Candidate Experience: Definition & wie Sie sie verbessern können

Eine positive Candidate Experience kann Ihnen in der Personalsuche einen klaren Vorteil einbringen. Insbesondere in Branchen, in denen die Arbeitnehmer zwischen mehreren Angeboten wählen können, sollten Sie darauf achten, aus der Masse hervorzustechen und den Bewerbungsprozess so angenehm wie möglich zu gestalten. Was alles zu einer guten Candidate Journey gehört und wie Sie diese verbessern können, erfahren Sie hier.

Unter dem Begriff Candidate Experience werden alle Erfahrungen zusammengefasst, die ein Bewerber von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Bindung an das entsprechende Unternehmen sammelt. Dabei sind nicht nur die Interaktionen mit dem Unternehmen entscheidend, sondern auch Faktoren wie Web- und Karriereseiten.

Und was ist die Candidate Journey? Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, beschreiben aber zwei Seiten derselben Sache: Die Candidate Journey ist die Reise des Kandidaten, also der Weg über alle Kontaktpunkte von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Bindung. Die Candidate Experience ist das Erlebnis, das er auf dieser Reise sammelt.

Um für begehrte Tech & IT Mitarbeiter als Arbeitgeber überhaupt interessant zu sein, muss sich ein Unternehmen heute erheblich mehr Mühe geben als früher. Dazu gehört eine positive Candidate Experience. Sie erfasst und bewertet die Erfahrungen des Recruiting-Prozesses aus Bewerbersicht. Von der Stellenbeschreibung auf der Website des Unternehmens über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einarbeitung.

Das persönliche Vorstellungsgespräch bildet dabei ein Schlüsselmoment der Erfahrung. Gemeinsam mit dem Employer Branding ist das Thema Candidate Experience in vielen HR-Abteilungen fest verankert. Dies sind Reaktionen auf einen Wandel der Machtverhältnisse im Arbeitsmarkt zugunsten der Arbeitnehmer. Es handelt sich um einen modernen Ansatz, weil er einen zeitgemäßen Umgang mit Kandidaten auf Augenhöhe fördert.

Wie viel auf dem Spiel steht, zeigt die Softgarden-Studie „Candidate Experience 2023“ mit 3.811 befragten Bewerbern: Mehr als jeder zehnte Jobsuchende hat schon einmal einen unterschriebenen Arbeitsvertrag nicht angetreten, und 21 % haben innerhalb der ersten 100 Tage wieder gekündigt. Beides sind in vielen Fällen Spätfolgen eines Bewerbungsprozesses, der Erwartungen geweckt hat, die das Unternehmen dann nicht eingelöst hat.

Das Schaffen einer positiven Candidate Experience ist kein einfacher, sondern ein langwieriger Prozess, dem Sie jedoch viel Beachtung schenken sollten, um Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Im Kern geht es dabei meist um Themen wie Schnelligkeit, Verlässlichkeit, Agilität und Wertschätzung.

Der naheliegendste Effekt einer gelungenen Candidate Experience ist die höhere Wahrscheinlichkeit, neue Mitarbeiter für das eigene Unternehmen begeistern zu können. Die positiven Effekte reichen jedoch weit über den einzelnen Bewerber hinaus. Es ist z.B. erwiesen, dass Kandidaten ihren Familien, Freunden und Bekannten von den Erfahrungen eines Bewerbungsprozesses berichten oder diese auf entsprechenden Portalen wie Kununu bewerten.

Nicht alle Punkte der Candidate Experience sind steuerbar. Dennoch gibt es einige wichtige Faktoren, auf die Sie als Arbeitgeber Einfluss haben. Es reicht nicht aus, sich vom Stellenmarkt bis hin zum Vertragsabschluss von seiner besten Seite zu präsentieren. Das Erschaffen einer positiven Candidate Experience ist ein komplexer Vorgang. Ein IT-Recruiting-Prozess besteht aus einzelnen Schritten und aus verschiedenen Kontaktpunkten zwischen dem Kandidaten und dem Unternehmen.

Um eine positive Candidate Experience zu schaffen, ist es wichtig, die Perspektive zu wechseln und sich in den Bewerber hineinzuversetzen. Es gilt zu klären, welche Kontaktpunkte ein Kandidat mit Ihrem Unternehmen hat, was ihm wichtig ist und wo es zu Schwierigkeiten kommen kann.

Dabei ist es ganz gleich, ob das Unternehmen den Bewerbungsprozess durch eine interne Recruiting-Abteilung verwirklicht oder einen externen Headhunter wie die TechMinds GmbH einsetzt, um den passenden Kandidaten zu finden. Die Ziele bleiben dabei immer gleich: eine möglichst geringe Abbruchquote der Bewerbung, eine emotionale Bindung des Bewerbers und ein positiver Ruf des Unternehmens.

Die Grafiken dürfen gerne verwendet und geteilt werden. Bitte nennen Sie als Quelle diesen Beitrag oder techminds.de.

Die Candidate Experience beginnt bereits in dem Moment, in dem der Bewerber das erste Mal auf das entsprechende Unternehmen aufmerksam wird (über die Website oder Karriereseite). Je besser Sie hier bereits abschneiden, desto zuträglicher ist es für eine positive Candidate Experience. Wir stellen Ihnen im Folgenden die 6 Phasen vom ersten Kennenlernen bis zur Bindung vor.

Diese Phase kann bereits über den weiteren Verlauf der Candidate Journey entscheiden. Hier kommt der potenzielle Bewerber das erste Mal mit Ihrem Unternehmen in Kontakt, dies kann auf einer Karrieremesse, durch eine Recruiting-Kampagne oder durch Hörensagen geschehen. Je besser der Eindruck ist, den der Jobsuchende hier erhält, desto wahrscheinlicher ist es, dass er sich für Sie interessiert und mehr wissen will.

Der nächste Schritt ist die erste aktive Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen. Dabei wird zumeist die entsprechende Website aufgerufen, um einen ersten Eindruck vom werbenden Unternehmen zu erhalten. Eine gut auffindbare, professionell gestaltete Karriereseite inklusive interessanter Stellenanzeige innerhalb Ihrer Website wird dabei für eine positive Erfahrung sorgen. Wenn nun der Rest der Website ebenfalls professionell und konsistent gestaltet ist, haben Sie auf den ersten Metern der Candidate Journey bereits viel richtig gemacht.

Wenn sich der Kandidat zu einer Bewerbung entscheidet, bedeutet das, dass ihm das bisher Gesehene gefallen hat. Damit Sie ihn weiterhin überzeugen können, sollte der Bewerbungsprozess, der ja bekanntlich durchaus mit einem nicht unwesentlichen Zeitaufwand verbunden ist, möglichst reibungslos und angenehm funktionieren.

Wenn Sie Bewerbungen mittels Online-Formularen managen, sollten diese einfach zu finden und übersichtlich gestaltet sein. Dokumente hochzuladen, sollte ohne Probleme funktionieren und die Geduld des Bewerbers nicht unnötig auf die Probe stellen. Zusätzlich kann es nicht schaden, wenn Sie eine höfliche Bestätigungsmail aussenden, sobald Bewerbungen bei Ihnen eintrudeln.

In dieser Phase kommt es zum ersten physischen Kontakt zwischen Bewerber und Unternehmen. Es finden das Bewerbungsgespräch, der Auswahlprozess und die nachträgliche Kommunikation statt. Entscheidend ist hier, wie Sie den Bewerber empfangen und sich als Unternehmen präsentieren. Nachdem der Bewerber im besten Fall in den ersten Phasen der Candidate Experience bereits einen guten Eindruck von Ihnen erhalten hat, geht es nun darum, diesen Eindruck zu bestätigen.

Wenn Sie sich für den Bewerber entschieden haben, ist es wichtig, das positive Gefühl, das Sie zuvor vermittelt haben, weiterzuführen. Schließlich soll es nicht so wirken, als hätten Sie lediglich ein Bild geschaffen, um Bewerber von sich zu überzeugen.

Ein gutes (digitales) Onboarding ist wichtig. Damit helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, sich leicht in die noch unbekannte Arbeitsumgebung einzufügen. So legen Sie den Grundstein für eine langfristige Bindung: Wenn er gleich freundlich empfangen und aktiv ins Geschehen eingebunden wird, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sich ein neuer Mitarbeiter wohlfühlt und an einer dauerhaften Anstellung interessiert ist.

Apropos dauerhafte Anstellung: Ist der neue Mitarbeiter erstmal im Unternehmen angekommen und hat sich gut eingelebt, bedeutet das keineswegs das Ende der Candidate Experience. Denn zu dieser zählen die dauerhaften Bemühungen des Arbeitgebers, den Kandidaten im Unternehmen zu halten. Das bedeutet konkret: Um eine positive Candidate Journey zu erreichen, sollten Sie dauerhaft Arbeitgeberattraktivität gewährleisten.

Eine negative Candidate Experience kann den Ruf eines Unternehmens nachhaltig schädigen. Oftmals äußern sich negative Erfahrungen eines Kandidaten über dessen Bewertungen auf Social Media oder auf der Karriereseite des Unternehmens. Kommen mehrere solche Bewertungen zusammen, kann daraus schnell ein durchaus schlechtes Bild vom Unternehmen entstehen. Wie schnell das geschieht, belegt Softgarden mit einer klaren Zahl: 57,1 % der Bewerber teilen negative Erlebnisse aus Bewerbungsprozessen mit anderen.

Der Nachteil daran: Schlechte Erinnerungen und Bewertungen bleiben viel eher hängen als positive. Ist das Image also einmal angeknackst, bedarf es einigen Aufwandes, den entstandenen Schaden wieder zu beheben. Daher die Devise: eine negative Experience erst gar nicht zulassen.

Doch was wird von Bewerbern überhaupt als negative Erfahrung gewertet?

Eine durchgängig negative Candidate Experience wirkt sich früher oder später negativ auf die Arbeitgebermarke, das Image und letztlich das Unternehmensergebnis aus.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Candidate Experience verbessern können. Wir geben Ihnen ein paar Tipps und Tricks.

Eine Stellenanzeige sollte bereits alle Informationen enthalten, die einen Bewerber interessieren könnten. Zu den Klassikern zählen Anforderungsprofil, Tätigkeitsbereich, Entlohnung, Zusatzleistungen etc. Die Anzeige sollte klar und verständlich formuliert sein und den Bewerber möglichst ohne Fragen zurücklassen.

Heutzutage läuft Personalsuche online ab. In diesem Kontext ist der erste Kontaktpunkt zwischen dem Kandidaten und Ihrem Unternehmen für gewöhnlich die Webseite bzw. Karriereseite Ihres Unternehmens. Daher ist es wichtig, diese attraktiv, gut strukturiert und informativ zu gestalten. Alle wichtigen Punkte sollten kurz und eindeutig dargestellt werden und Sie sollten dem Kandidaten ein Gefühl von Transparenz vermitteln.

Es ist sehr empfehlenswert, den Bewerbungskandidaten zu diesem Zeitpunkt bereits die Möglichkeit zu geben, sich bei Fragen an einen Ansprechpartner Ihres Unternehmens wenden zu können. Dadurch wird Vertrauen zwischen Ihnen und den Bewerbern aufgebaut.

Kommunikation ist in der Candidate Experience das A und O. Geben Sie dem Bewerber das Gefühl, dass er auf seiner Reise nicht alleingelassen ist, sondern in Ihnen während der gesamten Zeit einen verlässlichen Ansprechpartner hat. Dazu gehören leicht aufzufindende Kontaktdaten genauso wie gute Erreichbarkeit, schnelle Rückmeldungen und respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe.

Sollten Sie sich gegen einen Kandidaten entscheiden, ist es sehr wichtig, dem Kandidaten angemessen abzusagen. Dabei sollten Sie dem Kandidaten mit dem Absageschreiben vermitteln, dass er nicht nur einer von vielen Bewerbern war.

Bei der Zusammenarbeit mit einem Headhunter sollten Sie einem Kandidaten nach dem Interview, ob telefonisch oder persönlich, selbst und nicht über den Headhunter absagen. Damit signalisieren Sie Wertschätzung und stärken Ihre Arbeitgebermarke.

Um eine positive Candidate Experience zu schaffen, ist es ratsam, dass Sie die richtigen Bewerbungskanäle anbieten, sodass eine Bewerbung in maximal 15 Minuten abgeschlossen werden kann.

Ein langwieriger Bewerbungsprozess kann schnell zur Frustration des Kandidaten führen. Viele Kandidaten schätzen daher die unkomplizierte und schnelle Bewerbung über einen Headhunter, weil sich dadurch der Bewerbungsprozess oftmals beschleunigt.

Schnelligkeit gilt insbesondere auch für den Auswahlprozess. Dieser sollte von der Bewerbung bis zum Angebot maximal vier bis sechs Wochen betragen, da sich die Candidate Experience anschließend in der Regel deutlich verschlechtert. Im Falle, dass sich der Auswahlprozess doch über einen längeren Zeitraum erstreckt, sollten Sie den Kandidaten regelmäßig informieren.

Künstliche Intelligenz hat inzwischen fast jeden Kontaktpunkt der Candidate Experience erreicht: Chatbots beantworten Fragen zur Stelle rund um die Uhr, automatisierte Statusupdates halten Bewerber auf dem Laufenden, KI-gestützte Systeme sortieren eingehende Bewerbungen vor. Richtig eingesetzt, zahlt das direkt auf die beiden größten Schmerzpunkte der Kandidaten ein: lange Funkstille und langsame Prozesse.

Zwei Dinge sollten Sie dabei im Blick behalten. Erstens die Balance: Automatisierte Kommunikation darf Routineschritte übernehmen, aber die entscheidenden Momente, das Interview, das Feedback nach dem Gespräch, die Vertragsverhandlung, gehören in menschliche Hände. Kandidaten spüren schnell, wenn sie nur noch mit einem System sprechen.

Zweitens die rechtliche Seite: KI-Systeme, die Bewerber bewerten oder vorauswählen, gelten nach der EU-KI-Verordnung als Hochrisiko-Anwendungen, deren Pflichten seit August 2026 vollständig gelten, darunter Transparenz gegenüber den Bewerbern und menschliche Aufsicht. Ein offener Umgang damit ist auch ein Signal an die Kandidaten: Hier entscheidet am Ende ein Mensch.

Überlassen Sie den Umgang mit Bewerbern (und Mitarbeitern) nie dem Zufall. Sie sind schließlich der Schlüssel für Ihren Unternehmenserfolg. Kümmern Sie sich um erfolgreiches Employer Branding, schaffen Sie eine starke Marke und einen guten Ruf. Damit legen Sie bereits den Grundstein für gutes Candidate Experience Management.

Achten Sie auf eine hochwertige Gestaltung Ihrer Website, Karriereseite sowie Stellenanzeigen. Planen Sie Bewerbungsgespräche mit viel Sorgfalt und begegnen Sie Bewerbern stets auf Augenhöhe. Bringen Sie jedem Bewerber in gleichem Maße Wertschätzung und Respekt entgegen, auch, wenn Sie sich am Ende vielleicht gegen ihn entscheiden.

Das können wir nur immer wieder unterstreichen. Eine positive Candidate Experience stärkt nicht nur Ihre Arbeitgebermarke nach außen hin, sondern kann ebenso einen großen Einfluss auf den internen Unternehmenserfolg haben. Indem Sie in eine positive Candidate Journey investieren, investieren Sie gleichzeitig in Ihr Unternehmen.

Agieren Sie auf Augenhöhe, mit Respekt, Professionalität und Wertschätzung, und Sie werden zweifelsohne die positive Resonanz bemerken.

Wenn Sie mit einer professionellen IT Personalberatung zusammenarbeiten, kann sich dies positiv auf Ihre Candidate Experience auswirken.

Indem der HR Consultant dem Kandidaten als Sparringpartner von der Ansprache bis hin zum Interview und darüber hinaus zur Seite steht, fühlt er sich zu jedem Zeitpunkt gut betreut und wertgeschätzt. Er kann seine Rückfragen schnell beantworten, während Sie Ihre Ressourcen schonen.

Einer qualifizierten Personalvermittlung ist es wichtig, dem Kandidaten eine positive Erfahrung und authentische Einblicke in Ihre Unternehmenskultur zu vermitteln. Aufgrund des Tech-Know-hows sowie des methodischen, persönlichen und agilen Vorgehens können spezialisierte Headhunter mit internen HR-Abteilungen bei zeitaufwändigen Recruiting-Projekten optimal kooperieren. Auch das Tempo zahlt auf die Candidate Experience ein: Bei TechMinds vergehen vom Projektstart bis zum ersten Interview im Durchschnitt 23 Tage, Kandidaten erleben also einen Prozess, der spürbar vorankommt.

Nachhaltige Headhunter legen Wert darauf, dass der Kandidat, ob mit Zusage oder Absage, anschließend einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen hat.

Letztlich geht es aber nicht ganz ohne Sie. Nur indem Sie eine positive Candidate Experience ermöglichen, begeistern Sie Kandidaten für Ihr Unternehmen nachhaltig. Und steigern Ihr Unternehmensimage.