder IT-Führungsposition besetzen will, kann die Probe aufs Exempel machen: Im Erstgespräch mit TechMinds gibt es eine ehrliche Einschätzung zu Marktlage und Kandidaten, bevor ein Vertrag unterschrieben ist. Für schwer besetzbare Tech-Rollen lohnt der Blick auf Headhunter für Tech & IT mit eigenem Kandidatennetzwerk.