Telefoninterview Leitfaden – Vorbereitung, Tipps & Checkliste für Personaler

Wie führen Sie Ihre Bewerbungsgespräche? Klassisch vor Ort oder auch am Telefon bzw. via Videokonferenz? Seit vielen Jahren hat das das telefonische Vorstellungsgespräch einen festen Platz im IT-Personalgewinnungsprozess: Bereits 2019 wurden laut einer Studie von Viasto 36,2 Prozent der Vorstellungsgespräche telefonisch geführt, während nur 13,1 Prozent der Unternehmen auf Videointerviews setzten. Mit Pandemiebeginn erhielten Telefon- und Videointerviews einen deutlichen Zuwachs: 2020 fanden 44,4 Prozent der Interviews über ein Video-Konferenztool statt, 48,1 Prozent mittels Telefon.

Während Telefoninterviews vor Covid19 vor allem als erstes Kennenlernen für das eigentliche, persönliche Bewerbungsgespräch dienten, kommen telefonische oder online Vorstellungsgespräche heute in verschiedenen Phasen des Recruitings zum Einsatz: Headhunter und Personalvermittler sprechen am Telefon mit interessanten Professionals, um einen schnellen Eindruck des möglichen Arbeitnehmers zu bekommen. Auch für Führungskräfte bietet sich ein telefonisches Gespräch im Vorfeld an: Ein Telefoninterview hilft dabei, den Kandidatenkreis einzugrenzen und ungeeignete Fachkräfte schon vor zeitintensiven Prozessen auszusortieren. Im weiteren Bewerbungsprozess lassen sich über Videokonferenz oder Telefon längere Gesprächstermine vereinbaren, die zeit- und ressourcenschonende Alternative zum Face-to-Face-Gespräch sind und deutlich weniger Organisationsaufwand benötigen. Außerdem sind Video- oder Telefoninterviews ortsungebunden und deshalb flexibler. 

Remote Bewerbungsgespräche werden auch auf Kandidatenseite immer beliebter: In einer aktuellen Studie von ClickMeeting geben 39 Prozent der Befragten an, ein hybrides Modell – ein erstes Kennenlernen via Videokonferenz mit anschließendem Zweitgespräch in Präsenz – zu bevorzugen. Ein Viertel würde sich sogar für ein reinen Online-Bewerbungsprozess entscheiden, während 22 Prozent von Beginn an ein Face-to-Face-Treffen präferieren. 

Egal ob Sie ein telefonisches Vorstellungsgespräch zur Vorauswahl Ihrer Kandidaten oder für den gesamten Bewerbungsprozess verwenden möchten: Mit unserem Telefoninterview-Leitfaden für Führungskräfte meistern Sie das nächste Remote-Gespräch mit links! Wir zeigen Ihnen außerdem, welche Fragen Sie in jedem Interview stellen sollten, wo die Vor- und Nachteile eines Telefongesprächs liegen, und geben Ihnen eine Checkliste für die ideale Vorbereitung mit an die Hand.  

Das Telefoninterview: 5 Vorteile von Remote-Gesprächen

Kandidaten entspannt am Telefon interviewen, während Sie im Homeoffice oder gar auf Reisen sind? Telefonische Vorstellungsgespräche oder Videokonferenz-Softwares wie Microsoft Teams, Zoom und Co. bergen viele Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag einfacher gestalten.

Zeitersparnis

Im persönlichen Gespräch am Telefon oder über Video lassen sich Qualifikationen, Ausbildungsweg, Berufserfahrung und andere Must-haves direkt und unkompliziert abfragen. So können Sie in kürzester Zeit eine vergleichsweise größere Anzahl von Professionals kennenlernen als Face-to-Face und somit schnell die Spreu vom Weizen trennen. 

Geringer Organisationsaufwand

Ein paar Klicks im Video-Tool oder schnell eine E-Mail samt Telefonnummer verschickt –  ein (telefonischer) Gesprächstermin ist schnell organisiert und passt sich flexibel an Ihren Terminkalender an. Sie müssen spontan doch zu einem Kunden fahren? Telefoninterviews können ohne Probleme unterwegs abgehalten oder zwischen zwei Termine gelegt werden. Sollte es nicht anders gehen, lassen sie sich – im Vergleich zum Präsenz-Gespräch – außerdem relativ kurzfristig verschieben.

Kostenersparnis

Interessante Kandidaten ins Unternehmen einzuladen, ist mit einigen Kosten verbunden – gerade dann, wenn Professionals nicht in derselben Stadt ansässig sind. Diese entfallen bei einem Telefoninterview.

Soft Skills überprüfen

 Exzellente Qualifikationen und eine ansprechende schriftliche Bewerbung haben Sie bereits überzeugt? Nun ist es an der Zeit, auch die Soft Skills Ihres Kandidaten zu überprüfen. Im Telefoninterview ermitteln Sie Kommunikationsfähigkeiten, Cultural Fit und sozialen Umgang im Handumdrehen.

Auch die Kandidaten profitieren

Telefonische Vorstellungsgespräche sind auch für Ihre Professionals von Vorteil: Sie sparen sich die Zeit für die Anfahrt, können sich entspannt Notizen zurechtlegen und fühlen sich in ihren eigenen vier Wänden weniger verunsichert, als in Ihren Räumlichkeiten. Laut einer aktuellen Studie von ClickMeeting empfinden sogar 40 Prozent der Befragten ein Online-Interview im Vergleich zu einem Bewerbungsgespräch in Präsenz als deutlich weniger nervenaufreibend. Da Sie Ihre Kandidaten außerdem nicht sehen, verringern sich teilweise unbewusste Vorurteile und Voreingenommenheiten.

Nachteile des Telefoninterviews

Allerdings bringt ein Telefoninterview auch Nachteile mit sich: Sie können sich immer nur ein eingeschränktes Bild interessanter Kandidaten machen. Bei einem Gespräch am Telefon entfällt ein wichtiges Element der zwischenmenschlichen Kommunikation – die nonverbale. Fallen Mimik und Gestik weg, kann es leichter zu Missverständnissen kommen und Sie können dessen Signale nicht interpretieren. So lässt es sich schwerer einschätzen, ob ein Kandidat auf der anderen Seite der Leitung nervös, gespannt oder gelangweilt zuhört. Video-Meetings stehen einem Face-to-Face-Bewerbungsgespräch allerdings in kaum einem Aspekt mehr nach.

Wichtig für jedes Vorstellungsgespräch ist für Führungskräfte, standardisiert vorzugehen. Ein Leitfaden hilft Ihnen, mehrere Gespräche zu vergleichen und auszuwerten. 

Telefoninterview: TechMinds Leitfaden

Video- und Telefoninterviews müssen meist noch intensiver als Face-to-Face-Gespräche vorbereitet werden. Warum? Am Telefon oder über Video kommt es viel weniger zu angenehmem Smalltalk, kleinen Nebenbemerkungen oder auflockernden Situationen, die eine Unterhaltung lebendig machen. 

Wenn Sie mittels Telefoninterview eine Vorauswahl Ihrer Kandidaten treffen, benötigen Sie meist 20 bis 30 Minuten für das Gespräch – verlegen Sie das komplette Vorstellungsgespräch online, sollten Sie Inhalte für etwa 45 bis 90 Minuten vorbereiten. Übrigens stehen auch Sie als Führungskraft im telefonischen Vorstellungsgespräch auf dem Prüfstand: Setzen Sie sich deshalb im Vorfeld intensiv mit Ihren vielversprechenden Professionals auseinandersetzen – gerade remote fällt es schnell auf, wenn Sie den Namen des Kandidaten oder wichtige Stationen aus dessen Lebenslauf vergessen haben. Kennen Sie bereits die Eckpfeiler der Karriere, können Sie gezielt Fragen stellen, um Lücken im Lebenslauf zu schließen, fehlende Informationen nachzufordern oder Grundsätzliches zu klären.  

Wir haben Ihnen hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen, das Video- oder Telefoninterview optimal zu strukturieren und durchzuführen.

Video- und Telefoninterview: Die Vorbereitung

Die folgenden Punkte sollte Sie in der Vorbereitung auf Ihr Remote-Interview unbedingt beachten: 

Termin vereinbaren

Schicken Sie im ersten Schritt Ihrem Kandidaten eine E-Mail mit möglichen Terminvorschlägen oder einen Terminbuchungslink und schildern Sie kurz, was besprochen werden soll. So weiß der Professional, was auf ihn zukommt und kann sich besser auf das Telefon-Bewerbungsgespräch vorbereiten.

Ziele festlegen

Damit Ihr Meeting strukturiert verläuft und Sie auch garantiert alle wichtigen Informationen erhalten, sollten Sie sich im Vorfeld des Videointerviews folgende Fragen stellen:

• Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen?
• Welche Informationen müssen Sie unbedingt erfragen?

Legen Sie sich zielführende Fragen an den Kandidaten zurecht, die Ihnen die erwünschten Informationen garantiert.

Unterlagen bereithalten

Halten Sie die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten parat und lesen Sie diese am besten kurz vor dem Gespräch noch einmal durch, damit Sie alle Daten und Informationen frisch im Kopf haben. Ein Vorteil des Telefon- bzw. Videointerviews: Sie können sich die wichtigsten Informationen über den Professional wie Name, interessante Punkte im Lebenslauf, aber auch kritische Nachfragen notieren, ohne dass es Ihr Gegenüber zu Gesicht bekommt.

Gesprächsort vorbereiten

Unterbrechende Netz-Aussetzer, ständiges Rauschen oder ein chaotischer, ablenkender Hintergrund: Ein Vorstellungsgespräch online oder am Telefon birgt einige Störquellen. Laut Studie haben bereits 56 Prozent aller Befragten Beeinträchtigungen in der Bild- oder Tonqualität erlebt – bei neun Prozent waren die Störungen sogar so schwerwiegend, dass das Gespräch unterbrochen und neu angesetzt werden musste.

Eliminieren Sie diese rechtzeitig und informieren Sie beispielsweise auch Ihre Kollegen, dass Sie Ruhe für Ihr Telefoninterview benötigen. So können Sie sich ganz auf das Bewerbungsgespräch konzentrieren. Sorgen Sie außerdem für eine gute Empfangsstärke: Nutzen Sie besser das Festnetz- als Mobiltelefon und verbinden Sie Ihren Laptop oder PC mittels LAN-Kabel mit dem Internet. 

Pünktlich anrufen

Es ist üblich, dass Sie als Führungskraft Ihren Kandidaten pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt anrufen. Sprechen Sie über Zoom, Microsoft Teams und Co., sollten Sie das Meeting bereits einige Minuten vor Gesprächsbeginn starten, damit Ihr Professional rechtzeitig den virtuellen Raum betreten kann.

Telefonisches Vorstellungsgespräch: Das Interview

Damit der Kandidat weiß, was ihn im Call erwartet, ist es wichtig, dem Gespräch einen klaren Rahmen zu geben. Stellen Sie deshalb zu Beginn die Agenda des Telefoninterviews vor: Wie lange soll das telefonische Vorstellungsgespräch insgesamt dauern? Wie gestaltet sich der allgemeine Ablauf? Und welche Themen sollen angesprochen werden? So schaffen Sie einen Orientierung bietenden Rahmen für Ihr Interview, der den Kandidaten und auch Sie auf das Gespräch einstimmt. Im Fokus sollte ganz klar die fachliche Qualifikation des Bewerbers stehen, denn diese kann objektiv bewertet werden. Mögliche Themenfelder sind:

• Motivation der Bewerbung
• Fachkompetenzen
• Fragen zum Lebenslauf
• Softskills; Kommunikationsfähigkeit des Bewerbers
• Rahmenbedingungen (Eintrittsdatum, Gehalt)

Auch Informationen über das eigene Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle, das Team und die Abteilung sind zentral. So bekommt der Kandidat ein besseres Bild von seinem möglichen neuen Arbeitsplatz und der Tätigkeit bei Ihnen. Sie haben gleichzeitig die Chance, Vorzüge Ihres Betriebs und der Stelle sowie Mitarbeiter-Benefits hervorzuheben. Räumen Sie allerdings auch den Fragen von Seiten des Bewerbers Raum im Telefon- oder Videointerview ein. Abschließend sollte der weitere Ablauf des Bewerbungsprozesses erläutert werden.

Ablauf des Telefoninterviews

#1 Begrüßung und Agenda des Gesprächs

Nachdem sich beide Parteien begrüßt haben, gilt es, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Hierbei hilft ein kurzer Smalltalk oder ein kleines Lob, beispielsweise zu einem aufwändig gestalteten Lebenslauf. Klären Sie außerdem kurz über Gesprächsablauf und -dauer auf. Somit geben Sie dem Gespräch einen Rahmen, an dem sich der Kandidat orientieren kann.

#2 Gegenseitige Vorstellung

Als nächstes erläutern Sie kurz Tätigkeitsfelder und Ziele Ihres Unternehmens. Hierbei können Sie auch direkt auf die Position eingehen, auf die sich Ihr Gesprächsteilnehmer beworben hat. Geben Sie anschließend dem Bewerber kurz Zeit, sich vorzustellen. 

#3 Fragen im telefonischen Vorstellungsgespräch

In einem Telefoninterview empfiehlt es sich, einen vorbereiteten Fragenkatalog abzuarbeiten. Dadurch werden Fairness und Vergleichbarkeit gewährleistet. Selbstverständlich können sich auch im Laufe des Gesprächs Fragen ergeben – bleiben Sie also flexibel. 

Beachten Sie hierbei: Für Fragen in Telefoninterviews gelten andere Kriterien als für Fragen in Face-to-Face-Gesprächen oder Videomeetings. Fragen, bei denen die unmittelbare Reaktion des Kandidaten bereits einen Teil der Antwort bildet, eignen sich mehr für ein Video- als für ein Telefongespräch. Dagegen funktionieren Fragen zur fachlichen Qualifikation oder zur Motivation der Bewerbung problemlos auch via Telefon. 

Mögliche Fragen für das Telefoninterview:

Motivation der Bewerbung und Interesse am Unternehmen/an der Stelle:

• Was interessiert Sie an der ausgeschriebenen Stelle? 
• Warum wollen Sie in unserem Unternehmen arbeiten?

Fachliche Qualifikation des Kandidaten:

• Warum sind Sie die passende Person für die Vakanz?
• Welche relevanten Kenntnisse und Fähigkeiten haben Sie in Ihren vorherigen Tätigkeiten erlangt?

Konkrete Fragen zum Lebenslauf:

• Was haben Sie in der Zeit zwischen Ihren beiden letzten Jobs gemacht?
• Könnten Sie mir zu dieser Station in Ihrem Lebenslauf noch mehr erzählen?

Führung und Weiterbildung:

• Welche Führungsstärken haben Sie – und wo können Sie sich möglicherweise noch verbessern?
• Gibt es Bereiche, die Sie interessieren und in denen Sie sich gerne fortbilden wollen?

Gehaltsvorstellung und mögliches Eintrittsdatum:

• Ab wann können Sie Teil unseres Teams sein?
• Wie sehen Ihre Gehaltsvorstellungen aus? 
• Welche Benefits wünschen Sie sich zusätzlich? 

Wichtig für das Telefoninterview ist, dass Sie im Vorfeld des Gespräches Ausschlusskriterien festlegen. Hier einige Beispiele:

Ausschlusskriterien:

• Sind die ‚Must-Haves‘ erfüllt?
• Passen die Qualifikationen?
• Aufgaben-Erwartungen-Kongruenz?
• Zeitliche Verfügbarkeit des Bewerbers?
• Mangelnde Selbstreflexion?

#4 Rückfragen des Kandidaten

Geben Sie im telefonischen Vorstellungsgespräch oder Videointerview dem Kandidaten die Möglichkeit, selbst Fragen zu stellen. Interessierte, gut vorbereitete Professionals nutzen diese Gelegenheit, um mehr über die Stelle und über Sie als potenziellen Arbeitgeber zu erfahren.

#5 Nächste Schritte und Verabschiedung 

Beenden Sie das Gespräch mit einer Erläuterung über das weitere Vorgehen des Bewerbungsprozesses. Natürlich treffen Sie noch keine verbindliche Entscheidung. Dennoch sollten Sie klar kommunizieren, wann der Kandidat mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen kann. 

Nachbereitung des telefonischen Vorstellungsgesprächs

Nach dem Telefoninterview ist Ihre Arbeit noch nicht vorbei. Notieren Sie Ihre Eindrücke direkt nach dem Gespräch, wenn Sie alle Informationen noch frisch im Gedächtnis haben. 

Sie haben mit verschiedenen Kandidaten ein Telefon- oder Videointerview geführt? Treffen Sie unter den Bewerbern eine Vorauswahl: Welche Gesprächspartner sind vielversprechend? Welche Professionals sind nicht für die Stelle geeignet? Teilen Sie den Kandidaten, die es nicht in die nächste Auswahlrunde geschafft haben, möglichst zeitnah Ihre Entscheidung mit. Anschließend können Sie an die Planung des weiteren Personalauswahlprozesses gehen.

Zusätzliche Tipps für das Telefoninterview

Damit Ihr telefonisches Vorstellungsgespräch ein Erfolg wird, haben wir folgende sechs Tipps für Sie:

Machen Sie sich Notizen

Schreiben Sie während oder nach dem Gespräch auf, was Ihnen positiv oder auch negativ aufgefallen ist. Gerade wenn Sie mehrere Interviews nacheinander führen, wird es dadurch einfacher, alle Aussagen der Kandidaten zu rekapitulieren und eine objektive Einschätzung zu treffen.

Lächeln Sie – auch am Telefon!

Zwar kann Sie Ihr Kandidat am Telefon nicht sehen, dennoch lässt ein Lächeln die Stimme automatisch freundlicher klingen. Dies hinterlässt einen positiven Eindruck und nimmt dem Professional die Nervosität. Sprechen Sie über Video, sollten Sie Mimik und Gestik wie im direkten Face-to-Face-Gespräch einsetzen.

Stellen Sie Fragen

Sie haben eine Äußerung des Bewerbers nicht komplett verstanden oder würden gerne detailliertere Informationen zu einer Thematik erhalten? Scheuen Sie sich nicht, noch einmal nachzufragen.

Telefoninterview-Etikette: Lassen Sie Kandidaten ausreden

Natürlich gilt auch am Telefon: Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort. Einzige Ausnahme: Sollte Ihr Kandidat stark vom Thema abweichen oder nicht mehr aufhören zu reden, dürfen Sie ihn höflich unterbrechen und an die eigentliche Fragestellung erinnern.

Pausen strukturieren Telefongespräche

In einem Telefonat ist es schwierig einzuschätzen, wann ein Gesprächspartner eine Ausführung beendet hat und eine Reaktion erwartet. Kurze Pausen können dabei helfen, das Gespräch zu organisieren. Setzen Sie bewusst auf Unterbrechungen, damit Sie und Ihr Bewerber nicht gleichzeitig beginnen zu sprechen. Zudem geben Ihnen Pausen Zeit, Ihre Gedanken zu sammeln oder einen Blick auf Ihre Notizen zu werfen.

Telefoninterview führen: Sicherheitshalber Zeitpuffer einbauen 

Planen Sie 10 bis 15 Minuten Zeitpuffer ein. Vielleicht ergibt sich im Telefoninterview eine spannende Diskussion, die Sie nicht unterbrechen wollen? Es kommen Fragen auf, die einer längeren Ausführung bedürfen? Oder Ihr Professional berichtet von Qualifikationen, die aus den Unterlagen bisher so nicht ersichtlich waren? Nicht selten dauert ein Gespräch länger als vermutet. Falls Sie den Zeitpuffer nicht benötigen, haben Sie noch ausreichend Zeit zur Nachbereitung, ohne direkt in den nächsten Termin hetzen zu müssen.

Über den Inhalt hinaus: Was ein Telefoninterview über den Kandidaten verrät 

Natürlich steht in einem telefonischen Vorstellungsgespräch primär auch der Inhalt im Mittelpunkt – dennoch gibt es zusätzliche Faktoren, die indirekt essenzielle Informationen über den Kandidaten vermitteln.

So sagen beispielsweise störende Nebengeräusche einiges über Interesse und Gewissenhaftigkeit Ihres Professionals aus: Offensichtlich nimmt sich Ihr Kandidat nicht die Zeit, einen Raum in ruhiger Umgebung zu organisieren, um ungestört mit Ihnen sprechen zu können. Außerdem kann es darauf hindeuten, dass der Bewerber seine Termine nicht unter Kontrolle hat oder das Gespräch mit Ihnen nicht ernst nimmt. Sie haben schließlich einen festen Termin für das Telefoninterview vereinbart und können deshalb erwarten, dass mögliche Störquellen im Vorfeld des Gespräches beseitigt werden. Selbstverständlich liegt dies auch im Interesse des Kandidaten: Ein Telefon- oder Videointerview lässt sich schließlich in ruhiger Umgebung leichter und konzentrierter durchführen.

Auch die Stimme des Kandidaten und die Struktur seiner Aussagen verraten Ihnen mehr über dessen Persönlichkeit: Sind Antworten auf Ihre Fragen durcheinander und unstrukturiert, kann dies ein Zeichen von schlechter Vorbereitung oder mangelndem Interesse sein. Urteilen Sie hier dennoch nicht voreilig: Schließlich kann Ihr Kandidat auch einfach nur nervös sein. 

In diesem Moment ist von Ihrer Seite vor allem Geduld und Nachsicht gefragt: Lockern Sie die Situation mit einer beiläufigen oder humorvollen Bemerkung auf, lassen Sie den Kandidaten ausreden und geben Sie ihm genügend Zeit, sich zu sortieren. Fängt sich der Professional wieder, ist das ein Zeichen für Nervosität und Sie können daraus schließen, wie sich Ihr Bewerber in anderen Drucksituationen verhält. Bleiben die Antworten weiterhin unstrukturiert oder durcheinander, ist der Kandidat entweder schlecht vorbereitet oder nicht ausreichend für Ihre vakante Stelle qualifiziert. 

Fazit: Video- oder Telefoninterview

Ein Video- oder Telefoninterview unterscheidet sich im Wesentlichen nicht sonderlich von einem Face-to-Face-Interview. Sie sollten sich für die Vorbereitung dementsprechend genauso viel Zeit nehmen, damit Sie einen professionellen und interessierten Eindruck hinterlassen und den Kandidaten von einer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen überzeugen können.

Einige Punkte sind jedoch besonders zu beachten: Da Ihr Gesprächspartner Sie nicht sehen kann, ist die Atmosphäre des Gesprächs und Ihre Artikulation besonders wichtig. Ein großer Vorteil ist aber: Sie können sich alle benötigten Notizen zum Kandidaten zu Rate ziehen, ohne dass es Ihrem Kandidaten auffällt. Da Ihnen das Telefoninterview außerdem, als Zwischenschritt zum eigentlichen Vorstellungsgespräch, dazu dient, den Kreis möglicher Kandidaten zu verkleinern, sind Vergleichbarkeit und eine ausführliche Auswertung unabdingbar. Auf diese Weise filtern sie die geeigneten Kandidaten heraus, ohne sich auf ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.