Remote Leadership: 12 Tipps für virtuelle Mitarbeiter-Führung

Für viele Arbeitnehmer gehört der allmorgendliche Gang vom Schlafzimmer ins Homeoffice (bestenfalls ein abgetrenntes Arbeitszimmer) seit über eineinhalb Jahren zum Arbeitsalltag. Virtuelle Meetings, Bildschirm-Kaffeepausen und digitale Teambuilding-Maßnahmen sind das ‘neue Normal’. Dabei hat Remote Work noch bis vor Kurzem in den meisten Unternehmen eine eher untergeordnete Rolle gespielt. Die Mehrzahl der Arbeitnehmer verließ morgens die eigenen vier Wände, um ins Office zu gehen und sich dort an ihren PC zu setzen. Lediglich international orientierte Unternehmen waren auch vor Beginn der Corona-Pandemie ortsunabhängig virtuell aufgestellt – oder zumindest ein Teil der Mitarbeiter. In vielen Unternehmen gab es die ‘Homeoffice’-Möglichkeit als Option für ausfallende Kinderbetreuung, Handwerker-Notfälle, Arzttermine oder andere – eher selten eintreffende – Vorkommnisse. Laut der Studie “Homeoffice vor und nach Corona” des ifo-Instituts aus dem Jahr 2020 ermöglichten meist nur große Unternehmen regelmäßige Homeoffice-Arbeitstage: Der Anteil der Belegschaft, die hin und wieder im remote von zu Hause aus arbeitete, lag bei 51 Prozent.

Remote Teams: Corona digitalisiert den Arbeitsalltag

Mit Beginn der Corona-Pandemie hat sich das schlagartig geändert. Von jetzt auf gleich mussten alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, um eine Ansteckung mit dem Covid-19-Virus zu vermeiden. Deshalb wundert es kaum, dass das ifo-Institut in seiner Studie feststellt, dass die Zahl der Remote Worker plötzlich von 51 auf 76 Prozent in die Höhe schnellte. Bei Großkonzernen lag der Anteil sogar bei 97 Prozent.

Mit diesem unverhofften Schritt ins Homeoffice gingen allerdings einige Probleme einher – vor allem digitaler Natur: Die wenigsten Unternehmen waren bisher mit einer technischen Infrastruktur ausgestattet, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichte. Diese dann ohne Vorlaufzeit herzustellen war keine leichte Aufgabe, wie viele von uns live miterlebt haben. Es war nicht damit getan, den Bürorechner oder das Notebook einfach unter den Arm zu klemmen, um sie zu Hause anzuschließen, sondern auch der sichere Datenaustausch musste gewährleistet werden. Ebenso, wie eine funktionierende Infrastruktur für die Mitarbeiter, die sich plötzlich in Remote Teams zusammenschließen mussten. Je nach IT- und Unternehmens-Strukturen konnten die Lösung dieser Probleme sogar die Zeit des gesamten Lockdowns überdauern.

Homeoffice als Herausforderung für Teams und Führungskräfte

Obwohl das Arbeitsleben innerhalb von wenigen Wochen komplett umgekrempelt wurde, funktionierte die Umstellung laut ifo-Institut erstaunlicherweise besser als erwartet: Nur 16 Prozent der für die Studie befragten Unternehmen gaben an, Probleme im Umstellungsprozess bemerkt zu haben.

Ganz anders jedoch ist die Wahrnehmung der Arbeitnehmer in Bezug auf Arbeitsorganisation, Arbeitszeit und Output – diesbezüglich wurde das Homeoffice schnell zur Herausforderung: Remote Teams müssen gebildet werden und Sie als Führungskraft mussten Mitarbeiter nun virtuell führen. Mehr als die Hälfte aller befragten Arbeitnehmer beklagen, dass sie ihrer Meinung nach weniger im Homeoffice leisten als im Büro. Viele Faktoren spielen dabei eine Rolle – vor allem aber Ablenkung durch Alltagsarbeiten und durch Kinderbetreuung. Gerade Frauen sind der ifo-Studie nach im Homeoffice stärker einer Doppelbelastung ausgesetzt, vor allem, wenn sie ihre kleinen Kinder während der Arbeitszeit betreuen mussten. Das tagtägliche Multitasking wirkt sich nicht selten auf die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter aus und ehemals motivierte Mitarbeiter werden durch Über(be)lastung zu Low Performer.

Remote Work – Die Zukunft unseres Arbeitsalltags?

Was den Remote-Teams im Homeoffice am meisten fehlt, ist der Austausch mit Kollegen und ihren Vorgesetzten: 70 Prozent der für die ifo-Studie Befragten gaben an, dass sie die Zusammenarbeit online – verglichen mit dem ‘alten’ Face-to-Face-Austausch – als weniger effektiv empfinden. Alltägliche Kommunikation in gemeinsamen Büro, an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause entfallen – stattdessen muss immer ein virtuelles Meeting angesetzt werden, das wenig spontan und oftmals erzwungen ist. Kann das Homeoffice also doch nur eine vorübergehende Lösung für den Arbeitsalltag sein? Wird damit das hochgepriesene Bild von New Work und Arbeit 4.0 hinfällig?

Sicherlich nicht. Viele Unternehmen haben schon während der Corona-Krise bereits angekündigt, künftig viel mehr Mitarbeiter vom Homeoffice aus arbeiten zu lassen. Allerdings mit dem Unterschied, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Büro oder zu Hause in Absprache mit ihren Arbeitgebern in der Regel individuell einteilen können. Ein entscheidender Unterschied zur Arbeitssituation während der akuten Phase des Pandemiegeschehens, als Zuhause-Arbeiten ein Muss war. Eine flexible und individuell anpassbare Lösung der Homeoffice-Problematik kann die Zusammenarbeit erheblich erleichtern.

Virtuelle Führung: Wie Sie als Führungskraft remote Teams anleiten können

Keine Frage: Wer mit Remote Leadership im Unternehmen betraut ist, muss umdenken. Alte Denkmuster über Arbeit funktionieren nicht mehr. Während es bis zum Jahr 2000 fast undenkbar war, flexibel an verschiedenen Orten zu arbeiten, hat sich dies in den vergangenen zwei Jahrzehnten stark verändert. Dank Digitalisierung und Internet ist es nun in vielen Branchen möglich, ortsunabhängig zu arbeiten. Das entspricht laut diverser Studien dem Wunsch von Millennials und Generation Z nach flexiblem, selbstbestimmtem Arbeiten.

Die Covid-19-Pandemie war letztendlich nur ein Vorgeschmack darauf, was auf Sie als Unternehmenslenker künftig zukommt und erforderlich sein wird: Die Fähigkeit, Mitarbeiter und Teams remote bzw. virtuell zu steuern.

Gerade von Ihnen als Führungskraft verlangt New Work ein hohes Maß an Disziplin, Flexibilität und Einfühlungsvermögen. Denn der berühmte Flurfunk, bei dem sich Mitarbeiter und Vorgesetzte schnell und unkompliziert austauschen können, entfällt für Remote Teams fast vollständig. Für Sie als Führungskraft bedeutet das in erster Linie, klare Regeln für virtuelles Arbeiten aufzustellen. Zudem müssen remote Teams entsprechend aufgebaut und ausgerüstet sein, damit die Zusammenarbeit online ohne Probleme funktioniert. Headhunter können dabei unterstützen, die passenden Mitarbeiter für Ihr Remote Team zu finden.

Remote Leadership: Mit diesen 12 Tipps gelingt Ihnen die virtuelle Mitarbeiterführung

Im Folgenden erfahren Sie unsere 12 Tipps für das virtuelle und ortsunabhängige Leiten von Teams.

#1 Ideale Voraussetzungen schaffen

Ihre Remote Worker müssen genau wissen, welche Tätigkeiten und Leistungen im Homeoffice von ihnen erwartet werden. Dabei sollten die Rahmenbedingungen klar festgelegt werden. Nur wenn Erwartungen von Ihnen als Führungskraft klar formuliert werden, kann sich der Remote Worker darauf einstellen und diesen gerecht werden.

#2 Die Frage aller Fragen: Homeoffice oder Büro?

Nicht alle Arbeiten lassen sich von zu Hause aus gleichermaßen gut erledigen. Das Arbeitsmodell von zu Hause eignet sich zudem nicht für jeden Ihrer Angestellten. Ihre Mitarbeiter sollten deshalb die Wahl haben, welches Modell für sie am besten und in welchem Umfang geeignet ist.

#3 Bauen Sie Vertrauen auf

Manche Führungskräfte tun sich schwer mit der Vorstellung, dass ihre Mitarbeiter zu Hause ablenkungsfrei arbeiten. Beschleicht auch Sie manchmal der Gedanke, dass Ihre Angestellten im heimischen Büro ihre Arbeitszeit auch für etwas anderes nutzen könnten? Essenziell für die virtuelle Mitarbeiterführung ist die Fähigkeit, loslassen zu können und Ihren Mitarbeitern zu vertrauen. Ist Remote Work von Misstrauen geprägt, wird sich das auf die Arbeitsqualität auswirken und führt im schlimmsten Fall zu Konflikten. Für den Fall der Fälle können Ihnen unsere Mediationsstragien für Führungskräfte weiterhelfen.

#4 Nutzen Sie digitale Meeting-Tools

Seit Beginn des Pandemiegeschehens genießen virtuelle Meeting-Tools wie Teams, Zoom, Google Meet, GoToMeeting etc. neu gewonnene Popularität: Während am Anfang der verordneten Homeoffice-Zeit die meisten Kameras noch aus blieben, hat es sich inzwischen eingebürgert, sich selbstverständlich auch visuell im digitalen Raum zu präsentieren. Diese Entwicklung ist auch für das Remote Leadership von Vorteil: Alle Beteiligten können sich sehen und somit wird es für Sie als Führungskraft deutlich einfacher, die Stimmung Ihres Gegenübers einzuschätzen. Auch wenn das virtuelle Gespräch den direkte Augenkontakt der Face-to-Face-Situation nicht wiedergeben kann, kommen virtuelle Meetings per Kamera dieser doch sehr nahe. Führungskräfte, die Remote Teams beschäftigen, sollten deshalb keinesfalls darauf verzichten, visuell präsent zu sein.

#5 Kollaborationstools vereinfachen das Remote Leadership

Nicht nur Kommunikationstools, sondern auch Kollaborationstools können die Zusammenarbeit in Remote Teams wesentlich erleichtern. Wahrscheinlich kennen Sie das Problem, dass das E-Mail-Postfach im Homeoffice tagtäglich überquillt. Schnell entsteht daraus eine unübersichtliche Situation, die gerade für projektbasierte Arbeit hinderlich ist. Webbasierte ‘Software as a Service’-Lösungen (SaaS) sowie Smartphone-Apps helfen Ihnen und Ihrem Remote Team dabei, den Überblick zu behalten. Mit Programmen wie Trello, Asana oder Wunderlist lassen sich beispielsweise Aufgaben für das gesamte Remote Team managen. Doodle ist nützlich für die Terminfindung, während Messaging-Programme wie MS Teams oder Slack die Kommunikation im Remote Leadership erleichtern. Geht es um die gemeinsame Bearbeitung von Dateien sind Google Docs, Microsoft Office 365 oder auch Dropbox Paper eine echte Hilfe. Dokumente lassen sich somit leicht verändern oder kommentieren, ohne dass dabei Änderungen verloren gehen. Das erleichtert den Workflow ungemein – gerade in Remote Teams.

#6 Regelmäßige Kommunikation erleichtert virtuelle Mitarbeiterführung

Zu viele regelmäßige Meetings im normalen ‘offline’-Arbeitsalltag geben Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass Sie als Führungskraft wenig auf Eigeninitiative Ihrer Schützlinge vertrauen und unter Kontrollzwang leiden. Was anlog oftmals zu viel ist, gilt im virtuellen Raum als guter Ton der Zusammenarbeit: Sind Ihre Mitarbeiter nicht im Büro anwesend, ist es wichtig, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren – nur so können beide Seiten langfristig Vertrauen aufbauen und im Team funktionieren. Deshalb sollten Sie als Führungskraft eine virtuelle Meeting-Kultur einführen, die für beide Seiten passt – also weder einengt noch Desinteresse signalisiert. So bleiben Sie auch im Remote Team auf dem aktuellen Stand der Dinge und können einschätzen, ob beispielsweise die Projektarbeit rund läuft oder Probleme auftreten, die gelöst werden müssen.

#7 Legen Sie feste Kommunikationsregeln für Ihr Remote Team fest

Virtuelle Meetings verlangen von allen Beteiligten viel Disziplin, damit die Kommunikation nicht im Chaos endet – vor allem dann, wenn sich mehr als zwei Personen unterhalten. Hier gilt es klare Regeln aufzustellen und zu befolgen. Die wichtigste Regel der virtuellen Kommunikation lautet: Lassen Sie Ihr Gegenüber immer ausreden. Außerdem besonders ratsam: Fassen Sie sich kurz. Wer während des Gesprächs Monologe hält, macht es den Kollegen schwer, auch zu Wort zu kommen. Deshalb ist es sinnvoll, gemeinsam Regeln zu vereinbaren, wie genau ein virtuelles Meeting stattfinden soll. Wer gerne etwas sagen möchte, kann beispielsweise virtuell die Hand heben und dem Sprecher signalisieren, dass noch weitere Wortmeldungen anstehen.

#8 Vernachlässigen Sie Feedback und Führung nicht

Auch für Remote Teams sollte eine regelmäßige Feedback-Kultur eingeführt werden. Ihre Mitarbeiter brauchen Ihre Unterstützung nicht nur als Führungskraft, die die tägliche Arbeit anleitet, sondern auch Ihre Anerkennung. Als Vorgesetzter sollten Sie aber auch Kritik äußern, wenn dies notwendig ist. Am besten geben Sie im persönlichen Gespräch Feedback – entweder mit Software-Tools wie Teams, Zoom, Google Meet etc. oder alternativ per Telefon. Wichtig dabei ist, dass beide Parteien die Kamera einschalten, um Mimik und Gestik der Gesprächspartner verfolgen zu können. Feedback geben per Mail ist nicht ratsam, da Formulierungen oft falsch verstanden werden und so keine klare Botschaft, sondern Missverständnisse beim Gegenüber ankommen.

#9 Klare Ziele für Remote Teams setzen

Egal, mit welchen Projekten oder Aufgaben Mitarbeiter im Homeoffice vertraut sind: Absolute Basis des Remote Leaderships sollten immer im Team vereinbarte Ziele sein. Verfolgen Remote Teams eine gemeinsame Mission, kann das die emotionale Bindung fördern und damit den Zusammenhalt. Weiß jedes Teammitglied, welchen Teil es in einem Projekt übernimmt, ist auch klar, was es zum Erfolg des Projekts beiträgt. Zusammen mit einer konstruktiven Feedback-Kultur helfen Sie Ihren Teammitgliedern so, auch Unsicherheiten zu überwinden.

#10 Fördern Sie die Gemeinschaft und Meeting-Kultur

Als Führungskraft wissen Sie, wie wichtig der gemeinsame Austausch für Remote Teams ist. Natürlich geht es in erster Linie um die Arbeit und den Fortschritt eines Projekts. Dennoch sollten Sie immer im Hinterkopf behalten: Auch ungezwungene Feierabend- oder Mittags-Meetings sind essentiell für eine funktionierende virtuelle Mitarbeiterführung. Was offline beim allwöchentlichen After-Work-Drink oder mittags beim gemeinsamen Mittagessen besprochen wird, trägt maßgeblich zum gemeinsamen Erfolg im Team bei. Führungskräfte, die die Meeting-Kultur in ihren Teams fördern, bauen damit nicht nur Vertrauen auf, sondern motivieren dadurch ihre Mitarbeiter.

#11 Onboarding in Remote Teams

Nimmt ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Remote Team seine Arbeit auf, sollten Sie als Führungskraft ein besonderes Augenmerk auf dessen Integration legen. Neue Mitarbeiter müssen nicht nur fachlich, sondern auch abteilungsübergreifend eingearbeitet werden. Gerade in der virtuellen Mitarbeiterführung sollte ein besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, den Kontakt unter den Teammitgliedern herzustellen und gemeinsame Interaktionen zu fördern. Feedback-Gespräche sind beispielsweise gute Möglichkeiten, neuen Mitarbeitern das digitale Onboarding zu erleichtern und Fragen zu klären. Das schafft gegenseitiges Vertrauen und auch anfängliche Unsicherheiten lassen sich so schnell lösen. Idealerweise integrieren Sie fixe Remote-Gesprächstermine fest in den Onboarding-Plan, um bereits vorab zu signalisieren, dass Sie jederzeit ein offenes Ohr haben.

#12 Remote Leadership braucht viel Empathie

Natürlich benötigen Sie als Führungskraft für die virtuelle Mitarbeiterführung eine gehörige Portion Einfühlungsvermögen. Das Homeoffice ist eben nicht nur ein Ort zum Arbeiten. Stattdessen findet dort auch das Privatleben Ihres Remote Team statt. Da kann es schon mal passieren, dass bei einem Online-Meeting der Nachwuchs reinplatzt oder ein Lieferdienst an der Tür klingelt. Führungskräfte sollten nachsichtig und verständnisvoll reagieren.

Fazit: Virtuelle Führung

Die Veränderungen der Arbeitswelt in den letzten eineinhalb Jahren zeigen, wie sich Arbeits- und Privatleben vermutlich in Zukunft weiterentwickeln werden. Immer mehr werden sich die Grenzen zwischen beiden Bereichen auflösen und sich hin zu einem hybriden Arbeits- und Lebensverständnis entwickeln. Die virtuelle Führung von Remote Teams wird für Sie als Führungskraft also auch weiterhin Teil Ihrer beruflichen Zukunft sein.

Unsere 12 Tipps für die virtuelle Mitarbeiterführung helfen Ihnen dabei, ein umfassendes und ganzheitliches Konzept für Ihr Remote Leadership zu erstellen.

In den Fokus sollten Sie dabei auf alle Fälle Vertrauen, Kommunikation und Empathie setzen. Diese Stichworte sind essenzielle Grundbausteine der virtuellen Führung von Remote Teams.

Um Ihre Mitarbeiter sinnvoll im Homeoffice zu führen, sollten Sie also regelmäßig und mit festen Regeln kommunizieren. Hören Sie sich gegenseitig zu, lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden und vereinbaren Sie Jours fixes, um den Überblick über Ihr Team, dessen Befindlichkeiten und die Projekte zu behalten. Zudem müssen Sie Ihren Remote Mitarbeitern vertrauen, dass diese Ihre Arbeit im Homeoffice sinnvoll erledigen – und dies auch artikulieren. Nur so kann Ihr Remote Team gemeinsam auf Vertrauensbasis produktiv und effektiv arbeiten. Zur virtuellen Mitarbeiterführung gehört zudem eine gehörige Portion Empathie: Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Remote Teams und reagieren Sie in schwierigen Situationen verständnisvoll. So sind Sie für das Remote Leadership bestens gewappnet!