Headhunter beauftragen vs. internes Recruiting: Wann lohnt sich welcher Weg?

Eine Entscheidung im Recruiting wird meistens zu spät besprochen, obwohl sie über Monate hinweg auf Produktivität, Teamklima und manchmal auf Kundenprojekte durchschlägt. Die Frage ist nicht, wen man einstellt. Die Frage ist, ob intern gesucht wird oder über einen Headhunter. In den meisten Unternehmen fällt diese Wahl nicht nach einer Abwägung, sondern aus Gewohnheit oder aus der Not heraus. Erst versucht man es intern, und wenn nach Wochen nichts passiert, greift man zum Telefon.

Wann trägt die interne Suche, und wo stößt sie an ihre Grenzen? Ab wann lohnt sich ein Headhunter? Als Headhunter sitzen wir meist erst dann am Tisch, wenn der interne Weg schon versucht wurde, und sehen deshalb beide Seiten. Die folgenden Abschnitte geben Ihnen die Grundlage für die Entscheidung: die Kosten einer offenen Stelle, die Stärken der internen Suche und die Punkte, an denen externe Unterstützung sinnvoll wird.

Bevor die Frage beantwortet werden kann, welcher Suchweg der richtige ist, lohnt sich ein nüchterner Blick auf das, was auf dem Spiel steht. Denn die Kosten einer zu langen Vakanz oder einer Fehlbesetzung in der IT sind erheblich und werden von den meisten Unternehmen unterschätzt.

Eine unbesetzte Stelle kostet Geld, auch wenn niemand ein Gehalt dafür auszahlt. Laut einer StepStone-Analyse auf Basis von Daten der Bundesagentur für Arbeit summieren sich die Kosten einer einzigen unbesetzten IT-Stelle über die Monate der Vakanz auf bis zu 73.000 Euro, wenn man Produktivitätsverluste, interne Mehrbelastung und entgangene Umsätze einrechnet. In dieser Zeit werden Projekte verzögert, Kollegen fangen die Mehrarbeit auf, und im schlimmsten Fall geraten Kundenprojekte ins Stocken.

Teurer wird es, wenn die Stelle zwar besetzt wird, aber mit der falschen Person. Fachleute schätzen die Kosten einer Fehlbesetzung in der IT auf das 1,5- bis 3-fache eines Jahresgehalts, je nach Seniorität der Position und je nachdem, wann der Fehler auffällt. Bei einem Senior Engineer mit 80.000 Euro Jahresgehalt bedeutet das im schlechtesten Fall einen Schaden von 240.000 Euro.

Neben den direkten Kosten gibt es Folgen, die sich schwerer beziffern lassen. Wir hören das in Briefings regelmäßig: Ein High Performer ist weg, monatelang findet sich kein Ersatz, und es leiden nicht nur die Termine. Die verbleibenden Kollegen geraten unter Druck, die Stimmung kippt, und im ungünstigen Fall kündigt der nächste.

In Führungs- und Architekturpositionen wiegt eine Fehlbesetzung noch schwerer, weil dort jede Entscheidung auf viele andere durchschlägt. Ein IT-Architekt, dessen Systementscheidungen sich erst zwei Jahre später als falsch herausstellen, verursacht Kosten, die kein Recruiting-Budget je einspielt. Der Umbau bindet dann Entwickler, die anderswo fehlen.

Für viele Positionen ist die interne Suche der schnellste und günstigste Weg. Wichtig ist nur, die eigenen Voraussetzungen nüchtern einzuschätzen und zu erkennen, wo die Methode an ihre Grenzen kommt.

Wer intern besetzt, spart vor allem Zeit. Kündigungsfristen entfallen, und die Einarbeitung dauert kürzer, weil die Person das Haus, die Abläufe und die Kollegen kennt. Ein weiterer Punkt wird oft übersehen. Das Risiko einer Fehlbesetzung sinkt, weil beide Seiten wissen, worauf sie sich einlassen.

Besonders gut funktioniert die interne Besetzung bei Stellen, die tief im eigenen Produkt- oder Systemkontext stecken. Ein Teamlead, der aus den eigenen Reihen wächst, gehört dazu, ebenso ein Spezialist, den man über Jahre für genau diese Aufgabe qualifiziert hat. Auch dort, wo kein seltenes Profil verlangt wird, ist der interne Weg meistens der bessere.

Die Grenzen des internen Recruitings treten meistens nicht sofort zutage, sie zeigen sich schleichend. Wenn die interne Ausschreibung keine geeigneten Kandidaten hervorbringt, weitet man die Suche auf Jobportale und Aggregatoren wie Google for Jobs aus. Wenn auch das nicht reicht, folgt Active Sourcing über LinkedIn und andere Social-Recruiting-Kanäle. Wochen vergehen, der Aufwand steigt, denn jeder Kanal spült Profile herein, die intern erst gesichtet und vorausgewählt werden müssen, und irgendwann stellt sich die Frage, ob man nicht von Anfang an anders hätte vorgehen sollen. Verschärft wird das seit einiger Zeit durch KI-generierte Bewerbungen: Wenn Anschreiben und Lebensläufe per Sprachmodell in Minuten entstehen, steigt das Bewerbungsvolumen, während die Aussagekraft der Unterlagen sinkt, und die interne Vorauswahl wird noch aufwendiger.

Internes Recruiting gerät aber vor allem dann an seine Grenzen, wenn das relevante Profil auf dem offenen Markt nicht aktiv nach einer neuen Position sucht. Erfahrene Cloud-Architekten, Senior Engineers mit spezifischen Stack-Kenntnissen oder Tech-Führungskräfte mit Budgetverantwortung gehören zu den gefragtesten IT-Profilen auf dem Markt. Diese gefragten Profile sind in der Regel nicht aktiv auf Stellenportalen unterwegs, sondern müssen gezielt identifiziert und angesprochen werden.

Hinzu kommt das Problem der Betriebsblindheit: Wer ausschließlich intern oder im bekannten Kandidatenumfeld sucht, bekommt selten den besten verfügbaren Kandidaten, sondern den besten erreichbaren. Das ist ein folgenreicher Unterschied, denn so wird nicht der gesamte relevante Talentmarkt betrachtet, sondern nur der Teil, der über bestehende Kanäle angesprochen werden kann. Erschwerend kommt hinzu, dass die interne HR-Abteilung mit den fachlichen Tech-Themen oft nicht vertraut ist. Ohne dieses Verständnis lässt sich kaum beurteilen, welche Kandidaten fachlich wirklich passen und welche nur auf dem Papier überzeugen.

Auch vertrauliche Besetzungen lassen sich intern oft nur schwer steuern. Wenn etwa eine Führungsposition diskret nachbesetzt werden soll, braucht es einen Suchweg, der keine frühzeitigen Signale ins Unternehmen oder an den Markt sendet.

Nicht jede IT-Stelle rechtfertigt den Einsatz einer externen Personalberatung. Es gibt jedoch Situationen, in denen sie nahezu unvermeidbar ist. Wer diese früh erkennt, spart Zeit, Nerven und letztlich auch Kosten.

Der Unterschied zwischen interner Suche und Headhunter liegt nicht im Ablauf, sondern im Kandidatenkreis. Eine Ausschreibung erreicht Menschen, die gerade suchen. Im IT-Markt sind das wenige, und selten die stärksten. Erfahrene Softwarearchitekten oder spezialisierte Entwickler sind in aller Regel in einem Projekt gebunden und lesen keine Stellenanzeigen.

Wie viel dieser Zugang zum passiven Markt ausmacht, zeigt ein Mandat aus unserer Praxis. Ein mittelständisches Softwareunternehmen aus dem Rhein-Main-Gebiet suchte über vier Monate einen Head of Engineering für ein Team von rund 25 Entwicklern. Drei Stellenanzeigen und mehrere Wochen Sourcing über LinkedIn brachten keine belastbare Shortlist.

In manchen Situationen ist eine öffentliche Ausschreibung riskant und nicht bloß ineffizient. Etwa wenn eine Führungsposition neu besetzt werden soll, ohne dass der aktuelle Stelleninhaber davon weiß. Oder wenn ein Unternehmen dem Markt nicht zeigen möchte, welche strategischen Positionen gerade offen sind. Auch die Ansprache von Kandidaten beim direkten Wettbewerber lässt sich über eine Anzeige nicht lösen.

Als zweites Kriterium wiegt die Geschwindigkeit schwer. Wer unter Zeitdruck besetzt, weil ein Projekt läuft, ein Abgang kurzfristig kam oder ein Wachstumsschritt Personal braucht, kann sich eine lange Suche nicht leisten. Spezialisierte Beratungen wie TechMinds arbeiten mit einem über Jahre aufgebauten Netzwerk, mit gepflegten Talent Pools und mit der diskreten Direktansprache, was die Zeit bis zur ersten qualifizierten Shortlist erheblich verkürzt. Statt monatelang auf passende Bewerbungen zu warten, bekommen Unternehmen binnen weniger Wochen geprüfte Profile, die fachlich und persönlich zur Position passen. Bei TechMinds liegen erste qualifizierte Profile im Schnitt nach 16,3 Tagen vor.

Das Honorar einer Personalberatung ist meistens der erste Einwand, wenn über externe Unterstützung gesprochen wird. Betrachtet wird es dabei fast immer für sich allein, losgelöst von dem, was eine verzögerte oder falsch besetzte Stelle kostet.

Bei seriösen IT-Personalberatungen liegt das Honorar marktüblich zwischen 20 und 35 Prozent des Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Position. TechMinds bewegt sich im Mittelfeld; wie hoch das Honorar ausfällt, hängt von Position, Verantwortung und Schwierigkeit der Suche ab und wird im Angebot besprochen. Bei einer Führungsrolle mit 150.000 Euro Jahresgehalt entspricht das je nach Einordnung 30.000 bis 52.500 Euro.

Neben dem prozentualen Modell gibt es Festhonorare, die sich ab dem Niveau von Senior-Fachkräften je nach Rolle und Aufwand zwischen 15.000 und 100.000 Euro bewegen. Beim Retainer-Modell wird das Honorar in mehreren Tranchen gezahlt, nämlich bei Auftragserteilung, nach der Shortlist und bei erfolgreicher Einstellung. In der Praxis steht am Anfang häufig ein Retainer als Basishonorar, üblicherweise zwischen 3.000 und 20.000 Euro, der bei erfolgreicher Vermittlung mit dem Erfolgshonorar verrechnet wird.

Viele Unternehmen übersehen, dass seriöse Personalberatungen eine Nachbesetzungsgarantie bieten. Verlässt ein vermittelter Kandidat das Unternehmen in der Probezeit, sucht der Berater erneut, ohne zusätzliches Honorar. Das senkt das Risiko einer Fehlbesetzung und macht den Vergleich mit der internen Suche erst fair.

Über das Ergebnis entscheidet die Wahl des Headhunters. Zählen sollten dabei weniger die Versprechen als das, was sich belegen lässt. Dazu gehören ein Berater, der die Position wirklich versteht, ein gepflegtes spezialisiertes Netzwerk und ein nachvollziehbarer Prozess. Darauf lohnt sich der Blick:

Beim Vergleich des Cost-per-Hire zwischen internem Recruiting und einem Headhunter wird meist nur gegengerechnet, was auf den Rechnungen steht: hier das Honorar der Beratung, dort die Kosten für Stellenanzeigen und die Arbeitszeit der HR-Abteilung. Diese Rechnung greift zu kurz, denn internes Recruiting rechnet sich anders: Internes Recruiting ist nur dann günstiger, wenn es auch funktioniert, und zwar in einem vertretbaren Zeitrahmen. Wir übernehmen regelmäßig Mandate, in denen vier Monate Suche, drei Anzeigen und Active Sourcing hinter dem Kunden liegen und der eingestellte Kandidat die Probezeit nicht bestanden hat. Am Ende hat das mehr gekostet, als unser Honorar je betragen hätte.

Wie teuer ein zu spät korrigierter Recruiting-Prozess werden kann, zeigt ein weiteres Mandat aus der TechMinds-Praxis. Ein Technologieunternehmen aus dem Münchner Raum hatte über acht Monate versucht, eine DevOps-Führungsposition intern zu besetzen. Zwei Fehlbesetzungen, die jeweils innerhalb der Probezeit wieder ausschieden, und der gebundene Aufwand im HR-Team summierten sich auf einen mittleren fünfstelligen Betrag, ohne dass die Stelle nachhaltig besetzt war. Eine spezialisierte Suche hätte hier früher angesetzt. Bevor wir Netzwerk und Direktansprache aktiviert haben, stand ein gemeinsames Briefing. Zunächst wurde analysiert, was in der bisherigen Suche schiefgelaufen war und wo die Fehler lagen, daraus entstand eine klare Suchstrategie. An dieser Stelle bringt TechMinds seine Erfahrung ein. Im Briefing werden die Stärken des Unternehmens und der Stelle herausgearbeitet, damit sich die Position dem Kandidatenmarkt überzeugend vorstellen lässt. Nach der gezielten Direktansprache war die Position innerhalb von rund fünf Wochen besetzt, der eingestellte Kandidat ist bis heute im Unternehmen.

Ob interne Personalsuche oder Headhunter, die Antwort hängt an der jeweiligen Lage und nicht an einer grundsätzlichen Vorliebe. Für die interne Suche sprechen Geschwindigkeit, Kosten und ein geringeres Risiko der Fehlbesetzung, sofern die Rahmenbedingungen stimmen und der Prozess konsequent geführt wird. Für den externen Weg spricht alles, was ein spezialisiertes Netzwerk und die tägliche Übung in der Direktansprache voraussetzt.

Beide Wege funktionieren nur, wenn die Entscheidung dafür bewusst gefallen ist. Am teuersten wird es im IT-Recruiting nicht durch das Honorar einer Personalberatung, sondern durch einen halbherzigen Prozess, den niemand rechtzeitig korrigiert.

Mit Blick auf die Entwicklung des Arbeitsmarkts wird diese Entscheidung künftig noch wichtiger. Der IT-Fachkräftemangel wird auch langfristig bestehen bleiben, die Anforderungsprofile werden durch aktuelle IT-Trends wie KI komplexer, und der Wettbewerb um erfahrene Tech-Talente und KI-Experten nimmt weiter zu. Unternehmen, die heute lernen, ihren Recruiting-Weg situativ und strategisch zu wählen, verschaffen sich einen Vorteil, der weit über die einzelne Stellenbesetzung hinausgeht. Übrigens sprechen 77 Prozent Folge- und Empfehlungsmandate bei TechMinds dafür, dass sich der bewusst gewählte externe Weg für viele Unternehmen mehr als einmal auszahlt. Sie schildern uns Ihre offene Position, wir zeigen Ihnen, wie wir sie besetzen.

Florenz Klasen ist Partner und Senior Personalberater bei TechMinds und seit rund zehn Jahren auf die Besetzung von IT- und Tech-Positionen spezialisiert. Im Gespräch erklärt er, woran Unternehmen die Grenzen der internen Suche erkennen.

Das sehen wir vor allem bei stark spezialisierten Stellen. Ein Beispiel war eine Position im Bereich Raumfahrt, ein Profil, für das eine klassische Ausschreibung schlicht nichts bringt, weil die passenden Leute nicht auf Stellenportalen suchen. Das Unternehmen hatte über Anzeigen niemanden gefunden. Wir sind dann in die Aufarbeitung der Stelle gegangen, haben ein sauberes Briefing gemacht und über unser Netzwerk gesucht und konnten die Rolle innerhalb von zwei bis vier Wochen besetzen. Vorher waren Kosten für Portale wie StepStone und vor allem viel Zeit verloren gegangen; teilweise müssen Projekte sogar aufgeschoben werden, weil die Schlüsselperson fehlt. In dem Fall sind aus der erfolgreichen Besetzung zwei Folgeaufträge entstanden.

Der einfachste Indikator ist, ob überhaupt passende Bewerbungen hereinkommen. Die interne HR muss sich ehrlich fragen: Können wir aus eigener Kraft geeignete Profile liefern oder nicht? Wenn die Antwort ’nicht‘ lautet, sollte man nicht monatelang weiterprobieren, denn jede vermeidbare Fehlbesetzung ist am Ende teurer als der rechtzeitige Wechsel der Strategie.

Die Frage der Diskretion klären wir gleich zu Beginn über eine Blacklist: Bei welchen Unternehmen darf grundsätzlich nicht angesprochen werden? Heikel wird es, wenn ein Kandidat seinen Arbeitgeber im Profil nicht angibt. Dann kann es passieren, dass er beim suchenden Unternehmen selbst oder bei einem direkten Wettbewerber arbeitet, und das merkt man erst im Gespräch.

Durch mehr Ressourcen und die tägliche Übung in der Ansprache sind wir in der Regel rund zwei Drittel schneller. Wo eine interne Suche schnell auf 100 Tage kommt, liegen wir mit gezielter Direktansprache eher im Bereich von gut 30 Tagen bis zur belastbaren Shortlist.

Ich mache das an vier Fragen fest. Erstens die Diskretion: Soll jemand ersetzt werden, ohne dass es intern bekannt wird, geht das kaum über eine offene Ausschreibung. Zweitens die Zentralität der Rolle: Echte Schlüsselpositionen besetzt man besser über einen Headhunter. Drittens die Dringlichkeit. Und viertens die ehrliche Selbsteinschätzung: Hat das Unternehmen inhouse überhaupt die Ressourcen und die fachliche Kompetenz, diese Suche selbst zu stemmen? Je öfter die Antwort ’nein‘ lautet, desto klarer ist der Fall für die externe Suche von Beginn an. Bei Engpässen unterstützen IT-Headhunting von TechMinds mit Netzwerk und Direktansprache. Vertiefend dazu: unser Leitfaden zu Headhunter-Kosten.